Để đào tạo nhân viên được hiệu quả cao

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực đang là một đề tài nóng trên bàn các cấp quản trị cao nhất của các công ty. Đã đến lúc mọi người nhận thức ra được rằng không thể cứ trông chờ vào những tài năng do cha mẹ họ sinh ra, cũng không thể ngồi than thân trách phận và đổ lỗi cho hệ thống giáo dục. Chuyện đào tạo nhân viên đã trở thành một công việc đương nhiên phải làm như bán hàng, sản xuất và tiếp thị …, là một lẽ tự nhiên như hít thở để mà sống vậy.

Tuy nhiên, xung quanh việc đào tạo thời gian qua phần lớn lại là những câu chuyện về sự thất bại. Đa số những người có liên quan đều bày tỏ sự thất vọng với kết quả của đào tạo. Ngân sách đào tạo bị đắn đo, thu hẹp lại. Nhiều công ty không có ngân sách đào tạo, chỉ khi nào có khóa học tốt thì mới xem xét phê duyệt kinh phí riêng. Có những công ty bỏ luôn việc đào tạo hàng năm trời không ngó ngàng tới.

Lý do có lẽ bởi quá trình đào tạo nhân viên hiện nay ở các doanh nghiệp là một quá trình diễn ra hết sức tự nhiên chủ nghĩa:

– Thấy yếu thì có nhu cầu đào tạo

– Muốn đi học thì tìm chỗ nào có dạy cái mình muốn học thì tham gia hoặc mời về giảng dạy

– Khi học: nếu thày giảng hấp dẫn và có nhiều kiến thức mới lạ thì hào hứng và say mê; ngược lại thì bỏ bê, buồn chán.

– Học xong: ???

– Nhu cầu học được nhận thức một cách chủ quan và cảm tính từ ý muốn của người học hoặc của người quản lý, chứ chưa xuất phát từ việc phân tích nhu cầu công việc một cách đầy đủ và có hệ thống. Thấy doanh số thấp thì bắt nhân viên đi học kỹ năng bán hàng, mà không biết rằng doanh số thấp có thể còn do khách hàng không hài lòng ở sự mất vệ sinh của cửa hàng; hoặc việc nhân viên đối xử không tốt với khách hàng có thể còn do người quản lý cửa hàng chưa rành cách quản lý nên tạo ra những áp lực không đáng có cho nhân viên của mình…

– Sự thất bại thứ hai là ở định hướng đào tạo: người học chỉ nhắm đến việc thu lượm được những kiến thức mới mà không có định hướng cụ thể, rõ ràng là sẽ phải áp dụng kiến thức đó vào giải quyết công việc và vấn đề nào đó của mình. Người bỏ tiền cho nhân viên đi học thì cũng chỉ hy vọng chung chung rằng với những kiến thức thu lượm được, nhân viên của mình sẽ cải thiện được kết quả và hiệu quả công việc, mà không đặt ra được mục tiêu cụ thể sau khóa học, việc thực hiện công việc của nhân viên phải được thể hiện như thế nào. Mặt khác, do phân tích nhu cầu đào tạo không đầy đủ và hệ thống, người ta không thấy hết những nguyên nhân có liên quan đến vấn đề để giải quyết cho đồng bộ (ví dụ, bên cạnh đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên cửa hàng thì phải chấn chỉnh việc quản lý bằng cách đưa ra hệ thống xếp ca làm việc cho công bằng, chỉ tiêu công việc rõ ràng cho từng nhân viên, qua đó làm giảm áp lực cho người quản lý, đánh giá được kết quả của nhân viên để đãi ngộ, thưởng phạt…), do vậy, kết quả đạt được từ đào tạo không những không phát huy được mà còn bị mai một.

