Hiện nay, việc áp dụng phần mềm ERP không chỉ có tác dụng rất lớn trong các hoạt động kinh doanh, nhân sự, kho hàng hay tài chính… mà còn giúp cho doanh nghiệp quản lý tổng thể hoạt động theo quy trình chuyên nghiệp, từ đó tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc được tăng cao. Vậy phần mềm ERP là gì?
1. Khái niệm ERP là viết tắt của từ gì?
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP có tên đầy đủ là Enterprise Resource Planning, tạm dịch là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản trị tài chính, kế toán, nhân sự, bán hàng, văn hóa công ty…
Hiểu một cách đơn giản và sát với thực tế nhất,
phần mềm ERP là một hệ thống làm việc liên kết tất cả các quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Phần mềm ERP tạo ra quy trình làm việc tự động của một công ty cho phép thành lập hệ thống công ty phức tạp với các chuỗi các văn phòng khác nhau có đầy đủ chức năng như kế toán, bán hàng, hàng tồn kho, nguồn nhân lực, lập kế hoạch và sản xuất. Tất cả kết nối trong một cơ sở dữ liệu duy nhất đồng bộ toàn diện cho doanh nghiệp.
Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm này xuất hiện với mục đích thay thế tất cả những hệ thống đơn lẻ, và công ty chỉ dùng một phần mềm duy nhất để quản lý. Phần mềm ERP sẽ được chia nhỏ thành các phân hệ tùy mục đích, ví dụ như phân hệ tài chính kế toán, phân hệ nhân sự, phân hệ kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít. Một công ty có thể chỉ mua một số phân hệ nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không nhất thiết phải mua hết.
Mọi nhân viên khi cần và có đủ quyền hạn đều có thể xem được thông tin mình cần, và quan trọng hơn, Giám đốc dù không ở công ty vẫn có thể nắm bắt tình hình doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời gian dài.
2. Phần mềm ERP mang lại hiệu quả như thế nào?
Nhiều doanh nghiệp vẫn còn phân vân về vấn đề này. Hi vọng lớn nhất đối với ERP là có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng như những vấn đề liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng.Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản xuất.
Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì khi nào. ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.
3. Những lợi ích mà phần mềm ERP mang lại cho doanh nghiệp
Kiểm soát thông tin khách hàng: Trước đây khi chưa biết phần mềm ERP là gì, mọi thông tin khách hàng đều bị phân tán, rời rạc. Đến khi sử dụng ERP, mọi dữ liệu nằm chung ở một nơi nên mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: Phần mềm ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Đôi khi, phần mềm ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm soát thông tin tài chính: Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. Phần mềm ERP tổng hợp mọi thứ liên quan đến tài chính lại một đầu mối và số liệu chỉ có một phiên bản nên hạn chế được tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp.
ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu chuẩn Kế toán Việt Nam cũng được, ví dụ như Phần mềm quản trị doanh nghiệp hợp nhất AMIS.VN của Công ty Cổ phần MISA được ứng dụng trí tuệ nhân tạo để quản trị tài chính và quản lý nhân sự chỉ bằng cách ra lệnh bằng giọng nói. Đây được coi là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất tại Việt Nam trong năm 2019
Kiểm soát lượng tồn kho: Hệ thống ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Nhờ phần mềm ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương và các phúc lợi khác), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với phần mềm ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.Việc ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động quản lý đã mang đến những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Nhất là khi ERP không chỉ được thiết kế cho các doanh nghiệp lớn mà còn thích hợp sử dụng cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ứng dụng của
ERP không chỉ giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong thao tác quản lý hoạt động mà còn giúp nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp đó. Vai trò của ERP đối với doanh nghiệp thực sự là đáng kể, bởi vậy việc sớm trau dồi hiểu biết về hệ thống này là cần thiết để chủ động tìm kiếm và lựa chọn giải pháp phù hợp.
