Quyền lực càng nhiều, trách nhiệm càng cao, khối lượng công việc CEO cần giải quyết chỉ tăng lên chứ không ít đi. Các nhà quản lý đã biết 5 cách sử dụng thời gian hiệu quả này chưa?
1. Xác định các thứ tự ưu tiên trong công việc
Cách sử dụng thời gian hiệu quả đầu tiên mà nhà quản lý cần áp dụng đó là xác định thứ tự ưu tiên trong công việc. Mục tiêu của cách này là giúp nhà quản lý xác định được mức độ quan trọng của từng vấn đề, từ đó sắp xếp thứ tự giải quyết sẽ không bị bỏ sót bất kỳ công việc nào.
Để áp dụng thành công cách này, nhà quản lý cần lập kế hoạch từ đầu tuần bằng cách trả lời những câu hỏi: “Trong tuần này có những công việc nào cần giải quyết? Có những cuộc hẹn nào? Thời gian xử lý mỗi công việc/ cuộc hẹn là bao lâu?”…
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình
2. Đặt thời hạn xử lý công việc
Tận dụng tối đa quỹ thời gian bằng cách đặt ra thời hạn chính xác phải hoàn thành công việc sẽ giúp nhà quản lý tạo áp lực cho chính bản thân, đốc thúc bản thân đẩy nhanh tiến độ công việc.
Trong trường hợp không thể hoàn thành công việc theo đúng dự định ban đầu, nhà quản lý hãy cân nhắc và điều chỉnh lại thời gian biểu tuần tới một cách hợp lý nhất.
3. Phân chia thời gian cụ thể, hợp lý
Cách làm này có phần giống với hai cách trên nhưng sẽ ảnh hưởng tới nhân viên khác vì bạn đang giữ vai trò là người lãnh đạo.
Chính vì vây, bên cạnh việc giải quyết các công việc riêng, nhà quản lý cần dành thời gian tương tác với nhân viên, qua đó thúc đẩy sự hợp tác của cấp dưới.
4. Dành thời gian cho nhân viên
Nguyên tắc của cách làm này là mỗi nhà quản lý cần dành ít nhất 1 buổi trong tuần để gặp mặt trực tiếp cấp dưới nhằm trao đổi thông tin, ghi nhận khó khan của nhân viên. Nhân viên không chỉ là cấp dưới thực hiện mệnh lệnh của cấp trên, mà còn là tấm gương phản chiếu những điều chưa tốt trong công ty.
Tuy nhiên, cần phải đảm bảo không khí buổi gặp mặt đủ thân thiện để nhân viên thoải mái trao đổi về các vấn đề công việc, thách thức họ đang gặp phải.
Lợi ích trước mắt của cách làm này chính là bạn sẽ nắm rõ tình hình công việc đang được thực hiện đến đâu, từ đó việc quản lý thời gian tổng thể cũng trở nên hiệu quả hơn.
5. Dành thời gian cho bản thân
Nghiên cứu được thực hiện bởi Giáo sư K. Anders Ericsson cùng các cộng sự tại trường Đại học Florida cho thấy 90 phút là thời gian xử lý công việc hiệu quả nhất. Sau thời gian này, não bộ cần được nghỉ ngơi thư giãn nhằm tái tập trung, tạo ra các ý tưởng mới.
Áp dụng vào đây, nhà quản lý cần có những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn giữa giờ làm để bộ não được thư giãn, nhờ đó việc xử lý công việc mới không bị ảnh hưởng. Làm việc một cách khoa học, quý trọng năng suất lao động của bản thân sẽ là tiền đề vững chắc cho mọi thành công trong tương lai.
Khi có mục tiêu và biết sắp xếp công việc khoa học, nhà quản lý sẽ thấy quỹ thời gian “nở ra” và hiệu quả làm việc tăng lên.
CEO LÀM CÁCH NÀO ĐỂ TĂNG TỐC XỬ LÝ CÔNG VIỆC nếu không có các công cụ hỗ trợ bên mình, như nền tảng quản trị doanh nghiệp online của MISA chẳng hạn?
☑ Lúc nào cũng có Giám đốc Tài chính số bên mình để nắm bắt tường tận doanh thu, chi phí, lợi nhuận kinh doanh
☑ Chỉ cần vài thao tác trên điện thoại, CEO tự xem được báo cáo tài chính, nhân sự ở mọi thời gian mà không cần chờ nhân viên gửi lên
☑ Duyệt đơn nghỉ phép, đồng ý đề nghị đi công tác ngay trên điện thoại được
☑ Giao việc và quản lý tiến độ, kết quả thực hiện thông qua điện thoại
Chỉ như vậy thôi, đã giúp CEO TĂNG 250% TỐC ĐỘ XỬ LÝ CÔNG VIỆC, nâng cao năng suất làm việc. Xem đầy đủ thông tin về phần mềm quản lý công việc giúp CEO sử dụng thời gian hiệu quả ngay tại đây:
