Nguyên tắc “Quản lý thời gian” để thành công

NGUYÊN TẮC 11: QUẢN LÝ THỜI GIAN

Có lẽ vấn đề mà nhiều người hiện nay thường gặp phải là việc thiếu thốn thời gian. Hầu như ai cũng cảm thấy mình có quá nhiều việc phải làm và dường như chẳng có lúc nào để nghỉ ngơi thư giãn cả. Có nhiều người luôn cảm thấy mệt mỏi vì trăm công nghìn việc, và tệ hại là càng làm việc nhiều họ càng rơi vào cảm giác mệt mỏi này. Chính điều này khiến bạn dễ lâm vào tình trạng đối phó với mọi thứ xung quanh. Có nghĩa là thay vì quyết định rõ ràng muốn làm gì, bạn lại thường xuyên phản ứng lại một cách tự nhiên những gì diễn ra xung quanh mình. Và hiển nhiên là chẳng mấy chốc mà bạn sẽ mất đi khả năng tự chủ của mình. Bạn dễ rơi vào trạng thái cảm thấy cuộc sống đang điều khiển mình, chứ không phải là bản thân bạn đang sống cuộc sống của chính mình.

Để tránh điều này xảy ra, bạn phải thường xuyên nhìn lại bản thân, xem mình đang làm gì. Hãy suy nghĩ thật nghiêm túc bạn là ai và bạn đang đi về đâu. Bạn phải biết được những gì là thực sự quan trọng với bản thân, và liệu những gì bạn làm có đúng như thế hay không. Bạn phải quản lý tốt thời gian của mình, chứ không phải là một tên nô lệ của thời gian, của hàng trăm công việc và nhu cầu cần đến quỹ thời gian quý báu của bạn. Bạn phải biết cách sắp xếp mọi hoạt động thật hợp lý để đạt được cân bằng cuộc sống cho bản thân.

Hành động thiếu suy nghĩ chính là nguyên nhân của mọi thất bại. Khả năng tư duy chính là tài sản có giá trị nhất mà bạn đang sở hữu. Nếu bạn cải thiện được khả năng tư duy của mình, bạn sẽ cải thiện được chất lượng cuộc sống của bạn, đôi lúc là ngay lập tức.

Thời gian là nguồn tài sản vô giá, một khi đã trôi qua thì không thể lấy lại được và cũng không phải là thứ mà bạn có thể tiết kiệm được. Có một cách để sử dụng hợp lý thời gian là phân bổ nó vào những hoạt động mang lại giá trị cao cho bạn. Mọi việc đều cần thời gian. Và hiển nhiên thời gian cũng rất cần thiết đối với những mối quan hệ quan trọng trong đời bạn. Chính vì thế, trước khi định dùng thời gian vào việc gì, hãy dành ra một lúc để suy nghĩ cân nhắc về khoảng thời gian đó. Đó chính là cách mà bạn có thể cải thiện tình trạng quản lý thời gian của mình một cách nhanh chóng.

Tôi đã từng nghĩ rằng quản lý thời gian đơn giản chỉ là một công cụ kinh doanh, giống như một cái máy tính hay một chiếc điện thoại di động. Hay nói cách khác quản lý thời gian là cách để bạn làm được nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn, và cuối cùng là bạn sẽ kiếm được nhiều tiền hơn. Tuy nhiên, sau đó tôi mới vỡ ra rằng quản lý thời gian không phải là một hoạt động hay một kỹ năng thứ yếu. Ngược lại đó chính là kỹ năng cốt lõi mà mọi thứ khác trong cuộc sống phải dựa theo đó.

Trong công việc hay trong hoạt động kinh doanh nói chung, có rất nhiều nhu cầu mà bạn phải cần đến quỹ thời gian không chỉ của mình mà còn của người khác nữa. Tuy nhiên, khi ở nhà hay trong đời sống riêng tư của mình, bạn lại toàn quyền quyết định đối với tất cả thời gian mà mình có. Và đây chính là quỹ thời gian mà tôi muốn tập trung bàn đến.

Quản lý thời gian cá nhân bắt đầu từ chính bản thân bạn. Nó bắt đầu bằng việc bạn suy nghĩ xem cái gì thực sự quan trọng với bạn trong cuộc đời này. Và điều này chỉ thực sự có ý nghĩa khi bạn sắp xếp các công việc cụ thể mà bạn muốn đạt được. Trong trường hợp này, bạn cũng cần phải đặt ra các mục tiêu cho ba lĩnh vực chính trong đời mình. Thứ nhất, đó là các mục tiêu liên quan đến gia đình và đời sống cá nhân. Đây chính là những lý do tại sao bạn lại thức dậy mỗi sáng, tại sao bạn phải làm việc chăm chỉ và không ngừng nâng cao những kỹ năng của mình, tại sao bạn phải bận tâm về tiền bạc và đôi lúc còn phải bực tức vì những nhu cầu cần đến thời gian của bạn.

Vậy những mục tiêu cá nhân và gia đình của bạn là gì, cả hữu hình và vô hình? Một mục tiêu hữu hình cho gia đình có thể là một ngôi nha khang trang hơn, xe hơi sang trọng hơn, một chiếc tivi to hơn, một chuyến du lịch, hay bất kỳ thứ gì khác cần đến tiền bạc. Trong khi đó, một mục tiêu vô hình có thể là xây dựng mối quan hệ tốt đẹp hơn với người bạn đời và con cái, cũng có thể là dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, để cùng đi dạo hay đọc sách với nhau… Khi bạn đã được những mục tiêu cá nhân và gia đình như thế này có nghĩa là về cơ bản bạn đã quản lý được thời gian của mình, hay nói cách khác bạn đã đạt được mục đích chính của việc quản lý thời gian.