– Sự thất bại thứ ba là ở phương pháp đào tạo: cả người học và người dạy quá chú trọng kiến thức một cách đơn thuần, không quan tâm đúng mức đến việc áp dụng để có kết quả thực tế. Người ta cũng thích những ông thày có nhiều kinh nghiệm thực tế, nhưng chỉ là để nói cho hay, đưa ra nhiều ví dụ cho dễ tiếp thu, đỡ căng thẳng và buồn ngủ, chứ để học hỏi và áp dụng thì cũng chẳng được bao nhiêu. Nói cho công bằng, nhiều học viên, nhà quản lý và giảng viên cũng mong muốn những kiến thức từ các lớp đào tạo sẽ đi được vào thực tiễn, nhưng kết quả phần nhiều là không như mong đợi. Nhiều lớp đào tạo vẫn là thuyết giảng, thày giảng, trò nghe; một số trường hợp có đưa thêm vào việc thảo luận tình huống, làm bài tập, nhưng cũng chỉ nhằm làm cho giờ học đỡ căng thẳng, buồn chán. Mục đích chính vẫn là nhồi kiến thức chứ chưa mang lại kỹ năng, chưa kích hoạt cho hành động.

Điều đầu tiên phải nói tới là phải thay đổi cách hiểu và cách thực thi việc đào tạo của doanh nghiệp. Có nhiều phương pháp và mô hình đào tạo khác nhau liên quan đến vấn đề này, nhưng chung qui lại đều có một điểm chung là có sự khác biệt giữa đào tạo tại doanh nghiệp với việc giáo dục và phổ biến tri thức ở các cơ sở của ngành giáo dục. Đào tạo tại doanh nghiệp nhắm đến những mục tiêu cụ thể hơn, đòi hỏi kết quả đào tạo phải được chuyển hóa thành năng lực của nhân viên và kết quả công việc. Do vậy, quá trình đào tạo tại doanh nghiệp phải được quản trị và thực thi theo một phương thức khác. Đó là một công nghệ gồm những công đoạn như sau:

Phân tích nhu cầu đào tạo phải đánh giá được thực trạng năng lực và kết quả công việc của nhân viên so với những mục tiêu cụ thể được đặt ra cho họ. Từ đó, phải phân tích một cách hệ thống để tìm ra những nhân tố tác động tới kết quả công việc của nhân viên, xác định mối liên hệ giữa các nhân tố đó với nhau và mối liên hệ giữa từng nhân tố với kết quả công việc. Kết quả của việc phân tích nhu cầu đào tạo là phải chỉ ra được người nhân viên cần phải được đào tạo những gì, mục tiêu nào việc đào tạo phải đạt tới, và những công việc khác phải làm là gì để phát huy một cách tốt nhất những kết quả mà đào tạo đã mang lại.

Thiết kế đào tạo là một thuật ngữ xa lạ ở Việt Nam. Đơn giản là vì trước đây, người ta coi đào tạo chỉ là một hành động nhằm trang bị và cập nhật kiến thức. Mục tiêu đào tạo đặt ra thường là rất chung chung: hiểu biết cái này cái nọ. Nhưng đào tạo chẳng có thi đầu vào, đầu ra. Ai học cũng được cấp chứng chỉ. Khi về làm không được việc thì đổ thừa tại thày dạy lý thuyết, thày thì nói rằng nhân viên không biết áp dụng hoặc tại doanh nghiệp không biết xài.

Để tránh tình trạng mập mờ, kém hiệu quả thì mục tiêu đào tạo phải hết sức cụ thể và rõ ràng, ngay từ khi phân tích nhu cầu. Thiết kế đào tạo là lập kế hoạch, lập trình sẵn cho quá trình đào tạo, sao cho khi thực hiện đầy đủ chương trình, kế hoạch đó thì kết quả đạt được phải thỏa mãn mục tiêu đã đặt ra. Mục tiêu đó có thể là năng lực, là kỹ năng… được thể hiện ra bằng công việc cụ thể.

