Sau giai đoạn làm phần mềm hóa đơn điện tử cho riêng MISA, được sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo, Trung tâm Phát triển Phần mềm đã bắt tay vào việc lập kế hoạch để xây dựng và cung cấp phần mềm ra thị trường. Như đã chia sẻ ở Bài 1: Chuyện ba chiến binh “thầm lặng” làm phần mềm hóa đơn điện tử thần tốc trong một tuần, từ một phần mềm nội bộ mỗi năm chỉ phát hành khoảng 50.000 hóa đơn, giờ phải làm phần mềm đáp ứng được ít nhất 50 triệu hóa đơn phát hành mỗi tháng, hướng tới mục tiêu phục vụ hơn 500.000 doanh nghiệp đang hoạt động thời điểm đó. Thử thách này không hề đơn giản.

Theo anh Nguyễn Quang Hoàng, Giám đốc Trung tâm Phát triển Phần mềm MISA giai đoạn đó, khoảng cách này là rất lớn và đặt ra rất nhiều thách thức về mặt kỹ thuật. Những kỹ thuật mà trước đó đang áp dụng chỉ dành cho một đơn vị sử dụng, không còn phù hợp với bài toán làm cho một hệ thống lớn với khoảng nửa triệu doanh nghiệp sử dụng.

Để giải quyết bài toán này, công ty đã phải huy động những chuyên gia giỏi nhất và đông đảo đội lập trình viên trong Trung tâm Phát triển Phần mềm để tập trung vào thiết kế và xây dựng hệ thống nhằm cho ra được sản phẩm nhanh nhất có thể. Trong 2-3 tháng liên tiếp, đội ngũ đã phải thường xuyên làm việc thêm giờ và cuối tuần để xây dựng xong sản phẩm với kết quả kiểm nghiệm đáp ứng các yêu cầu đề ra, cùng với công suất trong một giây phát hành được tối thiểu 200 hóa đơn.

Anh Hoàng cho biết, khi công nghệ về cơ bản đã làm được thì bắt đầu vào công đoạn thiết kế để thi công hàng loạt, đội ngũ chuyên gia, lập trình viên được chia ra thành nhiều nhóm dự án để cùng làm. Khi đó, Giám đốc Sản phẩm đặt ra mục tiêu trong vòng 1 tháng phải đưa được sản phẩm ra cho khách hàng sử dụng. Đồng thời, sản phẩm phải tích hợp được với những phần mềm về kế toán mà MISA đang có trên thị trường để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng. Bởi vì nếu yêu cầu khách hàng lập chứng từ bán hàng trên phần mềm kế toán nhưng sau đó lại chuyển sang một phần mềm bên ngoài để xuất hóa đơn tài chính thì rất bất tiện và khiến họ mất nhiều thời gian. 

Đội dự án đã được chia ra thành 2 nhóm. Nhóm đầu tiên có nhiệm vụ trong vòng 1 tháng phải thực hiện sản xuất xong sản phẩm chạy trên nền tảng desktop để dành cho cả những khách hàng chưa từng sử dụng phần mềm kế toán của MISA cũng có thể phát hành hóa đơn được. Trong thời gian đó thì nhóm thứ hai thực hiện việc tích hợp những API (Application Programming Interface – Giao diện chương trình ứng dụng) phát hành về hóa đơn điện tử vào trong sản phẩm phần mềm Kế toán SME desktop và AMIS ACT2.

Anh Hoàng kể lại, vào cuối năm 2018, sau khi đã có trải nghiệm và kết quả khảo sát, đánh giá cho thấy phần mềm hóa đơn điện tử của MISA trên nền tảng desktop được cộng đồng doanh nghiệp vừa và nhỏ đón nhận, đồng thời tỷ lệ khách hàng chưa dùng phần mềm kế toán của MISA mong muốn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử ngày càng tăng cao, thì công ty đã quyết định làm thêm phiên bản chạy trên nền tảng website để những khách hàng này cũng có thể sử dụng được và theo xu hướng công nghệ SaaS (Software as a service – phần mềm dưới dạng dịch vụ).

