Chuẩn bị cho kế hoạch chiến lược

Một vài chỉ dẫn tạo tiền đề cho việc lập kế hoạch

Nhiều nhà quản lý giành thời gian “quý báu’’ của mình ở công ty để nghiên cứu và giải quyết các vấn đề. Đối với những nhà quản lý như vậy, cũng như đối với nhiều người trong số chúng ta, cảm thấy thật khó mà ngồi yên một chỗ và có cái nhìn nghiêm túc về những gì chúng ta muốn thực hiện cũng như cách thức tiến hành chúng. Điều được quan tâm là tiến hành công việc như thế nào. Tuy nhiên một trong những sự khác biệt chính giữa nhà quản lý trẻ với nhà quản lý có kinh nghiệm là kỹ năng nhìn ra các triển vọng lớn, có sự xem xét kĩ càng về những gì muốn làm và bằng phương pháp gì. Một trong những cách tốt nhất để phát triển kỹ năng này là thông qua những kinh nghiệm có được trong quá trình lập kế hoạch chiến lược. Một vài gợi ý dưới đây có thể giúp ích cho bạn trong quá trình này.

1. Mục đích chính của quá trình lập kế hoạch là cung cách tiến hành chứ không phải là các tài liệu kế hoạch.

2. Không có bản kế hoạch nào là “hoàn hảo’’ cả mà chỉ có việc bạn cố gắng hết sức để đưa ra các ý tưởng chiến lược và các phương thức tiến hành để từ đó bạn có thêm kinh nghiệm cho các kế hoạch chiến lược sau này.

3. Quá trình lập kế hoạch chiến lược thường không đơn giản. Nó giống như là quá trình quản lý, là một sêri những biện pháp nhỏ đồng loạt được thực hiện để phát triển công ty theo đúng hướng đề ra.

4. Trong quá trình lập kế hoạch mọi việc không quá tệ như bạn tưởng song cũng không quá tốt như bạn mong đợi.

5. Hãy tiến hành từ những việc đơn giản nhất.

Bạn cần tư vấn hay trợ giúp để lập kế hoạch ?

1. Công ty bạn trước đây chưa từng tiến hành các kế hoạch chiến lược.

2. Vì nhiều lý do mà các kế hoạch trước đây được coi là không thành công.

3. Có rất nhiều ý kiến đóng góp từ phía nhân viên công ty về các kế hoạch này và các vấn đề hiện thời của công ty đều hướng tới kế hoạch.

4. Không có nhân viên nào trong công ty khiến mọi người cảm thấy có đủ năng lực cần thiết .

5. Không có nhân viên nào trong công ty tận tâm với kế hoạch chiến lược của công ty .

6. Các nhà lãnh đạo cho rằng nguyên nhân thuận lợi bên trong sẽ hạn chế sự tham gia của các nhân viên đồng thời và họ không có cơ hội tham gia tích cực vào việc lập kế hoạch

7. Các nhà lãnh đạo muốn nghe những ý kiến khách quan, tức là đối với những người có sự quan tâm lớn tới các vấn đề và ý tưởng chiến lược của công ty.

Những ai tham gia kế hoạch ?

Một số gợi ý dưới đây dùng để tham khảo cho việc phát triển đội dự án (giành cho ban quản trị của các tập đoàn )

1. Chủ tịch hội đồng quản trị và ban quản trị nên tham gia và chỉ đạo đội dự án hướng phát triển và tiến hành kế hoạch .

2. Đưa ra chỉ đạo rõ ràng cho các thành viên, ví dụ như những người trực tiếp tham gia đội dự án, những người cung cấp thông tin quan trọng, những người kiểm tra tài liệu kế hoạch và những người lập kế hoạch v..v…

3. Nhiệm vụ chính của ban quản trị là đưa ra các kế hoạch chiến lược để chỉ đạo có hiệu quả các hoat động của công ty. Do đó ban quản trị cần tham gia vào các dự án và bổ nhiệm ban kế hoạch (giống như ban lãnh đạo)

4. Trong đội dự án luôn luôn cần có ít nhất một người có thẩm quyền để cơ bản đưa ra các quyết định chiến lược, ví dụ như việc chọn lựa mục tiêu cần thực hiện và cách thức tiến hành .

5. Phải gắn liền với những người có trách nhiệm thiết lập và thực thi kế hoạch

6. Phải gắn liền những người quản lí quá trình tiến hành bao gồm : tổ chức các cuộc họp, trợ giúp thu thập thông tin quan trọng, các tài liệu, kiểm tra tình trạng công việc …

7. Xem xét việc ghi chép những bước quan trọng trong tiến trình kế hoạch để công ty quản lí kế hoạch của mình khi mọi việc được thực thi.

• Những nhân viên khác nhau cần thời gian khác nhau để thực hiện kế hoạch. Ví dụ ban quản trị có trách nhiệm đưa ra chỉ đạo chiến lược (nhiệm vụ, mục tiêu, hiệu quả) sau đó trách nhiệm của nhân viên là phân tích chiến lược để xác định các chỉ thị mục tiêu của công ty để thận trọng đưa ra chiến lược cần thiết nhằm đạt mục tiêu theo chỉ thị đưa ra.

• Công ty nên tạo điều kiện cho đội dự án, các nhân viên, người lập kế hoạch càng nhiều càng tốt. Một đôi dự án hỗn hợp sẽ giúp thành viên ban quản trị nắm rõ các vấn đề và giúp nhân viên hiểu được các kế hoạch quan trọng của công ty .

• Nhiều nhà lập kế hoạch trẻ thường thắc mắc về số lượng buổi họp và những gì cần cho buổi họp… họ muốn có quy trình cho việc lập kế hoạch. Số lượng buổi họp phụ thuộc vào việc liệu trước đây công ty đã bao giờ từng lập kế hoạch chưa, bao nhiêu dự án, mục tiêu mà công ty đã từng tiến hành, truyền thống công ty là thích những cuộc họp dài hay ngắn và thời gian công ty dự định cho kế hoạch là bao nhiêu ?

• Cố gắng hoàn thành kế hoạch tốt nhất là từ hai đến ba tháng bởi mọi sự hỗ trợ sẽ giảm dần nên những nỗ lực cho kế hoạch sẽ giảm bớt.

• Tổ chức cuộc họp tốt nhất là hai đến ba tuần trong suốt quá trình lập kế hoạch nếu không sẽ rất mất động lực làm việc.

• Yếu tố quan trọng nhất để hoàn thành công việc là các cuộc họp nhận được sự ủng hộ từ phía nhà điều hành. Do đó cần chắc chắn rằng ban lãnh đạo đưa ra các chỉ đạo rõ ràng chứng tỏ họ ủng hộ và quan tâm tới quá trình lập kế hoạch chiến lược đồng thời họ cũng tham gia vào kế hoạch .

Một ví dụ về quá trình lập kế hoạch và tổ chức buổi họp

Ví dụ này bao gồm bốn cuộc họp về kế hoạch và phát triển các kế hoạch chiến lược tối ưu. Sau đó cuộc họp này sẽ được chuyển sang kế hoạch hàng năm.

1. Kế hoạch bắt đầu với cuộc họp cùng ban quản trị, chủ tịch hội đồng quản trị sẽ giới thiệu và trình bày về kết quả công ty thu được từ kế hoạch chiến lược, các điều tra tổng quát về quá trình lập lế hoạch và những người trong đội dự án. Tóm lại sau đó công ty triển khai bước tiếp theo của kế hoạch, thảo luận về khả năng đạt được các mục tiêu, nhiệm vụ….hay xác định các mục tiêu chiến lược cần phát triển (mục tiêu hay còn gọi là dự án). Các nhà lập kế hoạch phải nghiên cứu kỹ các chiến lược trước buổi họp.

2. Buổi họp tiếp theo tập trung vào việc lập các phương pháp cho mỗi mục tiêu. Để chuẩn bị cho buổi họp này một tiểu ban chịu trách nhiệm trong khâu chuẩn bị tài liệu bao gồm những nhiệm vụ, mục tiêu trước mắt cùng với mục tiêu và kế hoạch chiến lược. Tài liệu này sẽ được phát cho mọi người trong buổi họp tới.

3. Trong buổi họp tiếp theo các nhà lập kế hoạch trao đổi ý kiến phản hồi về tài liệu kế hoạch bao gồm nội dung và cách thức tiến hành. Nó được ghi trong tài liệu và phát trong buổi họp sắp tới.

