Tổ chức quản lý dự án

Trong giai đoạn cạnh tranh toàn cầu, các tổ chức đều tranh thủ vận dụng các phương thức quản lý tối ưu nhất nhằm đạt được các mục tiêu mong muốn và hiệu quả thu được tốt nhất. Trong các phương thức quản lý chính thống, phải nói đến trào lưu áp dụng quản lý dự án để hoàn thành các mục tiêu đề ra của tổ chức, đặc biệt khi mục tiêu càng phức tạp, phạm vi dự án càng rộng thì việc áp dụng chuẩn mực quản lý dự án là càng cấp thiết. Tuy nhiên, áp dụng như thế nào? Làm thế nào để áp dụng thành công? Hay điều gì tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức quản lý dự án? Bài viết này chúng tôi đề cập một góc nhìn sơ lược với quan điểm tiếp cận từ chuẩn mực quản lý dự án quốc tế PMI.

Tuy nhiên, áp dụng như thế nào? Làm thế nào để áp dụng thành công? Hay điều gì tạo nên sự khác biệt giữa các tổ chức quản lý dự án? Bài viết này chúng tôi đề cập một góc nhìn sơ lược với quan điểm tiếp cận từ chuẩn mực quản lý dự án quốc tế PMI.

Mức độ cơ bản nhất trong các tổ chức là phải có một ngôn ngữ chung (common language) về chuẩn mực quản lý dự án. Từ ban lãnh đạo đến giám đốc dự án và các giám đốc chức năng khác đều phải đạt được sự thống nhất về các kiến thức liên quan đến quản lý dự án. Tuy nhiên, việc hiểu các quy trình (process) và công cụ (tools) trong các chuẩn mực quản lý dự án chỉ là mức cơ bản. Mức quan trọng hơn đó là việc áp dụng các chuẩn mực như thế nào trong thực tế. Mỗi dự án, mỗi tổ chức sẽ có quy mô, tính phức tạp, đặc thù khác nhau. Vì thế việc áp dụng các chuẩn mực, quy trình cũng sẽ khác nhau nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất. Không có một khung chuẩn mực nào có thể áp dụng một cách máy móc cho tất cả các loại dự án. Ban lãnh đạo phải là người trước hết nhận ra được giá trị và lợi ích của việc áp dụng quản lý dự án để hiện thực mục tiêu. Đây là yếu tố quan trọng và tiên quyết quyết định sự thành bại của một dự án. Sự cam kết và nhìn nhận giá trị từ ban lãnh đóng góp rất nhiều vào việc xây dựng chính sách, đào tạo nhân sự, xây dựng hệ thống quản lý, tiến lên mức độ cao hơn nhằm đạt được sự thống nhất về quy trình quản lý (common process).

Tổ chức xây dựng cấu trúc tổ chức phù hợp cho quản lý dự án. Việc xây dựng cấu trúc tổ chức phù hợp góp phần vào việc định hình cơ cấu tổ chức, vai trò, nhiệm vụ, và ngăn ngừa những sự không rõ ràng giữa các công việc, đồng thời điều này cũng thể hiện việc hoạch định nhân sự thực hiện dự án. Với sự xây dựng cấu trúc tổ chức phù hợp và phân chia vai trò nhân sự tốt sẽ giúp tổ chức phát huy hết năng lực và sử dụng tối ưu hóa nguồn lực trong tổ chức. Trào lưu thiết lập văn phòng quản lý dự án PMO (Project Management Officice) nhằm hỗ trợ, nâng cao chuẩn mực, quy trình, quy định về quản lý dự án trong tổ chức đang rất thịnh hành ở các tổ chức. Vai trò của PMO ngày càng quan trọng trong các tổ chức dự án chuyên nghiệp. Có 3 dạng cấu trúc tổ chức dự án. Đó là dạng chức năng, được tổ chức khi dự án trực thuộc 1 phòng ban, dự án có quy mô nhỏ, ít liên quan đến phòng ban khác, hoặc dự án có liên quan đến một chuyên môn nhất định. Dạng thứ 2 là cấu trúc kiểu dự án. Cấu trúc này được tổ chức cho những dự án lớn, có thời gian dài, dự án thực hiện độc lập, ít liên hệ với các phòng ban trong tổ chức. Dạng thứ 3 ở dạng ma trận. Trong dạng này, nhân sự các phòng ban được điều phối đến dự án khi cần và trở về phòng ban của họ khi hoàn thành nhiệm vụ trong dự án. Mỗi cấu trúc đều có những ưu nhược điểm riêng. Tổ chức phải căn cứ vào tính chất, quy mô dự án mà lựa chọn cấu trúc dự án phù hợp. Trong một tổ chức cũng có khi tồn tại đồng thời cả 3 cấu trúc trên. Việc lựa chọn cấu trúc song song với việc giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền hạn trách nhiệm của giám đốc dự án, giám đốc chức năng, thành viên dự án, vấn đề báo cáo, quản trị, truyền thông trong dự án đó. Cấu trúc dự án hình thành môi trường mà dự án hoạt động trong đó, vì thế nó sẽ ảnh hưởng mạnh mẽ đến hiệu quả của dự án. Một cấu trúc tổ chức phù hợp đi kèm với cơ chế quản lý thích hợp sẽ tạo ra được môi trường tốt để dự án hoạt động, ngược lại một cấu trúc không phù hợp cộng thêm việc thiếu các cơ chế quản lý đi kèm sẽ kéo theo hoạt động dự án đình trệ, kém hiệu quả. Vì thế, việc xây dựng cấu trúc tổ chức dự án phải được hoạch định trước khi bắt đầu tiến hành dự án.

Sự phân biệt ở đẳng cấp cao hơn đó là xây dựng các quy trình, chuẩn mực về quản lý dự án nhằm tạo được phương pháp quản lý riêng (singular methodologies). Chính phương pháp quản lý riêng tạo nên sự khác biệt giữa năng lực quản lý của tổ chức này và tổ chức khác. Phương pháp quản lý riêng khi đã đạt mức độ chín muồi có thể được xem là một đặc tính thương hiệu khi nhắc đến tổ chức. Việc làm thế nào để tạo được phương pháp quản lý riêng trên cả chuẩn mực (standard) đòi hỏi sự nỗ lực và cam kết cao độ của toàn tổ chức, đặc biệt là ban lãnh đạo. Không dừng lại ở đó, sự khác biệt còn thể hiện quá trình đánh giá năng lực và cải tiến liên tục (benchmarking & continuous improvement) trong tổ chức nhằm liên tục quay lại mức cơ bản là chuẩn mực (standard) và ngôn ngữ chung (common language), mức quy trình thống nhất (common process), mức phương pháp quản lý riêng (singular methodologies).

Trên đây là sơ lược về các vấn đề quan trọng cần thiết trong khi xây dựng một tổ chức dự án chuyên nghiệp, hiển nhiên tính chuyên nghiệp không thể thiếu việc áp dụng chuẩn mực quản lý dự án quốc tế. PMI là một chuẩn mực được công nhận và hiện diện trên 185 quốc gia. Việc áp dụng PMI đòi hỏi Ban giám đốc phải am hiểu và vận dụng một cách linh hoạt và hiệu quả. Thông tin liên quan đến chi tiết vận dụng chuẩn mực PMI trong các dự án được thể hiện rõ trong khóa học quản lý dự án nền tảng (HPM) tại Viện FMIT – đối tác đào tạo toàn cầu của PMI.