Mục tiêu thứ hai liên quan đến công việc và sự nghiệp của bạn. Đây chính là phương tiện để bạn đạt được mục tiêu thứ nhất. Bạn phải có được mức thu nhập bao nhiêu mới đáp ứng được những mục tiêu của gia đình bạn? Bạn phải làm thế nào để phát triển các kỹ năng và khả năng của mình để đứng vững và vươn liên trong sự nghiệp của mình? Những mục tiêu về công việc như thế này cũng vô cùng quan trọng, đặc biệt là khi cân bằng với những mục tiêu cá nhân và gia đình.

Loại mục tiêu thứ ba là những mục tiêu phát triển cá nhân. Nên nhớ, chiến thắng bản thân luôn là chiến thắng vĩ đại nhất. Cuộc sống bên ngoài của bạn sẽ phản ánh đời sống nội tại của bạn như thế nào. Nếu bạn mong nhận được những điều có giá trị trong đời sống cá nhân cũng như sự nghiệp, trước hết bạn phải trở thành một người có giá trị trong quá trình tự phát triển bản thân mình. Hãy xây dựng chính bản thân trước khi muốn xây dựng cuộc sống của mình. Có lẽ bí quyết thành công lớn nhất nằm ở chỗ bạn có thể trở thành một người mà mình muốn để đạt được bất kỳ mục tiêu nào mà bạn thực sự muốn đạt được. Tuy nhiên để làm được như thế, bạn phải nỗ lực rất nhiều và không bao giờ được bỏ cuộc.

Một khi bạn đã có danh sách những mục tiêu cá nhân và gia đình, cũng như những mục tiêu về công việc và sự nghiệp, bạn phải quyết định thứ tự ưu tiên rõ ràng cho chúng. Điều gì là quan trọng nhất với bạn, mà bạn có thể làm để có được hạnh phúc, sự thoả mãn và niềm vui trong cuộc sống. Song song với việc làm này là xác định những vấn đề thứ yếu, là những việc mà bạn sẽ làm ít hơn và muộn hơn.

Có một sự thật là lịch của bạn sẽ luôn đặc kín. Bạn không có một khoảng thời gian nào trống cả. Chính bởi vậy, nếu muốn làm một việc gì đó mới, bạn phải từ bỏ một công việc cũ nào đó. Nếu muốn tham gia vào một hoạt động nào đó, cũng đồng nghĩa với việc phải rút khỏi một công việc khác. Đây chính là lúc mà bạn phải cân nhắc thật cẩn thận, được cái này thì mất cái kia.

Nếu bạn muốn dành nhiều thời gian hơn cho gia đình, bạn phải xác định được những công việc nào có thể cản trở ý muốn này của bạn. Một nguyên tắc của quản lý thời gian là khoảng thời gian “cứng”, ví dụ như thời gian làm việc, sẽ tác động đến những khoảng thời gian “mềm”, như thời gian bạn dành cho gia đình. Điều này có nghĩa là nếu bạn không hoàn thành công việc ở cơ quan vì đã không sử dụng tốt thời gian của mình ở đó, bạn phải lấy bớt thời gian mình dành cho gia đình. Và kết quả là bạn sẽ dễ rơi vào trạng thái mâu thuẫn, vì với bạn gia đình là quan trọng, nhưng bạn cũng không muốn công việc bị ảnh hưởng. Bạn sẽ dễ bực tức và tưởng chừng như phải chịu rất nhiều sức ép.

Hãy suy nghĩ theo hướng này. Mỗi giây phút mà bạn đang lãng phí từ lúc bạn thức dậy chính là khoảng thời gian mà cuối cùng chính gia đình bạn thiếu thốn. Vì thế hãy tập trung vào công việc khi bạn ở cơ quan để cuối ngày bạn có thời gian với gia đình khi bạn về nhà. Có ba câu hỏi mấu chốt mà bạn có thể thường xuyên hỏi bản thân mình để giữ được cân bằng trong cuộc sống. Câu hỏi thứ nhất là: “Cái gì thực sự quan trọng với tôi?” Bất kỳ lúc nào bạn cảm thấy mình có quá nhiều việc phải làm trong khi lại có rất ít thời gian, hãy dừng ngay mọi việc lại và hỏi bản thân mình câu hỏi này. Và sau đó, phải đảm bảo những gì bạn làm chính là câu trả lời cho câu hỏi đó.

Câu hỏi thứ hai là: “Những hoạt động nào mang lại cho tôi những giá trị cao nhất?” Trong đời sống cá nhân của bạn, điều này có nghĩa là “Những việc nào mang lại cho tôi sự thỏa mãn và hài lòng nhất? Trong số những việc mà tôi có thể làm được, đâu là công việc mà tôi có thể tạo ra nhiều giá trị nhất cho cuộc sống của mình?”

Và câu hỏi cuối cùng mà bạn phải thường xuyên hỏi đi hỏi lại là: “Hiện tại cách sử dụng thời gian nào của tôi là có giá trị nhất?” Bởi vì bạn chỉ có thể làm được một việc tại một thời điểm, bạn phải thường xuyên sắp xếp lại cuộc sống của mình để có thể làm được một việc quan trọng nhất vào bất kỳ thời điểm nào.

Quản lý thời gian cá nhân khiến bạn có thể lựa chọn công việc nào để làm trước, công việc nào làm sau, và việc gì không nên làm. Nó cũng giúp bạn có thể sắp xếp hợp lý mọi khía cạnh trong đời sống của mình. Làm sao để có được niềm vui, hạnh phúc và sự thỏa mãn lớn nhất từ những việc mà bạn làm.