Thiết kế đào tạo không phải chỉ đưa ra dàn ý cho các nội dung, các tài liệu tham khảo để nhằm cung cấp tri thức đơn thuần. Tất cả các mục tiêu đào tạo đều được diễn giải ra thành các kết quả (learning points) về tri thức, kỹ năng, hoặc công việc cụ thể. Để đạt tới kết quả đó, một lộ trình sẽ được đặt ra cho toàn khoá học và cho từng phần học: nghe những gì, xem/đọc những gì, trả lời những câu hỏi nào, thảo luận gì, thực hành gì… kể cả cách thức nghe, xem, trả lời câu hỏi và thực hành cũng phải được hoạch định. Học viên và giảng viên, người hướng dẫn… phải thực hiện theo vai đã hoạch định cho mình trong lộ trình đó, cũng y như thực hiện bất cứ một công việc kinh doanh thường nhật nào. Với một thiết kế khoa học và chặt chẽ, các công cụ đầy đủ, thực thi đúng, kết quả đào tạo đương nhiên là được đảm bảo; cho dù không phải học viên nào cũng xuất sắc, nhưng sự thay đổi trong nhận thức, thái độ, kỹ năng và kết quả công việc (dù ít hay nhiều) là điều được ghi nhận trong thực tế.

Diễn nôm ra thì công việc này có nghĩa là người đi học lên lớp học, người đi dạy lên lớp và giảng bài.

Tuy vậy, chuyện học và giảng ở đây cũng không đơn giản là chuyện nói và nghe cho hết nội dung, mà điều trọng yếu là phải đạt được các kết quả, các mục tiêu đã đặt ra cho khoá đào tạo và cho từng phần học. Ở đây, nếu chỉ dựa vào tài năng cá nhân, năng khiếu ăn nói hay kinh nghiệm của người thầy thì kết quả sẽ rất hạn chế.

Trong một khoá đào tạo, điều quan trọng nhất không phải là những gì học viên được nghe, mà là những gì họ được trải nghiệm và sẽ có khả năng thực hiện. Học viên không chỉ nghe, mà còn phải thử, phải tập dượt, phải thể hiện và phải tìm cách ứng dụng những gì họ đã học hỏi được. Hoạt động đào tạo do vậy không phải chỉ là việc giảng bài, mà là một loạt những hoạt động đa dạng: giảng và nghe, thảo luận, chơi, thử nghiệm… nhằm đạt được những năng lực và công việc được qui định trong các kết quả và mục tiêu của từng khoá học

Do vậy, người thực hiện đào tạo, hay còn gọi là giảng viên theo cách hiểu truyền thống, không chỉ cần có tri thức chuyên môn về nội dung mà mình đảm nhận và năng lực ăn nói, mà còn cần có khả năng thực hiện các hoạt động đào tạo theo thiết kế đã được lập trình một cách liên hoàn với nhau, để giúp học viên đạt các kết quả và mục tiêu đã hoạch định.

Người thực hiện đào tạo phải nắm vững các nội dung được đào tạo, hiểu rõ quá trình đào tạo và nắm vững thiết kế đào tạo.

Đánh giá kết quả đào tạo thường được thực hiện một cách hời hợt, bởi quan niệm cho rằng đào tạo chỉ là chuyển giao tri thức. Mà tri thức thì khó đo. Các mục tiêu đào tạo cũng thường được hoạch định quá chung, nên việc đo lường cũng khó thực hiện và thường là không có ý nghĩa.

Thực ra, việc đánh giá kết quả đào tạo có những ý nghĩa rất thực tiễn. Đánh giá kết quả đào tạo cho ra những thông tin để đánh giá toàn bộ quá trình đào tạo, để khắc phục các sai sót và cải tiến. Mặt khác, đánh giá dựa trên những mục tiêu cụ thể và gắn với các kết quả, các mục tiêu đào tạo thì sẽ tạo ra động lực tốt cho việc học hỏi và ứng dụng, cải thiện hiệu quả công việc.

– Việc phân tích nhu cầu đào tạo: có chính xác không, tại sao?

– Thiết kế đào tạo có phù hợp không, tại sao?

– Thực hiện đào tạo có tốt không, có đúng theo thiết kế không, tại sao?

– Kết quả đào tạo: năng lực, kỹ năng và kết quả công việc có tốt không, tại sao?

Việc đánh giá kết quả đào tạo cũng đồng thời xem xét cả việc thực hiện các cải tiến khác có liên quan đã được chỉ ra trong quá trình phân tích nhu cầu đào tạo, để đánh giá chính xác hơn quá trình đào tạo.