Quản lý khách hàng không còn xa lạ trên Thế giới và Việt Nam nhưng cụ thể quy trình quản lý khách hàng là gì, sai lầm cần tránh khi quản lý khách hàng là gì? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chuyên sâu nhất về mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng.
Nếu bạn đã từng mua sản phẩm nước hoa của Calvin Klein tại www.drugstore.com, thì chắc hẳn bạn sẽ rất bất ngờ bởi thường xuyên nhận được thư chào hàng mỗi khi hãng này giới thiệu một loại hương liệu mới, hay Calvin Klein sẽ gửi cho bạn một e-mail kèm theo lời chào mời khuyến mãi hấp dẫn khi bạn mua hàng trở lại. Thật ra, không có gì là ngạc nhiên cả. Ngày nay, tất cả công việc trên đều được thực hiện tự động nhờ quản lý khách hàng (Customer relationship management – CRM).
Xu hướng sử dụng công cụ CRM để tạo dựng và duy trì các mối liên hệ với khách hàng đang ngày càng trở nên phổ biến trong kinh doanh ngày nay. Việc hàng nghìn khách hàng cùng lúc nhận được những lá thư thăm hỏi cũng như những lời mời giảm giá hấp dẫn không còn là điều gì xa lạ nữa. Với CRM, bạn có thể dễ dàng trả lời câu hỏi: Liệu sản phẩm do công ty bạn sản xuất có đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng được không?
1. Vậy quản lý khách hàng là gì? Hay Customer Relationship Management là gì?
CRM là viết tắt của cụm từ Customer Relationship Management, có nghĩa là quản lý khách hàng, thuật ngữ CRM xuất hiện từ đầu những năm 1990 tại các công ty tư vấn kinh doanh Mỹ. Mong muốn của các chuyên gia khi xây dựng CRM là nhằm tạo ra một phương pháp có thể phát hiện các đối tượng tiềm năng, biến họ thành khách hàng, và sau đó duy trì lâu dài các khách hàng này cho công ty.
Ngày nay đã có các
phần mềm quản lý khách hàng hay còn gọi là
Phần mềm CRM đã được ra đời để giúp các công ty phục vụ và phân loại khách hàng tốt hơn. Hoạt động của CRM tạo nên một môi trường tựa như “văn phòng ảo” giúp cho việc quản lý được liên tục, không phụ thuộc vào việc nhân viên đang làm việc tại nhiệm sở hay đang đi công tác. Hạt nhân của công cụ CRM là một hệ thống cơ sở dữ liệu tổng hợp về khách hàng do các bộ phận khác nhau trong công ty thu thập.
Trong các hoạt động kinh doanh cũng như quản lý hành chính, mỗi công ty đều có những mối quan hệ với khách hàng, với các đối tác kinh doanh mà mình phải làm việc, phục vụ hoặc cộng tác. Những mối quan hệ này luôn diễn ra giữa hai đội ngũ- một bên là các nhân viên trong công ty và bên kia là các khách hàng, đối tác kinh doanh có quan hệ với công ty.
Vì vậy, công ty cần có một hệ thống quản lý sao cho vừa tạo điều kiện cho các nhân viên thực thi tốt mối quan hệ với khách hàng, vừa giúp cho việc quản lý khách hàng được hiệu quả hơn. Và phần mềm CRM đã ra đời từ đó khi cùng một lúc phục vụ được cả hai yêu cầu trên.
Hệ thống CRM có thể được thiết kế gồm nhiều thành phần như quản lý thông tin khách hàng, quản lý tương tác khách hàng, quản lý quy trình bán hàng, quản lý maketing, quản lý sản phẩm dịch vụ hay báo cáo thống kê…. Qua việc tối ưu hóa các chu trình và cung cấp cho nhân viên bán hàng mọi thông tin đầy đủ liên quan đến khách hàng, CRM cho phép các công ty thiết lập những mối quan hệ có lợi hơn với khách hàng trong khi cắt giảm được chi phí hoạt động.
Hiệu quả của hệ thống CRM còn thể hiện ở tính đơn giản khi khách hàng có thể trao đổi thông tin với công ty theo bất cứ cách nào mà khách hàng thích, vào bất cứ thời điểm nào, thông qua bất cứ kênh liên lạc nào, bằng bất cứ ngôn ngữ nào… Dù các yêu cầu của khách hàng có thể phải đi qua những kênh nội bộ phức tạp mới đến đúng bộ phận phụ trách về sản phẩm, dịch vụ đó, nhưng thông qua hệ thống CRM, khách hàng sẽ có cảm giác đang giao tiếp với một thực thể duy nhất và nhận được sự chăm sóc mang tính cá nhân.
