Giải pháp mùa đại dịch: Làm việc online với hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi

 

1. Bỏ hóa đơn giấy vì sự an toàn của chính kế toán và doanh nghiệp

Những ngày qua, đại dịch Covid-19 đang có những diễn biến phức tạp tại nhiều nước trên thế giới trong đó có Việt Nam. Dễ thấy đại dịch đã và đang ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động sản xuất và kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể vì thế mà ngưng trệ mọi hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy mà hình thức làm việc online đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng như một biện pháp vừa giữ an toàn vừa hạn chế sự gián đoạn trong công việc.

Trong doanh nghiệp, kế toán là bộ phận thường xuyên tiếp xúc với hóa đơn, chứng từ và thiết bị văn phòng phẩm. Đây là những vật dụng thường được sử dụng qua tay nhiều người nên rất thiếu tính an toàn vệ sinh và dễ trở thành nguồn lây lan bệnh dịch. Đặc biệt, với hóa đơn giấy, kế toán phải thực hiện hàng loạt những thao tác thủ công như: viết tay hóa đơn, nhận – gửi hóa đơn, tra cứu – lưu trữ hóa đơn,…Chưa kể, việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc phải ra tận ngân hàng để chuyển khoản cũng 1 mối nguy hại về an toàn vệ sinh trong mùa dịch.

 

 

Trong giai đoạn mang tính quyết định này, nhiều doanh nghiệp đã không ngần ngại bỏ hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử. Bỏ hóa đơn giấy là cách doanh nghiệp hạn chế được sự tiếp xúc với những vật dụng thiếu an toàn vệ sinh. Đồng thời đây cũng là cách để doanh nghiệp thay đổi hoàn toàn các thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn để bắt kịp cuộc cách mạng chuyển đổi số cũng như phù hợp với bối cảnh dịch bệnh hiện tại.

 

 

 

meInvoice.vn là phần mềm hóa đơn điện tử nằm trong hệ sinh thái các sản phẩm của MISA dành cho mọi doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân và hộ kinh doanh. Qua nhiều cuộc kiểm định nghiêm ngặt, phần mềm hóa đơn điện tử của MISA được chứng thực kết nối thành công với Cơ quan thuế và đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC về khởi tạo, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử.

 

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn đã thay đổi hoàn toàn cách thức phát hành, quản lý, báo cáo hóa đơn của doanh nghiệp và thể hiện được những tiện ích vượt trội khi hỗ trợ kế toán làm việc online:

meInvoice.vn là phần mềm đầu tiên và duy nhất cho phép khách hàng lập và phát hành hóa đơn trên cả 3 phiên bản: máy tính, website và di động (mobile). Khác với phiên bản phần mềm cài đặt trên máy tính, khách hàng sử dụng phiên bản website và mobile chỉ cần đăng nhập vào hệ thống để thao tác mọi nghiệp vụ hóa đơn dù ở bất kỳ nơi đâu.

 

Dữ liệu hóa đơn được đồng bộ trên cả 3 phiên bản giúp khách hàng dễ dàng lập hóa đơn từ dữ liệu trên danh mục có sẵn. Đặc biệt, kế toán còn có thể phát hành hóa đơn điện tử ngay trên di động khi đồng bộ chữ ký số eSign không cần USB token vào phần mềm meInvoice.vn.

 

Chữ ký số không cần USB Token cũng là 1 giải pháp hạn chế sự tiếp xúc của người dùng với vật chủ trung gian dễ lây truyền dịch bệnh, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý được mọi thao tác ký số của kế toán thông qua phân quyền và lịch sử ký số dù làm việc online.

 

Thay vì phải thực hiện các thao tác nhận – gửi hóa đơn thủ công tại công ty, kế toán hoàn toàn có thể gửi và nhận hóa đơn điện tử thông qua email hoặc SMS trên laptop hoặc thiết bị di động cá nhân.

 

Không chỉ tiết kiệm chi phí, thời gian, việc nhận-gửi hóa đơn online còn giúp kế toán hạn chế sự tiếp xúc với các nguồn lây nhiễm bên ngoài, tạo sự chủ động trong giao dịch với khách hàng.

 

Ngay cả khi không sử dụng máy tính của công ty, kế toán cũng dễ dàng tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị mà doanh nghiệp đang sử dụng để đối chiếu và chia sẻ dữ liệu, giúp cho việc hạch toán, quản trị và làm báo cáo dễ dàng, tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu thủ công.

 

Hóa đơn điện tử meInvoice.vn đáp ứng nhu cầu sử dụng của hầu hết các đơn vị kinh doanh lĩnh vực thương mại – phân phối. Cấp quản lý có thể phân quyền cho nhiều người dùng truy cập và phát hành hóa đơn từ nhiều điểm khác nhau mà không tốn thêm bất cứ chi phí triển khai nào. Điều này giúp cho việc kinh doanh của đơn vị không bị gián đoạn ngay cả khi các bộ phận làm việc từ xa.

 

 

Dữ liệu hóa đơn điện tử được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được phân quyền cũng dễ dàng tra cứu và kiểm soát tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Đây là 1 trong tính năng được cấp quản lý của doanh nghiệp rất quan tâm và sử dụng thường xuyên.

 

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn được liên kết với VNPay cho phép người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán có thể tiến hành thanh toán ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn qua các hình thức khác nhau: quét mã VNPay-QR, thẻ ATM, thẻ quốc tế, ví điện tử. Do đó người dùng hoàn toàn có thể hạn chế với việc tiếp xúc với tiền mặt hay phải tới ngân hàng chuyển khoản trong thời gian làm việc online.

 

Chung tay đẩy lùi dịch bệnh Corona và hoạt động kinh doanh an toàn là trách nhiệm của mọi cá nhân, mọi doanh nghiệp, tổ chức. Chính vì vậy, ưu tiên sử dụng hóa đơn điện tử và chuẩn bị cho giải pháp làm việc online là điều cần thiết của mỗi đơn vị kinh doanh ngay lúc này.

 

 

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng