Phương pháp, giải pháp tái cơ cấu

Doanh nghiệp Việt khoảng 15 năm trở lại đây như cậu bé Gióng, một ngày bổng lớn nhanh như thổi nên cái áo không thể mặc vừa, cựa quậy muốn thoát ra đi tìm cái áo mới. Cái áo ấy chính là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Vậy là tái cơ cấu trở thành trào lưu. Những năm 2000, trào lưu tái cơ cấu nổi lên rầm rộ và các công ty tư vấn tái cơ cấu, xây dựng hệ thống, nhất là hệ thống ISO mọc lên như nấm.

Khốn khổ thay, người ta làm việc tái cơ cấu như một bài để “khè” nhau nhiều hơn để tìm được cái áo vừa vặn với mình. Sau khi lấy được chứng nhận ISO thì mọi việc cũng kết thúc. Hoạt động doanh nghiệp vẫn cứ thế, vẫn cứ loay hoay với những bất cập. Thất bại thảm hại!

Trước khi thực hiện tái cơ cấu, chúng ta cần tìm hiểu thế nào là cơ cấu hay cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.

Gần đây, trong một buổi hội thảo về xây dựng hệ thống, tôi đã thử đặt câu hỏi với diễn giả là một chuyên gia rất có tiếng trên thị trường rằng: “chúng ta xây dựng cơ cấu tổ chức để làm gì?. Chuyên gia ấy trả lời: “ để bố trí công việc và cho nhân viên thấy được lộ trình phát triển”. Và hình như hầu hết các trưởng phòng nhân sự cũng nghĩ thế. Bạn thử lật lại vấn đề, nếu xây dựng cơ cấu tổ chức để bố trí công việc và định hướng phát triển cho nhân viên thì chúng ta có cần xem xét lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức không? Chắc là không. Vì mô hình nào mà chẳng bố trí được công việc & định hướng phát triển cho nhân viên. Vậy nên, công dụng của cơ cấu tổ chức không chỉ có thế, phần quan trọng hơn của cơ cấu tổ chức là phát huy tốt nhất nguồn lực của doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu sản xuất kinh doanh. Có thế thì ta mới phải mất thời gian cân nhắc nên chọn cơ cấu như thế nào.

Qua tình huống trên, chắc bạn đã phần nào hiểu thế nào là cơ cấu tổ chức rồi. Theo quan điểm cá nhân tôi, cơ cấu tổ chức là hệ thống quy định thứ bậc các vị trí chức danh, chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ và các mối liên kết giữa những nhóm công việc nhằm đạt mục tiêu của công ty. Đồng thời, cơ cấu tổ chức cũng thể hiện rõ cơ chế sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Đó là lý do, mỗi khi doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc thay đổi chiến lược, người ta thường nghĩ đến “tái cơ cấu”. Và nhiều người vẫn nghĩ, chỉ cần thay đổi cơ cấu thì mọi việc sẽ đâu vào đấy. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã đầu tư, thuê tư vấn, thậm chí là copy cơ cấu tổ chức của một công ty thành đạt nào đó trên thị trường về làm cơ cấu tổ chức của mình.

Thực ra không phải vậy. Cơ cấu tổ chức chỉ là hình thức bên ngoài. Dĩ nhiên, khi hình thức thay đổi thì nội dung bên trong (những con người) cũng ít nhiều thay đổi. Tuy nhiên, điều đó chưa đủ để doanh nghiệp đạt mục tiêu kinh doanh của mình. Nhiều cơ cấu tổ chức hay thì thiệt là hay nhưng doanh nghiệp không vận dụng được vì con người bên trong đó chưa thay đổi kịp theo mô hình mới, họ vẫn làm việc theo thói quen. Hậu quả là cơ cấu tổ chức ấy rối loạn & sụp đổ.

Mỗi một nhà quản trị, một trường phái quản trị có những phương pháp rất khác nhau. Xin chia sẻ cùng các bạn cách của tôi:

Như phần trên đã nói, nhiệm vụ quan trọng nhất của cơ cấu tổ chức là phát huy nguồn lực nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp. Vì vậy, bạn nhất định phải xác định rõ mục tiêu của doanh nghiệp trước khi bắt tay vào xây dựng cơ cấu tổ chức. Khi xác định mục tiêu, bạn cũng cần lưu ý, mục tiêu cần tuân thủ yêu cầu mục tiêu SMART. Mục tiêu của bạn cũng cần đủ dài, thường 5 – 10 năm vì cơ cấu tổ chức không thể điều chỉnh một cách liên tục được. Hầu hết nhân viên đều rất dị ứng với việc tái cơ cấu xoành xoạch của doanh nghiệp trong thời gian vừa qua. Đơn giản vì khi cơ cấu thay đổi, địa vị và quyền lợi của các thành viên cũng bị thay đổi theo, dễ dẫn đến rối loạn tổ chức và thiếu hợp tác.