Việc ứng dụng CRM sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho các công ty. Thông thường, chi phí để tiếp cận một khách hàng mới cao gấp 5 đến 15 lần chi phí duy trì một khách hàng đã có sẵn. Chi phí bán hàng và chi phí phục vụ khách hàng cũ cũng thấp hơn nhiều so với một khách hàng mới. Những khách hàng trung thành thường xuyên mua hàng sẽ ít chú ý đến giá cả hơn và cũng dễ phục vụ hơn. Còn những khách hàng hài lòng với công ty sẽ khen ngợi công ty với nhiều người khác, qua đó giúp công ty có thêm những khách hàng mới.
Bài học và những thành công của các tập đoàn lớn trên thế giới như Gartner, Sap, Oracle, Siebel… khi ứng dụng CRM đã cho thấy: đây là một giải pháp hợp lý và tiết kiệm nhất cho công ty trong việc quản trị khách hàng. Cũng chính các “đại gia” này đã làm sôi động thị trường CRM năm 2004 với doanh thu đạt tới 11,9 tỷ USD và tốc độ tăng trưởng đạt gần 9%/ năm.
2. Các chức năng của một hệ thống quản lý khách hàng
Nhờ hệ thống CRM, nhân viên giao dịch sẽ dễ dàng nhận ra nhiều đối tượng khách hàng, phối hợp với các bộ phận kỹ thuật khác trong công ty thực hiện các hoạt động maketing, bán hàng và cung cấp dịch vụ phù hợp, nhằm tối ưu hoá lợi nhuận và mang lại sự thoả mãn cao nhất cho khách hàng. CRM còn giúp ban lãnh đạo công ty xem xét, đánh giá hiệu quả công việc của các nhân viên để đưa ra được các chính sách khen thưởng hoặc kỷ luật. Nhìn chung, CRM có các chức năng sau:
Chức năng Giao dịch: CRM hoạt động tương tự như đối với chương trình Outlook của Microsoft. Nó cho phép bạn giao dịch thư điện tử trong mạng lưới người sử dụng CRM, đồng thời giao dịch thư tín với bên ngoài nhờ khai báo các tài khoản POP3.
Chức năng Phân tích: CRM cho phép công ty tạo lập và phân tích thông tin để quản lý và theo dõi những việc cần làm, chẳng hạn công việc diễn ra với khách hàng nào, trong bao lâu, thuộc dự án hay đề tài nào, do ai chịu trách nhiệm…
Chức năng Lập kế hoạch: CRM giúp bạn bố trí lịch làm việc cho cá nhân, cho tập thể, gồm lịch hàng ngày, lịch hàng tuần và lịch hàng tháng.
Chức năng Khai báo và quản lý: CRM cho phép khai báo và quản lý các mối quan hệ với khách hàng để nắm được đó là đối tượng nào trên cơ sở những thông tin hồ sơ đơn giản về họ. CRM sẽ giúp xác định có những khách hàng nào thường xuyên quan hệ với công ty, công ty có những cuộc hẹn làm việc với khách hàng nào, khách hàng là đối tác liên quan tới kế hoạch nào cần ưu tiên…
Chức năng Quản lý việc liên lạc: CRM cho phép quản lý và theo dõi các cuộc gọi điện thoại trong công ty, giúp bạn đặt được kế hoạch vào những thời gian nào cần gọi cho ai, gọi trong bao lâu và bạn đã thực hiện chưa hay đã quên mất…
Chức năng Lưu trữ và Cập nhập: CRM cho phép bạn đọc và ghi tài liệu dù là bất cứ dạng văn bản gì, nhờ đó, người sử dụng hệ thống CRM có thể chia sẻ với nhau về các tài liệu dùng chung, những tài liệu cần cho mọi người tham khảo.
Đặc biệt khi nhân viên đi công tác xa, anh ta vẫn sử dụng được một cách dễ dàng kho tài liệu chung của công ty mình, đồng thời có thể gửi vào đó những hồ sơ tài liệu mới cho đồng nghiệp bất chấp khoảng cách địa lý… Có thể nói, CRM đã loại bỏ hoàn toàn việc gửi văn bản đính kèm qua thư điện tử đến với mọi người một cách rời rạc như trước đây.
