Trước tiên, hãy giới hạn việc đọc và trả lời Email
Đây chính là việc gây nhiều gián đoạn nhất trong thế giới hiện đại.
Hãy tắt hệ thống báo âm nếu bạn có chức năng này trong Outlook hay một chương trình tương tự và ngừng luôn chế độ nhận và trả lời tự động – chế độ tự động gửi Email vào hòm thư của bạn ngay khi có người gửi tới.
Hãy tắt hệ thống báo âm nếu bạn có chức năng này trong Outlook hay một chương trình tương tự và ngừng luôn chế độ nhận và trả lời tự động – chế độ tự động gửi Email vào hòm thư của bạn ngay khi có người gửi tới.
Trước khi áp dụng lộ trình này, bạn phải tạo Email trả lời tự động để giúp cho công việc của bạn cũng như của sếp, đồng nghiệp, các nhà cung cấp và khách hàng trở nên hiệu quả hơn. Nếu bạn lo lắng thì hãy nói chuyện với cấp trên trực tiếp của mình và đề xuất thử áp dụng phương pháp này từ một đến ba ngày. Hãy viện dẫn những dự án chưa thực hiện, và tâm trạng bực bội do những lá thư hay công việc làm cho bạn gián đoạn liên miên. Đừng ngại đổ lỗi cho những lá thư rác hay ai đó ngoài văn phòng.
Hãy chuyển sang lộ trình kiểm tra Email một lần mỗi ngày càng nhanh càng tốt. Những trường hợp khẩn cấp rất hiếm khi xảy ra. Lá thư trả lời tự động này không hề làm giảm hiệu quả chung mà chính là một công cụ khiến người khác phải tự xem xét lại lý do làm phiền bạn, đồng thời giúp họ giảm thiểu những mối liên lạc vô nghĩa và gây lãng phí thời gian.
Bước thứ hai là chặn các cuộc gọi đến và hạn chế gọi điện thoại đi
1. Nếu được, bạn hãy dùng hai số điện thoại – một số văn phòng (trong những trường hợp thông thường) và một số di động (trong trường hợp khẩn). Bạn cũng có thể dùng hai số di động hay một số điện thoại trên Internet cho những trường hợp thông thường và chuyển tất cả cuộc gọi vào hòm thư thoại.
Hãy nêu số điện thoại di động trong Email trả lời tự động và trả lời mọi cuộc gọi tới trừ khi không rõ người gọi hay bạn không muốn trả lời cuộc gọi đó. Nếu vẫn còn nghi ngại, bạn hãy chuyển cuộc gọi vào hòm thư thoại và nghe lại ngay sau đó để xem xét tầm quan trọng của cuộc gọi đó. Nếu không khẩn cấp, hãy giải quyết sau. Những người hay gây phiền toái cần phải học cách chờ đợi.
Điện thoại văn phòng nên để chế độ im lặng và cho phép chuyển cuộc gọi sang hòm thư thoại bất kỳ lúc nào.
2. Nếu có ai đó gọi di động cho bạn, đây phải là một trường hợp khẩn và bạn cần xử lý với tinh thần như vậy. Mặt khác, đừng để họ gây lãng phí thời gian của bạn. Lãng phí thời gian nhiều nhất là ở màn chào hỏi.
Đừng khuyến khích mọi người nói chuyện tào lao và đừng để họ làm vậy. Hãy đưa họ vào thẳng vấn đề ngay. Nếu họ quanh co hay cố dừng cuộc gọi để gọi lại sau, hãy bảo họ đi thẳng vào vấn đề.
Nếu họ giải thích vấn đề quá dài dòng, hãy cắt ngang: “(Tên người gọi), xin lỗi phải ngắt lời bạn, nhưng năm phút nữa tôi có một cuộc gọi khác. Tôi giúp gì được bạn đây
Bước thứ ba là làm chủ nghệ thuật từ chối và tránh các cuộc họp
Từ giờ phút này trở đi, bạn hãy quyết tâm giữ cho mọi người xung quanh tập trung và tránh tất cả những cuộc họp không có mục đích rõ ràng, dù là họp trực tiếp hay họp từ xa. Bạn có thể khéo léo thực hiện việc này, nhưng nên nhớ rằng vài người gây lãng phí thời gian sẽ cảm thấy bị xúc phạm trong những lần đầu ưu tiên của họ bị từ chối. Một khi mọi việc đã rõ ràng, chính sách của bạn là tập trung vào nhiệm vụ và không thay đổi, họ sẽ chấp nhận và không làm phiền bạn nữa. Những cảm giác khó chịu cũng sẽ qua đi. Đừng dung thứ cho những kẻ ngốc, lãng phí thời gian, nếu không thì bạn sẽ phải gia nhập đội ngũ đó.
Nhiệm vụ của bạn là giúp cho những người xung quanh làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Sẽ không ai làm việc đó thay cho bạn. Sau đây là một số gợi ý:
1. Trong các trường hợp không khẩn cấp, bạn cần hướng cho mọi người sử dụng những hình thức liên lạc theo trình tự ưu tiên sau: Email, điện thoại và gặp mặt trực tiếp. Nếu ai đó đề nghị gặp mặt, bạn hãy yêu cầu gửi Email và dùng điện thoại trong trường hợp cần thiết. Hãy viện dẫn những nhiệm vụ khác bị trì hoãn để làm lý do thoái thác.
2. Hãy trả lời hòm thư thoại bằng Email bất kỳ khi nào có thể. Việc này sẽ dạy cho mọi người cách diễn đạt súc tích. Hãy giúp mọi người phát triển thói quen này.
Cũng giống như màn chào hỏi mở đầu cuộc điện thoại, giao tiếp qua Email cũng cần súc tích để tránh những chuyện vòng vo không cần thiết. Do vậy, một Email với mục đích hỏi “Chúng ta gặp nhau lúc bốn giờ chiều được chứ?” nên được viết là “Chúng ta gặp nhau lúc bốn giờ chiều được chứ? Nếu vậy… Nếu không được, xin hãy đề xuất ba khoảng thời gian hợp lý khác cho bạn.”
3. Chỉ nên tổ chức họp hành khi cần ra quyết định về những vấn đề đã được xác định trước, chứ không phải những vấn đề cần được xác định. Nếu có người đề nghị bạn gặp mặt hay “thu xếp thời gian đàm thoại”, hãy yêu cầu người đó gửi Email nêu rõ chương trình của buổi gặp mặt đó nhằm xác định mục đích cuộc họp:
4. Lại nói về vấn đề 30 phút, nếu bạn không thể không tham gia một cuộc họp hay hội đàm, hãy xác định thời gian kết thúc. Đừng để các cuộc thảo luận diễn ra lan man, hãy rút ngắn chúng lại. Nếu mọi việc được làm rõ, chúng ta có thể đưa ra quyết định trong vòng không quá 30 phút. Bạn hãy buộc mọi người tập trung vào cuộc họp.
Nếu phải tham gia vào một cuộc họp dự kiến sẽ kéo dài, bạn hãy xin phép người tổ chức cho bạn trình bày phần của mình trước, bởi phần này chỉ kéo dài 15 phút. Trong trường hợp bắt buộc, hãy giả vờ có một cuộc điện thoại khẩn. Hãy cứ ra khỏi phòng họp và hỏi ai đó về nội dung cuộc họp sau đó. Cách làm thứ hai này rất rõ ràng và thể hiện quan điểm của bạn về sự không cần thiết của những cuộc họp. Nếu bạn lựa chọn cách này, hãy chuẩn bị đối mặt với sự giận dữ của mọi người.
Theo Trí Thức Trẻ
