Làm thế nào để hợp tác kinh doanh thành công?

Nếu bạn là một CEO, việc duy trì sự tăng trưởng ổn định trong môi trường cạnh tranh gay gắt mang tính chất toàn cầu hóa như hiện nay là một thách thức rất lớn. Xu hướng tìm kiếm các giải pháp nằm bên ngoài tổ chức ngày càng được nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Nhiều người trong số họ đã nhìn ra sức mạnh không phải từ việc đơn độc đối mặt với cạnh tranh, mà chính ở chỗ làm sao xây dựng được các liên minh, đối tác để cùng nhau chống đỡ và phát triển.

Một cuộc thăm dò ‎ý kiến của các CEO mới tiến hành gần đây cũng cho thấy rằng sự hợp tác để giành lợi thế cạnh tranh đã tăng nhanh đến mức đang trở thành một yêu cầu cấp bách mang tính chiến lược tại nhiều công ty. Từ kết quả cuộc khảo sát này, các nhà nghiên cứu cũng đưa ra dự đoán đến năm 2008, có tới 62% các công ty trên toàn thế giới sẽ theo đuổi chính sách tìm kiếm các cơ hội hợp tác.

Nếu trước đây nhiều người lo ngại rằng sự cạnh tranh không lành mạnh và chính sách đóng cửa của một số quốc gia sẽ trở thành mối đe dọa đối với xu thế hội nhập trong kinh doanh, thì ngày nay sự phát triển của nhiều hình thức liên doanh, liên kết đã mở ra một viễn cảnh hợp tác mới theo những chiều hướng tích cực hơn. Các công ty đã nhận ra rằng bằng việc thúc đẩy và phát triển các mối quan hệ thân thiện vượt ra khỏi biên giới về vùng địa lý và nằm ngoài khuôn khổ của tổ chức, họ có thể tận dụng được nhiều cơ hội để tăng lợi nhuận.

Trong khi một số công ty lớn trên toàn cầu đã bắt đầu thu về nhiều lợi nhuận từ việc thực hiện các hợp đồng BOP (Business process outsourcing), thì vẫn có nhiều đối tác kinh doanh chịu sự thất bại trong việc phát triển loại hình kinh doanh này.

BOP có thể hiểu là hợp đồng phát triển một nội dung nào đó với nhà cung cấp dịch vụ thứ ba. BOP được coi như là một phương thức tiết kiệm chi phí xây dựng và sản xuất những sản phẩm mà một công ty cần phải có. Tuy nhiên, đó không phải là sản phẩm chủ chốt trong việc duy trì vị trí của công ty trên thị trường, do vậy họ có thể thuê gia công ngoài.

Trên thực tế sự hợp tác này không cần tốn quá nhiều giấy mực về mặt pháp lý, mà phụ thuộc vào con tim và khối óc của các bên đối tác. Trong một cuộc khảo sát mới đây do Liên minh đối tác kinh doanh toàn cầu (Global Business Partnership Alliance – GBPA) tiến hành, một vị CEO có kinh nghiệm lâu năm trong việc thực hiện các hợp đồng BOP đã phát biểu: “Thành công đến từ sự hợp tác = năng lực x thái độ”.

Tại sao vị CEO này lại đưa nhân tố “thái độ” vào công thức tạo ra sự thành công trong hợp tác kinh doanh? Bởi vì nếu là đối thủ cạnh tranh trên thương trường, họ có quyền thể hiện thái độ thiếu thiện chí với nhau. Nhưng khi đã trở thành đối tác của nhau, thái độ thiếu thiện chí và không nghiêm túc sẽ ngăn cản quá trình hợp tác mang lại hiệu quả.

Công trình nghiên cứu do GBPA thực hiện với các thành viên đối tác đã đưa ra 10 yếu tố cơ bản trong việc xây dựng các mối quan hệ qua lại cùng có lợi giữa các bên. Đó là:

Thành công của sự hợp tác phải được tất cả các bên liên quan coi trọng như nhau. Việc liên minh liên kết với một tổ chức có mâu thuẫn về tư tưởng trong nội bộ là một sự hợp tác không mang lại hiệu quả. Các quan hệ hợp tác phải được cùng nhìn nhận và đánh giá dưới những con mắt giống nhau.

Việc cùng ký kết vào một hợp đồng liên kết kinh doanh mới chỉ là bước khởi đầu. Cả hai bên sau đó phải chứng minh việc thực hiện cam kết bằng hành động cụ thể. Không có một sự kỳ diệu nào có thể mang lại thành công cho sự hợp tác mà không tốn thời gian, nỗ lực, cố gắng hết mình của con người, và dựa trên những kỹ năng thành thục. Vấn đề sống còn trong hợp tác phát triển kinh doanh nằm ở quá trình huy động, kiểm soát và phân công các nguồn lực thực hiện cam kết.

Việc xác định rõ ràng mục tiêu tổng thể và tầm nhìn chiến lược có ý nghĩa quan trọng với tất cả các đối tác cùng tham gia hợp tác. Tuy nhiên, mỗi bên đều có thể có những mối quan tâm cá nhân khác nhau, cũng như nhu cầu và sự hiểu biết về sự hợp tác khác nhau. Ví dụ mục tiêu chung khiến hai công ty hợp tác với nhau là để thâm nhập thị trường Nhật Bản. Song một công ty vào Nhật Bản là để tăng doanh thu, còn công ty kia là muốn khuếch trương thương hiệu và tăng lợi nhuận.

