Với số lượng công việc, giấy tờ, văn bản lưu trữ ngày càng lớn, năm 2015, Phòng Tư pháp huyện Vĩnh Thuận đã đưa phần mềm HOTICH.VN vào sử dụng để giải quyết nhanh chóng các thủ tục mang lại sự hài lòng cho người dân.
Lê Thị Ngọc Bích – Cán bộ phòng Tư pháp huyện Vĩnh Thuận, tỉnh Kiên Giang
Cũng giống như những Phòng Tư pháp ở các địa phương khác, Phòng Tư pháp huyện Vĩnh Thuận, tỉnh Kiên Giang chịu trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng, thi hành văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật.
Có dịp trao đổi cùng chị Lê Thị Ngọc Bích – cán bộ Phòng Tư pháp huyện Vĩnh Thuận mới hiểu hết được công việc vất vả của chị. Chị chia sẻ: “Trước khi đưa phần mềm HOTICH.VN vào sử dụng công tác đăng ký thì việc quản lý hộ tịch gặp nhiều khó khăn vì thao tác thủ công là chủ yếu. Chị phải ghi chép vào sổ, ngoài việc mất thời gian nhiều khi gấp quá cũng không tránh khỏi sai sót, đến khi cần xử lý theo biểu mẫu quy định của nhà nước thì không đầy đủ thông tin. Chị nhớ có một lần xử lý thủ tục cho người dân mà thông tin đã lưu trữ khá lâu. Chị phải tìm lại quyển sổ cũ vì nó bị thất lạc, mất một buổi sáng để tìm, vừa tốn công, tốn sức vừa mất thời gian và trễ việc của người dân.” Tuy kể lại chuyện đã lâu nhưng trong giọng nói của chị vẫn có gì đó mệt mỏi. Trải qua nhiều sự việc như vậy, phòng Tư pháp huyện Vĩnh Thuận đã quyết tâm áp dụng một phương pháp mới đó là đưa HOTICH.VN vào sử dụng.
Phần mềm HOTICH.VN được xây dựng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, chạy online trên nền tảng web, dữ liệu được quản lý tập trung, cán bộ hộ tịch có thể truy cập sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (máy tính, laptop, điện thoại, máy tính bảng) qua internet. Sau hai năm sử dụng phần mềm, giờ đây chị Bích đã thông thuộc các thao tác, truy xuất dữ liệu, báo cáo. Không còn cảnh vất vả tìm sổ lưu trữ, lại thêm rút ngắn thời gian làm việc. HOTICH.VN cũng cập nhật đầy đủ các biểu mẫu báo cáo hộ tịch, sổ hộ tịch theo đúng quy định của nhà nước. Cán bộ chuyên môn có thể xem các sổ hộ tịch, báo cáo thống kê số liệu hộ tịch một cách tức thời.
Khi được hỏi cảm nhận về dịch vụ tư vấn và chăm sóc khách hàng của MISA, chị Bích vui vẻ: “Chị sử dụng phần mềm cũng thành thạo rồi nhưng đôi lúc cũng gặp vài lỗi. Khi chị liên hệ đến bộ phận tư vấn thì luôn được hỗ trợ nhiệt tình và kịp thời, vấn đề nhanh chóng được giải quyết.”
Trong thời đại công nghệ đang phát triển mạnh như hiện nay thì việc áp dụng các phần mềm vào quy trình công việc là một lựa chọn đúng đắn của các cơ quan, đơn vị. HOTICH.VN giống như một bí quyết của các mô hình quản lí hộ tịch hiệu quả, ngày càng có nhiều đơn vị tiến hành hợp tác cùng MISA để tiến hành đưa phần mềm vào sử dụng.
Phần mềm HOTICH.VN được xây dựng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây, chạy online trên nền tảng web, dữ liệu được quản lý tập trung, cán bộ hộ tịch có thể truy cập sử dụng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị (máy tính, laptop, điện thoại, máy tính bảng) qua internet. Sau hai năm sử dụng phần mềm, giờ đây chị Bích đã thông thuộc các thao tác, truy xuất dữ liệu, báo cáo. Không còn cảnh vất vả tìm sổ lưu trữ, lại thêm rút ngắn thời gian làm việc. HOTICH.VN cũng cập nhật đầy đủ các biểu mẫu báo cáo hộ tịch, sổ hộ tịch theo đúng quy định của nhà nước. Cán bộ chuyên môn có thể xem các sổ hộ tịch, báo cáo thống kê số liệu hộ tịch một cách tức thời.
Khi được hỏi cảm nhận về dịch vụ tư vấn và chăm sóc khách hàng của MISA, chị Bích vui vẻ: “Chị sử dụng phần mềm cũng thành thạo rồi nhưng đôi lúc cũng gặp vài lỗi. Khi chị liên hệ đến bộ phận tư vấn thì luôn được hỗ trợ nhiệt tình và kịp thời, vấn đề nhanh chóng được giải quyết.”
Trong thời đại công nghệ đang phát triển mạnh như hiện nay thì việc áp dụng các phần mềm vào quy trình công việc là một lựa chọn đúng đắn của các cơ quan, đơn vị. HOTICH.VN giống như một bí quyết của các mô hình quản lí hộ tịch hiệu quả, ngày càng có nhiều đơn vị tiến hành hợp tác cùng MISA để tiến hành đưa phần mềm vào sử dụng.
