Alan Bridges là một chủ doanh nghiệp. Ông chưa bao giờ nghĩ rằng tình trạng trộm cắp có thể xảy ra ở công ty của mình cho đến khi thiết bị công ty bị đánh cắp. Một nhân viên làm việc ở phòng kế toán mỗi tháng chỉ trả một phần hoá đơn của công ty và dùng số tiền còn lại để thanh toán hóa đơn điện ở nhà mình. Một giám đốc tài chính đã gộp cả các phương tiện đi lại của gia đình mình trong kế hoạch bảo hiểm xe ô-tô của công ty. Một công nhân khác ăn cắp các thiết bị trị giá 24.000 đô-la và bị phát hiện khi đi bán chúng ở hiệu cầm đồ.
Bridges đã sa thải các nhân viên ăn cắp. Chứng kiến quá nhiều vụ ăn cắp đến nỗi ông đã cùng hợp tác viết cuốn sách có tựa đề là “50 cách làm thất thoát tiền của công ty”. Ông chia sẻ: “Tôi thật sự choáng váng khi phát hiện ra tình trạng trộm cắp trong công ty. Sau đó, tôi đã điều tra và nhận thấy mức độ của nghiêm trọng vấn đề. Hầu hết các chủ doanh nghiệp đều thờ ơ với hiện tượng này và thường cho rằng trộm cắp là việc không thể xảy ra ở công ty của họ”.
Theo nghiên cứu của tổ chức điều tra gian lận có trụ sở ở Austin thì mỗi năm trung bình các doanh nghiệp thường mất 6% doanh thu của mình vào các vụ gian lận. Timothy Dimoff, Chủ tịch của Hội điều tra và tư vấn SACS có trụ sở ở Akron , cho biết: các doanh nghiệp nhỏ thường giao trách nhiệm cho một người duy nhất để giải quyết các công việc quan trọng nên thường phải gánh chịu nhiều rủi ro hơn các công ty lớn.
Và một điều đáng ngạc nhiên là các nhân viên lâu năm lại chính là những thủ phạm thường xuyên nhất. Ông Bridges đã hiểu ra điều này khi phát hiện ra một trong những nhân viên đáng tin cậy nhất của mình có hành vi ăn cắp. Nhân viên này đã sử dụng các hệ thống bảo vệ an toàn để tránh bị nghi ngờ. Ông cho biết: “Sự lộn xộn là kẽ hở hàng đầu dành cho những tên trộm. Hệ thống càng lộn xộn thì càng dễ bị ăn cắp”.
Để có thể kiểm tra và kiểm soát tình trạng này, Bridges đã áp dụng một hệ thống kế toán dễ hiểu và đào tạo chéo để các nhân viên có thể đồng thời kiểm tra tình hình tài chính tại cùng một thời điểm. Và hiện tại, ông thường xuyên thực hiện việc kiểm tra nhanh các sổ sách kế toán. Ngoài ra, để giảm lượng ăn cắp các thiết bị của công ty, ông yêu cầu các nhân viên phải đánh dấu dụng cụ của công ty trước khi họ sử dụng chúng.
Theo ông Dimoff nhiều công ty đã sử dụng các quy trình kiểm soát quá đơn giản. Ví dụ, hiện tại ông đang tư vấn cho một công ty sản xuất đang phải đối mặt với tình trạng trộm cắp tràn lan vào buổi tối. Ông hầu như không mất nhiều thời gian để xác định nguyên nhân của vấn đề: các nhân viên có thể thoát khỏi toà nhà công sở qua 14 cửa khác nhau mà không có bất cứ sự giám sát nào. Dimoff khuyên công ty này nên đóng hết các cửa, thiết lập hệ thống camera bảo vệ ở cửa ra ngoài và phân công các giám đốc giám sát các ca buổi tối. Theo cách này hầu hết những tên trộm sẽ không còn cơ hành động.
Tập trung để phòng ngừa là một sáng kiến thông minh, còn việc giám sát để các nhân viên không ăn cắp thường khó thực hiện hơn. Khi ông Bridges giải quyết trường hợp giám đốc tài chính đã gộp tất cả các phương tiện đi lại của gia đình mình trong kế hoạch bảo hiểm xe ô-tô của công ty, ông giám đốc đã phản bác rằng việc này đã được thỏa thuận khi công ty thuê ông. Một luật sư khuyên ông Bridges không nên theo đuổi vụ việc này, cho rằng đây là một trường hợp khó khăn. Nó sẽ đặc biệt khó khăn hơn nếu muốn chứng minh rằng bảo hiểm không phải là một khoản thù lao được đàm phán trước bởi vì các thông lệ đã thay đổi trong một năm trở lại đây. Tuy nhiên, Alan Bridges đã truy tố thành công một nhân viên khác: anh này đã lấy cắp các dụng cụ trị giá 24.000 đô-la và bị tù treo năm năm và cộng với phải bồi thường cho công ty 3.000 đô-la.
Dĩ nhiên, cách tốt nhất để hiện tượng này không xảy ra là thuê những nhân viên trung thực. Vì vậy, việc kiểm tra lai lịch, sự tín nhiệm của họ trong quá khứ là cực kỳ quan trọng.
Đối với những nhân viên hiện tại thì giai đoạn đầu tiên của quá trình phòng ngừa là đưa ra những chính sách thích hợp để ngăn chặn các hành vi ăn cắp. Ví dụ, hãy đưa ra quy định rõ ràng rằng máy tính xách tay được sử dụng để làm việc ở nhà hay trong các chuyến công tác phải được trả lại nếu nhân viên rời khỏi công ty hoặc đi công tác về. Đồng thời cũng quy định rõ những nhân viên ăn cắp bị phát hiện sẽ bị truy tố trước pháp luật. Và sau cùng, đề nghị các nhân viên ký kết vào quy định chung.
Mặt khác, có thể tổ chức những cuộc thảo luận về vấn đề này với các nhân viên. Hành động này có thể đem lại kết quả tốt. Khi bạn giải thích rằng các hành vi trộm cắp ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả công việc của công ty và đến tiền lương cũng như tiền thù lao cho nhân viên thì có nghĩa bạn bắt đầu ngăn chặn được hiện tượng này.
Bridges đã sử dụng cách tiếp cận trực tiếp này cách đây ba năm sau khi sa thải giám đốc tài chính liên quan tới kế hoạch bảo hiểm ô-tô. Ông đã tập trung các nhân viên trong một cuộc họp và giải thích tổng thể về điều đã xảy ra. Nhiều nhân viên đã rất ngạc nhiên trước vụ việc này. Sau đó, ông giải thích hiện tượng ăn cắp có ảnh hưởng xấu tới những mục tiêu quan trọng của công ty, đến khí thế làm việc, và vạch ra các biện pháp mà ông dự định để chống lại tình trạng này.
Bridges nhấn mạnh “Không có cách thức nào thật sự hiệu quả để dừng hẳn tình trạng trộm cắp nhưng hiện tại các nhân viên của ông biết rằng họ đang bị sự giám sát chặt chẽ”.
Theo Bwportal
