Xử lý nhanh những việc tốn nhiều thời gian

Bạn chỉ có 8-10 tiếng làm việc ở cơ quan nhưng lại có quá nhiều việc lặt vặt cần phải giải quyết. Những việc không tên tuổi “ngốn” biết bao nhiêu thời gian của bạn mỗi ngày. Chúng là ai?

Bất cứ sự trì hoãn nào cũng sẽ lấy đi rất nhiều thời gian trong ngày của bạn và gây ra áp lực không cần thiết. Để tránh “cái bẫy” về thời gian này, bắt đầu ngày làm việc của mình, hãy giải quyết những công việc đầy thách thức nhất. Hãy quyết định và hình dung ra kết quả của dự án/công việc mà bạn mong đợi trong một ngày và chỉ làm việc đó trong ngày; đồng thời nghĩ đến hậu quả nếu bạn không hoàn thành công việc/dự án, như vậy bạn sẽ có thêm nhiều động lực để thực hiện công việc.

Đặt thời hạn cho kế hoạch công việc và tự cam kết sẽ hoàn thành theo kế hoạch đặt ra, điều này sẽ giúp bạn không trì hoãn công việc đến ngày hôm sau. Khi hoàn thành dự án, bạn sẽ cảm thấy rất hăng hái để thực hiện những dự án khác.

Giới hạn thời gian để đọc và trả lời email. Nếu bạn kiểm tra và trả lời email cả ngày hoặc nhận email vào mọi lúc thì bạn sẽ mất quá nhiều thời gian vào việc trao đổi thông tin trên mạng Internet, như vậy bạn sẽ không hoàn thành được những nhiệm vụ khác.

Hãy tạo folder cho các email mà bạn không có thời gian đọc; đọc chúng vào thời gian rảnh rỗi. Sử dụng chức năng “filter” để loại bỏ những thư rác và trả lời thư ngắn gọn vào trọng tâm vấn đề. Bạn hãy tạo ra một danh sách câu hỏi được hỏi nhiều và thường xuyên nhất, sử dụng chúng để trả lời các câu hỏi hoặc post chúng lên trang web của bạn (nếu có) trong phần tham khảo nếu như câu hỏi không cần thiết phải trả lời đặc thù.

Trước khi bạn tham dự hoặc sắp xếp một cuộc họp, hãy chuẩn bị một lộ trình. Lộ trình đó bao gồm mục đích của cuộc họp, kết quả và những hoạt động sẽ diễn ra. Đặt ra thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cuộc họp. Hãy làm theo kế hoạch và chuẩn bị mọi việc cần thiết cho cuộc họp.

Lên thời gian làm việc (đặc biệt nếu bạn làm việc tại nhà) và chia sẻ thời gian đó với gia đình, bạn bè và các cơ quan. Hãy để cho họ biết rằng bạn đang làm việc trong những giờ đó và bạn chỉ nên tiếp họ trong những trường hợp khẩn cấp. Luôn đóng cửa phòng và đặt một tấm biển “không làm phiền” ở trước cửa. Không nên lãng phí thời gian với những cuộc nói chuyện không mục đích, hãy quyết định và kết thúc thảo luận.

Khi bắt đầu ngày mới, bạn phải biết mình muốn đạt được những gì. Không lãng phí thời gian để băn khoăn xem bạn sẽ phải làm những gì vào ngày hôm nay. Hãy theo đuổi kế hoạch hàng tuần hoặc sử dụng sổ ghi chép để liệt kê thời gian và nhiệm vụ, những cuộc hẹn, thời gian dành cho việc nghe/gọi điện thoại, email và tiếp thị. Đặt mọi việc theo kế hoạch có hạn chót hoàn thành. Vào cuối ngày, dọn dẹp bàn làm việc và lập kế hoạch cho ngày hôm sau. Bạn sẽ thấy mình là một người có tổ chức, tự tin. Khi mọi việc đã được lên kế hoạch thì bạn không phải băn khoăn về kế hoạch của ngày hôm sau. Vào ngày cuối tuần, bạn có thể đánh giá những tiến bộ hàng tuần của mình.