Chức năng Hỗ trợ các dự án: CRM cho phép khai báo và quản lý thông tin cần thiết về những dự án mà công ty bạn cần lập kế hoạch và triển khai. Cùng với những thông tin chính về dự án, bạn có thể quản lý danh sách các thành viên tham gia dự án, họ thuộc các công ty nào, tiến trình công việc diễn ra như thế nào, thời điểm các cuộc hẹn ra sao, các hợp đồng nào cần ký kết…. Bạn cũng có thể phân chia dự án thành các dự án nhỏ hơn và lên lịch trình thực hiện chúng.
Chức năng Thảo luận: CRM tạo ra môi trường giao lưu thông tin công khai trên toàn hệ thống thông qua việc viết tin, trả lời tin… CRM có thể giúp từng nhóm người trao đổi trực tuyến để thể hiện quan điểm, ý kiến của mình về một vấn đề nào đó, bất kỳ họ đang ngồi tại cơ quan hay đang đi công tác.
Chức năng Quản lý hợp đồng: CRM cho phép quản lý danh sách các hợp đồng kèm theo, dù đó là những nguyên bản hợp đồng lưu dưới dạng PDF.
Chức năng Quản trị: CRM cho phép các nhà quản trị công ty xác lập vai trò và vị trí của những nhân viên bán hàng, nhân viên quan hệ khách hàng, qua đó quản lý và phát huy hết vai trò của họ.
3. Làm thế nào triển khai phần mềm quản lý khách hàng thực sự hiệu quả?
Theo ước tính của hãng Forrester Research thì trong năm nay, các công ty trên toàn thế giới sẽ chi khoảng 13 tỷ USD vào hệ thống CRM. Tuy nhiên, không ít các công ty đã phải thừa nhận rằng họ luôn gặp thất bại trong việc duy trì mối liên hệ với khách hàng. Còn theo hãng nghiên cứu và phân tích thị trường Gartner, có đến 70% các dự án CRM được triển khai không thành công, nhiều công ty đã vì thế mà chùn bước và xem CRM như một cuộc hành trình đáng sợ. Vậy đâu là lý do? Có phải các công ty chưa hiểu hết về CRM hay họ chưa thực sự quan tâm tới CRM?
Theo Tom Siebel, một trong những chuyên gia hàng đầu về CRM, thì có 7 nguyên nhân khiến các dự án CRM thất bại, đó là: Sự chưa hiểu biết về CRM của ban lãnh đạo công ty; Thiếu các kế hoạch chiến lược; Các dữ liệu không đầy đủ;: Thiếu chuyên môn; Thiếu những nỗ lực thúc đẩy mối quan hệ với khách hàng; Chu trình công nghệ không hợp lý; Các yếu tố văn hóa của công ty, kỹ năng bán hàng , quy trình bán hàng , cách giao tiếp với khách hàng …
Mặc dù có nhiều nguyên nhân, nhưng theo Tom thì nếu tháo gỡ được các vướng mắc khi triển khai CRM, các công ty vẫn có thể đạt được thành công. “Để CRM thực sự đạt hiệu quả, bạn không chỉ đơn thuần là mua phần mềm CRM và cài đặt là xong, mà bạn phải xác định loại thông tin gì về khách hàng cần phải có và sử dụng các thông tin đó như thế nào. Tiếp theo, bạn cần làm rõ tất cả các cách thức để thông tin về khách hàng đến được với công ty, dữ liệu này lưu trữ ở đâu, lưu trữ như thế nào và hiện đang được sử dụng ra sao?”- Tom nói.
4. Lựa chọn thay đổi hay chấp nhận “lạc hậu”?
Triển khai phần mềm quản lý khách hàng sẽ không thể thành công nếu không có sự quan tâm sâu sắc từ phía các nhà quản lý cấp cao. Những nhân vật này nên sẵn lòng tham gia và lãnh đạo hệ thống CRM với mong muốn đem lại những kết quả tốt nhất. Các công ty sẽ tránh khỏi nhiều khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai CRM nếu các nhà quản lý cấp cao không phó mặc quyền quản lý và điều hành cho một bộ phận riêng biệt.
Thật không quá khi nói ” Doanh nghiệp sẽ lạc hậu nếu không quản lý được mối quan hệ với khách hàng ” bởi với tốc độ phát triển của công nghệ như hiện nay thì CRM phải là một xu hướng tất yếu không thể thiếu trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Lựa chọn những phần mềm CRM tốt, quản lý toàn diện không chỉ về khách hàng mà còn quản trị được chính doanh nghiệp của mình sẽ là phương án tối ưu nhất về chi phí và cách thức vận hành để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh, từ đó thúc đẩy tăng doanh số và lợi nhuận.
