Thiết lập HTKSNB & Tái cấu trúc công ty

– Thiết lập HTKSNB theo chiều dọc có nghĩa là thiết lập HTKSNB theo cơ cấu tổ chức quản lý công ty & theo sự phân công phân nhiệm cho từng cá nhân/nhân viên trong công ty

– Nói cách khác, nếu cấu trúc hiện tại (bao gồm cả cơ cấu & phân công phân nhiệm cá nhân) của công ty chưa thể hiện cơ chế kiểm soát hoặc rất khó thiết lập cơ chế kiểm soát thì phải tái cấu trúc công ty (tái cấu trúc công ty hiểu theo nghĩa hẹp, tức là sắp xếp lại cơ cấu ổ chức của công ty)

– HTKSNB là mục đích

– Tái cấu trúc là phương tiện

– Tái cấu trúc công ty để làm gì? => để thiết lập HTKSNB

– Muốn thiết lập HTKSNB thì phải làm gì => Phải tái cấu trúc công ty

Hay nói cách khác :

– Tái cấu trúc công ty là một trong những phương tiện để thiết lập HTKSNB

– Không thể thiết lập một HTKSNB hữu hiệu và hoàn chỉnh nếu như không cấu trúc lại công ty

– Thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý công ty là việc phân bổ các chức năng của công ty cho các bộ phận của công ty

– Mỗi chức năng có thể bao hàm nhiều chức năng cụ thể

– Mỗi bộ phận có thể bao gồm nhiều bộ phận trực thuộc

– Công ty có bao nhiêu chức năng, là những chức năng nào?

– Mỗi chức năng sẽ được thực hiện bởi một hay nhiều bộ phận của công ty?

– Công ty có bao nhiêu bộ phận, là những bộ phận nào?

– Mỗi bộ phận sẽ thực hiện một hay nhiều chức năng, là những chức năng nào, thực hiện trọn vẹn một chức năng hay một phần của chức năng đó (phải phối hợp với các bộ phận khác để cùng thực hiện chức năng này)

1. Sở hữu

2. Kiểm soát

3. Quản lý

4. Kiểm toán nội bộ

5. Mua hàng

6. Tiếp thị

7. Bán hàng

8. Tài chính

9. Kế toán

10. Hành chính

11. Nhân sự

12. Sản xuất

13. Kỹ thuật

14. Nghiên cứu & PT

15. Kho

16. Quỹ

17. Bảo vệ

Điều này phai tùy thuộc vào :

-1. Quy định của pháp luật hiện hành

-2. Những chức năng mà công ty có (nghĩa là phải xác định các chức năng của cty trước)

-3. Yêu cầu quản lý của công ty

-4. Nguồn lực hiện có của công ty

-5. Việc xác lập cơ chế kiểm soát

Nếu các bộ phận trong cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty bạn chưa được thiết lập một cách thỏa đáng theo cả 5 tiêu chí trên (đặc biệt là tiêu chí số 1 và tiêu chí số 5) thì phải tái cấu trúc công ty

– Doanh nghiệp nhà nước

– Doanh nghiệp của các tổ chức chính trị xã hội

– Hợp tác xã

– Công ty cổ phần

– Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH từ hai thành viên trở lên.

– Công ty hợp danh

– Doanh nghiệp tư nhân

– Công ty 100% vốn nước ngoài

– Công ty liên doanh

– Hợp đồng hợp tác kinh doanh (BCC)

– Chi nhánh thương nhân nước ngoài

– Văn phòng đại diện

(Chưa kể lĩnh vực ngân hàng)

Quy định của pháp luật về cơ cấu tổ chức quản lý công ty 

– Tuỳ theo loại hình pháp lý của công ty 

– Theo quy định của pháp luật hiện hành, mỗi loại hình pháp lý công ty sẽ có cơ cấu tổ chức khác nhau

– Chúng ta sẽ tìm hiểu cơ cấu tổ chức của công ty TNHH và công ty cổ phần theo quy định của Luật Doanh Nghiệp hiện hành 

Cấp bậc quản lý cơ bản trong một công ty độc lập 

Ví dụ về cơ cấu tổ chức một công ty

– Đại hội đồng cổ động

– Ban kiểm soát (thuộc ĐHĐCĐ)

– Hội đồng quản trị

– Ban kiểm soát (thuộc HĐQT)

– Tổng giám đốc/Giám đốc điều hành/Giám đốc công ty/ Giám đốc

– Kiểm toán nội bộ

– Các Phó TGĐ (mỗi Phó sẽ phụ trách một số bộ phận)

– Các bộ phận (đứng đầu Bộ phận chính của cty là GĐ chức năng hay còn gọi là Trưởng phòng)

Các cơ chế sau phải được áp dụng một cách triệt để trong cơ cấu tổ chức & trong phân công phân nhiệm cho từng cá nhân :

– Thủ tục bất kiêm nhiệm

– Thủ tục đối chiếu

– Thủ tục kiểm tra & theo dõi

– Thủ tục bảo vệ tài sản

– Thủ tục khác

KSNB theo chiều dọc

Tái cấu trúc công ty để xác định ra :

– Các “bộ phận” & “chức năng” của từng bộ phận

– Quyền & nghĩa vụ của từng nhân viên (phân công phân nhiệm cho……………..)

– Sau đó, phải xác lập “Quy chế tổ chức và hoạt động” cho từng bộ phận (thuộc nhóm quy chế bộ phận) và “Bảng mô tả công việc” cho từng cá nhân đó (thuộc nhóm quy chế cá nhân)

– Quyền hạn : Chủ thể được làm gì, được quyết định gì?

– Trách nhiệm : Để được trao quyền hạn trên, thì chủ thể phải chịu trách nhiệm trước ai và về cái gì (về cái mà chủ thể được làm hoặc được quyết định)

– Quyền lợi : Chủ thể được hưởng cái gì (vật chất & tinh thần) (được hưởng cái mà DN trao cho hay cái mà chủ thể tự cảm nhận)

– Nghĩa vụ : Để được hưởng những quyền lợi trên, thì cụ thể phải làm gì và cần làm gì (không được làm gì)

Một số vấn đề cần lưu ý khi cấu trúc lại công ty 

– Dạng cơ cấu tổ chức tập quyền

Kiểm soát thông qua các QT chuẩn toàn DN

– Dạng cơ cấu tổ chức phân quyền :

+ Kiểm soát theo yếu tố mục tiêu, chỉ tiêu

+ Lệ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người

– Dạng công việc mang tính “cơ học” 

+ Dể kiểm soát hữu hiệu

+ Dể thiết lập quản trị chuẩn

– Dạng công việc mang tính “hữu cơ”

+ Kiểm soát thông qua việc giám sát thường xuyên

+ Yếu tố văn hoá ảnh hưởng nhiều

– Một bộ phận quan trọng của ma trận kiểm soát đó là : Kiểm soát theo chiều dọc

– Việc kểm soát theo chiều dọc được sát lập qua cơ chế kiểm soát trong cơ cấu tổ chức & phân công phân nhệm.

– Các cơ chế này được thể hiện qua 2 loại đó là :

+ Quy chế bộ phận

+ Quy chế cá nhân (bản mô tả côngviệc)

Khi 2 loại quy chế này được thực hiện tốt, cũng có nghĩa là cơ chế kiểm soát đã được vận hành