Tới tháng 03/2019, phiên bản về hóa đơn điện tử trên nền tảng website đã ra đời, giải quyết khâu cuối cùng trong việc đưa phần mềm hóa đơn điện tử MISA (với tên gọi lúc đầu là meInvoice.vn, sau này đổi tên thành MISA meInvoice) ra thị trường trên đầy đủ nền tảng website và desktop, đồng thời được tích hợp thông minh vào các phần mềm kế toán của MISA, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho người dùng.

Chị PT Hà – Giám đốc Sản phẩm MISA meInvoice cho biết, giai đoạn đầu khi triển khai phần mềm hóa đơn điện tử ra bên ngoài gặp rất nhiều khó khăn và thử thách. Một trong những vấn đề lớn nhất là làm thế nào để phần mềm đáp ứng được theo các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh của từng đơn vị. 

“Bài toán đầu tiên khi tôi làm MISA meInvoice thời gian đó là phải đánh giá sản phẩm của mình đáp ứng được bao nhiêu lĩnh vực, ngành nghề ở bên ngoài. Thực sự đây là một bài toán với phạm vi rất rộng và tốn rất nhiều thời gian để nghiên cứu, mày mò, phân tích các mẫu hóa đơn của từng đơn vị khác nhau. Trước đó tôi có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế toán – kiểm toán, nên cũng có thuận lợi khi phân tích cụ thể từng mẫu hóa đơn cho từng lĩnh vực, ngành nghề sẽ như thế nào. Từ đó, phân tích, tổng hợp những vấn đề còn chưa phát triển trên phần mềm hóa đơn điện tử của MISA. Sau đó, họp với các nhóm kỹ thuật để đánh giá và tìm giải pháp triển khai cho từng ngành nghề”, chị Hà chia sẻ. 

Theo chị Hà, những khó khăn chưa bao giờ dừng lại, cứ giải quyết xong khâu này bước sang khâu khác lại gặp những thử thách mới. Khi đã tìm ra giải pháp triển khai cho từng ngành nghề thì bước sang giai đoạn thực tế triển khai cho khách hàng, khâu làm mẫu và nộp hồ sơ; phát hành hóa đơn của khách hàng cũng gặp rất nhiều vấn đề cản trở.

Về việc sửa mẫu hóa đơn, khi đó, Tổng Giám đốc Đinh Thị Thúy đã chỉ đạo nhóm dự án sang làm việc cùng với đội ngũ nhân viên kinh doanh và tư vấn của công ty để thấu hiểu những yêu cầu của khách hàng và khó khăn của đội ngũ hỗ trợ khi triển khai. Tổng Giám đốc đặc biệt nhấn mạnh yêu cầu cần có giải pháp tốt nhất để rút ngắn thời gian khâu hỗ trợ hồ sơ thông báo phát hành (đặc biệt là tạo mẫu, sửa mẫu hóa đơn)… Công việc này đã giúp đội dự án nắm bắt được điểm yếu của hệ thống, tập trung vào điểm đau của khách hàng, nhanh chóng tìm giải pháp để cải tiến khâu sửa mẫu hóa đơn điện tử để hỗ trợ nhanh nhất cho khách hàng.

Tiếp nối câu chuyện về tiến độ sản phẩm, anh NV Kiều – Giám đốc Khối sản phẩm doanh nghiệp MISA cho biết: “Chúng tôi phải làm ngày làm đêm để ra được sản phẩm nhanh nhất có thể song song với việc liên tục cải tiến sản phẩm. Vì sao phải như vậy? Đó là để “cắm cờ” đánh dấu sự có mặt càng sớm càng tốt của sản phẩm trên thị trường khi sân chơi này có rất nhiều đơn vị cũng đang chạy đua làm sản phẩm”.

