Họp là một hoạt động không thể thiếu của mỗi tổ chức, đoàn thể. Nhưng họp không phải lúc nào cũng thú vị, và không phải ai cũng thích họp. Vậy làm sao để cuộc họp của bạn đạt được kết quả cao nhất?
Tính cần thiết của cuộc họ
Việc bạn luôn tổ chức một cuộc họp vào mỗi sáng thứ Hai không có nghĩa là nó cần thiết. Hãy suy nghĩ kỹ về tầm quan trọng và tính cần thiết của cuộc họp đó. Một cuộc họp lấy lệ, cho đủ thủ tục sẽ chẳng đạt được điều gì ngoại trừ khiến người tham dự ước gì họ có thể lấy được một lý do sáng tạo nào đó để trốn nó.
Đặt mục tiêu
Chuẩn bị lịch trình và đặt ra các mục tiêu cho cuộc họp. Chia sẻ các thông tin này với những người tham dự khác từ trước và mời họ bổ sung thêm các mục vào lộ trình cho phù hợp và tạo hiệu quả cao nhất cho cuộc họp. Nếu không thể cho biết trước lịch trình, ít nhất hãy xem xét lại trước khi bắt đầu họp.
Ngoài ra, cần ấn định khung thời gian phù hợp cho từng phần của lịch trình để giúp bạn chủ động điều chỉnh cuộc họp đi đúng hướng và hợp lý.
Giữ nhịp độ
Bắt đầu cuộc họp theo đúng giờ đã ấn định trước. Không lặp lại toàn bộ thông tin cho những người đến sau trừ khi nó thực sự cần thiết. Ghi rõ lên một bảng trắng hoặc phát bản giấy đề cập các vấn đề chính sẽ được đề cập đế tránh tình trạng ngắt quãng.
Cần chủ động đề nghị trước về một số điều như “Không nói xen ngang, tập trung vào chủ đề,” “Tôn trọng và lịch sự” và “Nói ngắn gọn”. Như thế để những người tham dự hiểu rằng bạn không phải đang cố kiềm chế sự thảo luận mà là đang tạo ra một không khí mà ở đó người ta được lắng nghe. Nhờ đó cuộc họp sẽ diễn ra với hiệu suất cao nhất và mang lại thuận lợi cho cả hai bên.
Chọn lọc người tham dự, linh hoạt giờ giấc
Không nên để tình trạng người tham dự có cảm giác cầm tù trong cuộc họp. Họ sẽ không đóng góp được nhiều và sẽ vô tình hay cố tình làm hỏng kết quả của buổi họp. Sau khi lập các mục tiêu, bạn cần xác định xem những ai phù hợp tham dự. Nếu ai đó chỉ có trách nhiệm thông báo về một vấn đề của lịch trình, hãy ghi thêm trong giấy mời họp rằng họ có thể đến muộn và ra về sớm.
Tạo sự thú vị cho bài thuyết trình
Nếu bạn thuyết trình, hãy cố gắng thực hiện nó một cách thật sự thú vị và lôi cuốn. Nếu bạn đến chỉ để đọc các văn bản cho người tham dự, vậy hãy gửi bản sao văn bản cho họ. Hãy giao tiếp bằng mắt với người nghe. Tóm tắt một cách rõ ràng và ngắn gọn về các điểm chính. Trong trường hợp mọi người quá im lặng, hãy chủ động đề nghị họ phát biểu ý kiến, đặt câu hỏi.
Nghỉ giải lao
Nếu cuộc họp kéo dài, cần dành một khoảng thời gian nhất định để người tham dự được nghỉ ngơi thư giãn. Có thể chuẩn bị thêm các loại hoa quả, đồ ăn nhanh gọn nhẹ ở ngoài hành lang để cung cấp năng lượng cần thiết cho mọi người trước khi tiếp tục làm việc.
Tổng kết
Trước khi kết thúc cuộc họp, bạn cần nhắc lại các vấn đề chính, các kết quả đã đạt được và các bước tiếp theo cần làm. Ngoài ra, cần có một thư ký cuộc họp, người sẽ ghi lại nội dung chính của buổi họp, in thành văn bản và gửi lại cho tất cả các thành viên đã tham gia. Đó là tài liệu giúp mọi người không bỏ sót nội dung họp và sử dụng nó cho buổi họp sau
Theo Lamsao
