Chat, nhắn tin nhanh qua mạng, ngày càng được chấp nhận rộng rãi trong các công ty như một phương tiện giao tiếp nhanh gọn và hiệu quả giữa các thành viên, giữa công ty với khách hàng, giữa sếp với nhân viên… Nhưng chính vì có liên quan đến yếu tố công việc mà chat công sở có những nguyên tắc riêng.
1. Tìm hiểu xem công ty có các quy định về chat hay không
Nếu có, cần đảm bảo rằng bạn hiểu rõ các cách sử dụng tin nhắn phù hợp, các hướng dẫn về nội dung tin nhắn cũng như các quy tắc cụ thể đối với việc gửi và nhận tin nhắn và các dữ liệu đính kèm.
2. Tận dụng tính riêng tư của nhắn tin
Trong các môi trường hoạt động mở, nhắn tin qua mạng tạo cơ hội cho nhân viên được giao tiếp mà không làm phiền các đồng nghiệp hay để họ tham gia vào. Tuy nhiên, như thế không có nghĩa là tin nhắn của bạn được tuyệt mật. Trước khi gõ bàn phím, hãy đọc nguyên tắc thứ 3.
3. Cẩn trọng với nội dung tin nhắn
Dù những tin nhắn nhanh và bạn cũng xóa chúng rất nhanh sau khi đọc nhưng điều đó không đồng nghĩa những tin nhắn ấy không bị kiểm soát hoặc bị người nhận lưu trữ lại. Vì vậy hãy tránh đề cập các dữ liệu cá nhân, thông tin bí mật hoặc bất kỳ một thông tin không hay ho nào đó (nói xấu đồng nghiệp chẳng hạn).
4. Cảnh giác với virus
Nhiều sản phẩm cung cấp dịch vụ chat được tải miễn phí. Nếu bạn tải một phần mềm miễn phí, cần phải đảm bảo rằng phòng công nghệ thông tin của công ty có thể sử dụng các biện pháp an ninh thích hợp. Như thế mạng Internet của công ty không có nguy cơ nhiễm virus hay bị xâm phạm.
5. Tránh sử dụng những nickname gây “nhột”
Cần nhớ rằng chat trong công sở phục vụ cho công việc nên phải luôn duy trì một hình ảnh chuyên nghiệp. Khách hàng sẽ không muốn gửi các tin nhắn mang thông tin tới những nickname như “girl_tinhle” hay “boy_au_sau” đâu!
6. Tách biệt các nickname bạn bè và nghề nghiệp
Tạo các danh sách nickname riêng biệt như Bạn thân, Khách hàng, Đồng nghiệp để tránh tình huống gửi nhầm tin nhắn “khóc dở mếu dở” hoặc những tin nhắn làm phiền người khác, đem lại hiệu quả không như mong muốn.
7. Cách nhắn tin
Dù bản chất của hình thức nhắn tin nhanh là dân dã và thường đàm, nhưng vẫn phải nhớ rằng bạn đang ở công sở, vì vậy hãy giữ nội dung tin nhắn trong phạm vi thích hợp. Tránh dùng quá nhiều công cụ cảm xúc như mặt mếu, mặt khóc, lè lưỡi,…
8. Hiểu bạn đang nhắn gì
Trước khi sử dụng các chữ viết tắt, hãy chắc chắn rằng bạn thực sự hiểu chúng có nghĩa là gì. Chat là nơi con người có thể sáng tạo nhiều loại ngôn ngữ viết nhất, cũng như là nơi người ta dùng ngôn ngữ nói để viết. Nhưng điều này nên hạn chế khi chat vì công việc. Đừng để sếp hay khách hàng phải căng óc ra suy nghĩ xem bạn đang nhắn gì.
Theo MSN