Theo anh Kiều, khi các doanh nghiệp công nghệ đã nhìn thấy được xu hướng chuyển dịch từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử và bắt tay vào làm sản phẩm đón đầu cơ hội, thì một trong những yếu tố tiên quyết giúp MISA có thể chiếm lĩnh thị trường là phải có sản phẩm xuất hiện càng sớm càng tốt. Thực tế thì trước đó trên thị trường đã có sản phẩm của một số đơn vị nhưng con số này rất ít. Khi các doanh nghiệp mới bắt đầu nhìn ra lợi ích và xu hướng của việc chuyển dịch từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thì tiềm năng của thị trường là vô cùng lớn. Để chinh phục và chiếm lĩnh thị trường khi đi sau, MISA đã đặt ra 2 mục tiêu: Phải nhanh chóng ra mắt sản phẩm và sản phẩm phải đáp ứng tốt nhất và vượt trội trên thị trường về nghiệp vụ, công nghệ cũng như trải nghiệm khách hàng. 

Để làm được điều này, đội ngũ xây dựng dự án đã dày công nghiên cứu để tìm ra hướng đi khác biệt, có nhiều lợi thế cạnh tranh. Chị Hà nhớ lại, khi nghiên cứu một số phần mềm có màn hình lập hóa đơn quá phức tạp, giống như chứng từ kế toán. Trong khi đó những người lập hóa đơn có thể là người lớn tuổi, sinh viên làm thêm, nhân viên thu ngân không tốt nghiệp đại học… Vì vậy, phần mềm của MISA định hướng mẫu lập hóa đơn phải làm sao càng đơn giản, dễ hiểu giống như hóa đơn giấy càng tốt. Cùng với việc áp dụng phương pháp Design Thinking với khách hàng trong làm và cải tiến sản phẩm, phần mềm hóa đơn điện tử của MISA ngày càng thân thiện và dễ dùng.

Điểm mạnh thứ hai đó là tính kết nối và tích hợp của sản phẩm với hệ thống phần mềm cả trong và ngoài MISA, với các sản phẩm ở đa dạng lĩnh vực từ tài chính, kinh doanh, điều hành, quản lý nhân sự… Hiện nay, MISA meInvoice đã kết nối với khoảng 100 phần mềm ở các lĩnh vực. Bên cạnh đó, phần mềm còn giúp doanh nghiệp phát hành, quản lý hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi; đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo lĩnh vực, ngành nghề; lưu trữ an toàn, không giới hạn dung lượng…

Với việc liên tục nâng cấp, hoàn thiện sản phẩm, lượng khách hàng biết đến và sử dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice ngày càng tăng mạnh. MISA meInvoice nhanh chóng trở thành một trong những sản phẩm có tốc độ tăng trưởng khách hàng mạnh nhất tại MISA. Tính tới cuối năm 2020, cả nước có gần 500.000 doanh nghiệp áp dụng thành công hóa đơn điện tử, trong đó có tới hơn 100.000 doanh nghiệp lựa chọn phần mềm MISA meInvoice là công cụ đồng hành để thay đổi cách thức phát hành, quản lý và báo cáo hóa đơn.

Vào thời điểm Chính phủ ban hành Nghị định 123 (tháng 10/2020) kèm theo Thông tư 78 (tháng 09/2021) về lộ trình bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam đã tạo cú hích mạnh mẽ cho MISA meInvoice trở nên nổi bật và có lượng khách hàng tăng trưởng nhanh chóng.

Vậy hành trình chiếm lĩnh thị trường của sản phẩm hóa đơn điện tử MISA cụ thể như thế nào? Doanh nghiệp đã vượt qua các khó khăn, thử thách và chạy đua với tiến độ thời gian ra sao nhằm đáp ứng được các thông tư, nghị định, quy định khắt khe của Nhà nước để có thể trở thành nhà cung cấp dịch vụ truyền – nhận – lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử? Những kinh nghiệm và bài học đúc rút từ câu chuyện này là gì? Mời quý vị và các bạn đón đọc bài tiếp theo viết về giai đoạn 3 – giai đoạn bùng nổ, với tiêu đề: [Phần 3] Những “người hùng” trong vùng điểm nóng và 90 ngày đêm “ăn ngủ” cùng sản phẩm trong chuỗi nội dung của MISA Inspirers.