4. Trong buổi họp tới không yêu cầu phải quá tập trung vào kế hoạch ví dụ như tài liệu ban quản trị duyệt trong cuộc họp ban quản trị thường kỳ.

5. Như ví dụ trên đã đề cập, các tiểu ban phải có trách nhiệm thu thập thông tin rồi phân loại để phát trước buổi họp.

6. Cũng cần lưu ý rằng, dựa trên cơ sở tài liệu, mọi người sẽ đưa ra kế hoạch hàng năm bao gồm chi tiết các kế hoạch cần thực hiện trong năm tới, những ai có trách nhiệm thi hành và tiến hành khi nào

7. Dù công ty quan tâm đến kế hoạch chiến lược nhưng mọi người vẫn phải sắp xếp thời gian để tham dự các cuộc họp thường xuyên. Việc sắp xếp này căn cứ vào các cuộc họp được tổ chức hợp lý thời lượng ngắn nhưng hiệu quả còn hơn các cuộc họp dài mà kém chất lượng. Ngoài ra nó còn truyền tải được hết yêu cầu của cuộc họp.

Một vấn đề thường thấy trong qúa trình lập kế hoạch là việc kế hoạch bị lãng quên. Công ty không chú ý tới việc thu thập thông tin quan trọng cho kế hoạch. Những gợi ý dưới đây giúp bạn chắc chắn thực hiện được kế hoạch:

1. Khi chỉ đạo quá trình lập kế hoạch cần tạo điều kiện cho những người chịu trách nhiệm tiến hành kế hoạch. Thành lập các tổ đa chức năng (đại diện của mỗi ngành, mỗi dịch vụ trong công ty) đảm bảo tiến hành kế hoạch thiết thực và hiệu quả.

2. Đảm bảo cho kế hoạch mang tính thiết thực. Thường xuyên đưa ra những câu hỏi cho những người tham gia dự án “kế hoạch này có thiết thực không?’’, “Anh có thể làm được hay không ?’’

3. Chia kế hoạch chiến lược tổng thể ra thành các kế hoạch hành động, thường bao gồm kế hoạch hành động (kế hoạch tiến hành) cho các tiểu ban trong công ty.

4. Trong tài liệu kế hoạch tổng thể chỉ rõ người tiến hành và khi nào (các kế hoạch hành động thường được đề cập tới trong phần thực hiện của kế họach chiến lược tổng thể). Một số công ty có lẽ còn đưa các kế hoạch hành động của kế hoạch chiến lược vào các tài liệu riêng biệt, chỉ bao gồm nhiêm vụ, mục tiêu, kết quả và chiến thuật. Cách này hơi mạo hiểm bởi ban quản trị sẽ ít tập trung vào các kế hoạch hành động.

5. Trong khâu thực hiện kế hoạch cần phải xác định rõ ràng các phương pháp tiến hành và trách nhiệm. Đặc biệt là trong 90 ngày đầu tiên thực hiện kế hoạch cần phải đưa ra kế hoạch rõ ràng. Vừa tiến hành công việc vừa kiểm tra lại.

6. Bàn giao công việc cho các nhân viên và kiểm tra kết quả làm việc.

7. Tiếp tục điều hành công việc theo kế hoạch. Thường xuyên kiểm tra những nhân viên tham gia kế hoạch hành động bởi họ thường ít kiểm tra kỹ công việc của mình.

8. Nghiên cứu kỹ tài liệu và phân công công việc, kiểm tra kỹ mọi nguồn thông tin.

9. Chắc chắn rằng có người đứng ra chỉ đạo, bảo đảm cho kế hoạch tiến triển đúng thời hạn.

10. Việc chủ tịch hội đồng quản trị ủng hộ kế hoạch là động lực rất lớn thúc đẩy tiến trình hoat động. Thống nhất các mục tiêu của kế hoạch để chủ tịch duyệt.

11. Chú ý vào các ý kiến phản hồi từ phía những người tham gia kế hoạch và cả hội đồng quản trị. Tham khảo tất cả hoặc một số gợi ý để chắc chắn cho kế hoạch được tiến hành.

12. Thường xuyên thay ‘người kiểm tra’ để nắm rõ mọi việc ví dụ như: qua mỗi quý nhân viên có hoàn thành nhiệm vụ không …

13. Sắp đặt người tham gia làm nhiệm vụ để giúp nhau hoàn thành công việc đúng thời hạn.