Cũng chính bởi lý do này mà MISA đã cho ra đời
Nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS, được tích hợp sẵn phần mềm quản lý khách hàng nổi tiếng của công ty với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng AMIS CRM. Nhờ được áp dụng những công nghệ hàng đầu về Trí tuệ nhân tạo, kết hợp với thương hiệu MISA nổi tiếng và uy tín cùng nhiều giải thưởng danh giá. Amis được đánh giá là một trong những phần mềm quản trị toàn diện nhất và tốt nhất hiện nay tại Việt Nam khi được nhiều công ty và tập đoàn tin dùng.
5. Các xu hướng quản lý khách hàng CRM nổi bật trong năm 2019
Công nghệ phát triển cũng là lúc các hệ thống CRM phát triển theo nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các tổ chức , cũng như các công ty, doanh nghiệp. Dưới đây là các xu hướng CRM nổi bật trong năm 2019:
a. Trí thông minh nhân tạo AI
AI và Chatbot là 02 công nghệ đã cho thấy tầm ảnh hưởng và quan trọng của mình trong tất cả các ngành nghề, nhất là đối với kinh doanh, Chatbot có một vai trò không hề nhỏ khi có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt nhân lực và tự động hóa một số công đoạn chăm sóc khách hàng, từ đó giảm bớt chi phí và giảm bớt sự cồng kềnh của bộ máy trong doanh nghiệp.
Mặt khác, AI mang đến một khả năng mới, đó là chọn lọc và phân tích dữ liệu, một tính năng rất được mong đợi trong bối cảnh các hệ thống CRM đang phải liên tục tiếp nhận lượng dữ liệu khổng lồ. Cơ chế AI toàn diện còn cho phép tự động thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các kênh truyền thông xã hội, cho đến các nguồn thông tin pháp lý liên quan đến khách hàng.
b. Kết nối đa kênh
Bán hàng đa kênh đã trở thành xu thế trong năm 2017-2018 nhưng việc chọn mua được sản phẩm phù hợp trong cả nghìn sản phẩm được mời chào với tính năng tương tự không phải là điều dễ dàng với mọi người, mặt khác doanh nghiệp đang muốn hiện diện thương hiệu của mình trên nhiều kênh bán hàng online khác nhau, sự nở rộ của các sàn thương mại điện tử đã giúp họ làm được điều này dễ dàng hơn nhưng lại là rào cản để doanh nghiệp kết nối và chăm sóc khách hàng chu đáo hơn.
Để phá vỡ rào cản thông tin này, một số doanh nghiệp đã tiến hành ứng dụng mô hình hệ thống bán hàng đa kênh trên CRM (omni-channel CRM).
Sự tiếp cận một cách thống nhất này sẽ cho phép đồng bộ công tác quản lý thông tin khách hàng, nâng cao trải nghiệm, và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng trong suốt quá trình kết nối với thương hiệu. Khách hàng có thể sử dụng những kênh ưa thích của mình, về phía doanh nghiệp thông tin sẽ được tập trung tại giao diện thông tin thống nhất.
c. Tự động hóa quy trình nhập liệu vào CRM
Hầu hết nhân viên bán hàng và tiếp thị đều gặp khó khăn trong quá trình nhập liệu vào hệ thống CRM do không đủ thời gian, hoặc dữ liệu để hoàn thành những biểu mẫu sẵn có một cách thủ công.
Năm 2019 hứa hẹn sự xuất hiện của các nền tảng CRM thông minh giúp tự động hóa quá trình cập nhật và tập hợp dữ liệu khách hàng. Với cơ chế hoạt động tương tự tính năng Auto-fill của Google, các hệ thống CRM thông minh này sẽ tự động hoàn thành các trường dữ liệu, hoặc cung cấp các gợi ý chính xác dựa trên thông tin được nhập trước đó (như số điện thoại, địa chỉ).
6. Tạm kết
Trước bối cảnh thị trường được mở rộng với sự cạnh tranh ngày càng tăng, những xu hướng phát triển trên của CRM là điều tất yếu, cho phép nâng cao trải nghiệm, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong quá trình tiếp cận thương hiệu, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng dễ dàng hơn, giúp mang lại khả năng mua hàng cao hơn, kéo theo doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng.
Việc lựa chọn đúng phần mềm từ những nhà cung cấp uy tín và triển khai thành công hệ thống CRM sẽ là chìa khóa cho các doanh nghiệp đang vướng mắc trong các khâu quản lý và chăm sóc khách hàng.