Nếu mục tiêu của bạn quá chung chung, bạn sẽ rất khó xác định cụ thể được công việc cần làm và cách thức như thế nào. Và bạn không xây dựng được cơ cấu tổ chức tốt như bạn mong đợi.

Sau khi xác định rõ mục tiêu, bạn cần xác định những công việc cần phải thực hiện nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có những mục tiêu khác nhau. Vì vậy, công việc cũng sẽ khác nhau. Để làm được bước này, doanh nghiệp cần phải phân tích và thiết kế công việc một cách nghiêm túc.

Trong thực tế đi tư vấn tái cơ cấu doanh nghiệp, tôi thường thấy doanh nghiệp hoặc copy công việc của các công ty khác cùng ngành về gắn vào cơ cấu của mình hoặc nhờ tư vấn làm giúp mà không thực sự đầu tư và tuân thủ quy trình. Vì vậy, hầu hết các dự án tái cơ cấu đến bước này đều bị nghẽn. Có trường hợp không thể tiếp tục thực hiện được, CEO từ chức vì không thể vượt qua nổi áp lực. Thực chất, đây là bước gian nan nhất trong dự án tái cơ cấu, vì vậy, tôi xin đề cập nội dung ở bài viết tiếp theo một cách cụ thể hơn. 

Bước 3: Xác định nguồn lực & khả năng cung ứng nguồn lực cho quá trình thực hiện mục tiêu.

Thông qua bước này, bạn sẽ quyết định nên chọn mô hình cơ cấu tổ chức nào cho doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp nhỏ: ít nhân sự & khả năng cung ứng nguồn lực chất lượng cao hạn chế, bạn có thể sử dụng mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng. Vì khi đó, doanh nghiệp chỉ cần có 01 CEO giỏi, đủ khả năng điều phối mọi việc trong doanh nghiệp là được.

Nếu doanh nghiệp cấp trung: nhân sự đông nhưng chất lượng chưa cao đồng đều. Bạn nên chọn mô hình cơ cấu tổ chức ma trận hoặc phức hợp. Vì cách này, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí nguồn lực nhờ tận dụng được tối đa nguồn lực từ các khối một cách linh hoạt.

Nếu doanh nghiệp lớn: nguồn lực đông và chất lượng cao, bạn có thể chọn mô hình cơ cấu tổ chức vệ tinh.

Còn một công dụng nữa của cơ cấu tổ chức mà ít ai nghĩ đến. Mỗi mô hình cơ cấu tổ chức luôn có những nguyên tắc liên kết giữa các bộ phận, khối công việc. Đây chính là nguyên tắc để doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc và các thông tin công việc khác. Nếu chưa có cơ cấu tổ chức, mà bạn đã vội đi xây dựng quy trình làm việc, mô tả công việc, tiêu chí hoàn thành công việc và tiêu chuẩn năng lực thì kiểu gì chúng cũng sẽ đá nhau loạn xạ. Và hệ thống của doanh nghiệp không phá sản mới lạ.

Sau khi xác định mô hình cơ cấu tổ chức, bạn hãy cụ thể hóa chức năng và trách nhiệm của từng bộ phận. Bạn cần lưu ý, khi chức năng và trách nhiệm chưa rõ ràng thì các bộ phận vẫn còn chồng chéo & hiện tượng đùn đẩy trách nhiệm vẫn còn. Cũng từ đây, bạn có thể xây dựng được tiêu chí hoàn thành công việc (KPI) cho các bộ phận một cách chính xác và phù hợp mục tiêu chung.

Đến đây, chắc bạn đã hiểu thế nào là cơ cấu & cách thức xây dựng cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp. Trở lại vấn đề của chúng ta: “thế nào là tái cơ cấu doanh nghiệp?”

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp nghĩ tái cơ cấu tức là làm mới cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nghĩ như vậy đúng nhưng chưa đủ.

Bạn có được cơ cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp là tốt rồi nhưng nếu hệ thống bên trong nó chưa tốt thì cơ cấu của bạn sẽ không thể phát huy hiệu quả. Vì vậy, song song với việc xây dựng cơ cấu, bạn cần thực hiện các bước cải tiến các chính sách, quy trình làm việc, mô tả công việc, tiêu chí hoàn thành công việc, tiêu chuẩn năng lực và hệ thống đánh giá, kiểm soát công việc hiệu quả. Đây cũng chỉ mới cải tiến về mặt hình thức, cái áo của doanh nghiệp. Phần quan trong hơn, doanh nghiệp cần cải tiến chính là nội lực, nguồn nhân lực của mình. Nếu không, hiện tượng bình mới, rượu cũ thì vẫn cứ đâu vào đấy. Và tái cơ cấu trở thành con dao hai lưỡi của doanh nghiệp. Đây chính là nguyên nhân của mọi nguyên nhân dẫn đến những dự án tái cơ cấu thất bại thảm hại ở rất nhiều doanh nghiệp suốt hơn 15 năm qua.