Trước khi ký kết hợp tác, cả hai bên đều phải xác định rõ ràng mục tiêu chung, đồng thời làm rõ mục tiêu cá nhân của mỗi bên. Mặc dù trong hợp đồng và trên giấy tờ có thể yêu cầu nói rõ vấn đề này, nhưng sự không hiểu biết lẫn nhau khiến cơ hội thành công của hợp tác sẽ ít đi.

Trước khi muốn hợp tác kinh doanh, bạn cần phải xác định các nguyên tắc cam kết về mặt hành vi. Nếu hai bên không đề cập đến hoặc khẳng định rằng, sự trung thực và liêm chính là những yếu tố cơ bản để quan hệ hợp tác kinh doanh được diễn ra tốt đẹp, thì rất có thể mỗi bên sẽ “ngấm ngầm” thực hiện theo cách của mình, mà bên kia không hề biết. Vì vậy, không thể để coi rằng đây là vấn đề đương nhiên khi hợp tác, vì “ngụ ý” trong trường hợp này chỉ được dựa trên cơ sở của những giả thuyết – mà giả thuyết chính là một trong những trở ngại chủ yếu dẫn đến thành công của hợp tác.

Sự rõ ràng và trong sáng của ngôn ngữ dùng trong giao tiếp không chỉ cần thiết đối với các đối tác trong kinh doanh, mà ngay cả trong các hoạt động diễn ra bên trong nội bộ của các tổ chức. Thông thường khi hợp tác thất bại, lý do đầu tiên mà nhiều người vin vào là các nhà lãnh đạo điều hành kém. Trong khi đó, vấn đề chính lại nằm ở chỗ thiếu sự trao đổi, đặc biệt thiếu sự đối thoại giữa hai bên khi đụng đến các vấn đề về lợi ích và mục tiêu của sự hợp tác.

Việc giao tiếp cần phải được triển khai ngay từ những bước khởi đầu và nên xác định vai trò trách nhiệm và tiến trình thỏa thuận nhằm đảm bảo sự hiểu biết lẫn nhau giữa các đối tác.

Hợp tác thành công có nghĩa rằng bạn sẽ kiểm soát được vào thời điểm nào sẽ nảy sinh những vấn đề đối kháng, không thể hòa giải được và làm chủ được những tình huống đó. Ví dụ trong các hợp đồng kinh doanh và các hợp đồng về mức cam kết chất lượng dịch vụ – còn viết tắt là SLAs (Service Level Agreements), cần phải được chi tiết hóa và có độ chính xác cao, nhiều khi có những phụ lục đi kèm. Việc thảo luận khi phát sinh những mâu thuẫn giữa các bên sẽ có thể viện đến các điều khoản đi kèm có tính chất bảo vệ này. Vì vậy, sự đa dạng của các nguyên tắc và điều khoản trong ký kết là rất cần thiết.

Nhưng nhìn chung trường hợp không thể tự giải quyết mà phải cần đến sự giúp đỡ của luật sư và sự can thiệp của luật pháp mới khiến các bên thực hiện đúng cam kết của hợp đồng, là một tình thế bất lợi mà chẳng bên nào muốn.

Nhiều công ty tránh hợp tác với những đối tác có những giá trị văn hóa đối nghịch. Song nếu như các công ty có những giá trị quá tương đồng, liệu sự hợp tác có mang lại cho họ thuận lợi gì không? Hợp tác là cần thiết để khích lệ và tiếp cận các ý tưởng mang tính sáng tạo.

Không nên dùng những thủ đoạn hay mánh khóe để che đậy sự khác biệt giữa các đối tác nhằm đạt được mục tiêu hợp tác. Những tổ chức nhạy cảm và nhanh thích nghi với các nền văn hóa khác biệt sẽ rất thành công trong sự tăng trưởng hợp tác của kinh tế toàn cầu.

Mặc dù có sự hợp tác và liên kết trong kinh doanh, nhưng mỗi bên đối tác là một thực thể kinh doanh độc lập và riêng biệt. Sự hợp tác được dựa trên một số nguyên tắc chung và phải đảm bảo sự công bằng giữa các bên, cũng chính vì vậy các bên đều có nghĩa vụ và trách nhiệm đóng góp cho sự thành công chung. Tuy nhiên, vì là một thực thể riêng biệt, nên mỗi bên sẽ đạt được sự thành công cao nhất nếu nó có cơ cấu tổ chức hợp lý, sự điều hành, quản lý và các nguyên tắc hoạt động đúng đắn, thích hợp.

Trong hợp tác kinh doanh, muốn thành công phải có động lực kích thích. Động lực này phải đến từ chính sự khát khao thành công mạnh mẽ ở mỗi đối tác, mà được thể hiện trước hết trong vai trò của nhà lãnh đạo. Nhà lãnh đạo sẽ là người truyền dẫn động lực đến toàn thể nhân viên trong công ty, khiến họ có khát khao thành công giống như mình.

Con người tạo ra và điều khiển được mọi hoạt động. Và chính con người cũng hưởng thụ những kết quả do mình làm ra. Đối với một sự hợp tác, muốn thành công, bạn phải có được một đội ngũ làm việc bao gồm những người giỏi nhất, cả về trình độ quản lý và điều hành. Những người này với kỹ năng thành thục và chuyên nghiệp được coi như là một sự cam kết chắc chắn nhất, có thể phát triển được một cách toàn diện tiềm năng của mối quan hệ hợp tác.