Rất có thể bạn từng được học về quản lý thời gian, đọc thấy chúng trong sách hay sử dụng những bản kế hoạch điện tử hay trên giấy để tổ chức, sắp xếp một ngày làm việc. Bạn có thể tự hỏi:
Tại sao với những kiến thức và tiện ích có sẵn, tôi lại vẫn không làm được những gì mình cần?
Câu trả lời rất đơn giản. Những thứ bạn từng học về quản lý thời gian hoàn toàn phí thời gian vì chúng không hiệu quả.
Trước khi có thể bắt đầu quản lý thời gian, bạn phải học thời gian là gì. Một cuốn từ điển đã từng định nghĩa thời gian là “một điểm hoặc một khoảng mà mọi thứ xảy ra”.
Có 2 loại thời gian: thời gian đồng hồ và thời gian thực. Trong thời gian đồng hồ, có 60 giây trong một phút, 60 phút trong một giờ, 24 giờ trong một ngày và 365 ngày trong một năm. Tất cả thời gian trôi qua như nhau. Khi ai đó bước sang tuổi 50 thì họ chính xác 50 tuổi, không hơn không kém.
Trong thời gian thực, tất cả đều là tương đối. Thời gian trôi nhanh hay ngưng trệ phụ thuộc vào những gì bạn đang làm. Hai giờ chờ đợi thôi nhưng bạn cảm giác như 12 năm. Một đứa trẻ 12 tuổi dường như trưởng thành hơn chỉ trong 2 giờ.
Vậy thời gian thực hay thời gian đồng hồ mô tả chính xác thế giới mà bạn sống?
Lý do mà các hệ thống và tiện ích quản lý thời gian không đem lại hiệu quả bởi chúng được thiết kế để quản lý thời gian đồng hồ. Tuy vậy, bạn không sống trong thời gian đồng hồ mà là thời gian thực.
Chỉ có 3 thứ tiêu tốn thời gian: suy nghĩ, trò chuyện và hành động. Dù cho bạn sở hữu loại hình kinh doanh nào thì công việc của bạn cũng nằm trong 3 mục đó. Nếu biết quản lý thời gian thực, chắc hẳn bạn sẽ thành công. Hãy thực hành những kỹ thuật sau để có thể làm chủ thời gian của mình:
1. Mang theo một cuốn sổ và ghi chép lại tất cả suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hoạt động trong một tuần. Điều này sẽ giúp bạn biết được bạn làm gì trong một ngày và thời gian quý báu của bạn đi về đâu. Bạn sẽ thấy bao nhiêu thời gian tạo ra kết quả và bao nhiêu thời gian mà bạn lãng phí vào những suy nghĩ và hành động vô ích.
2. Bất cứ hoạt động hay trò chuyện quan trọng đều cần có thời gian ấn định cho chúng. Danh sách công việc cần làm sẽ ngày càng dài nếu chúng không khả thi. Lúc này hãy dùng sổ lên lịch hẹn. Hãy sắp xếp lịch hẹn với chính mình và tạo ra những khoảng thời gian cho những suy nghĩ, cuộc trò chuyện và hoành động càn được ưu tiên cao. Xếp lịch theo thời gian bắt đầu và kết thúc. Nhất định phải tuân thủ những cuộc hẹn này.
3. Dành ít nhất 50% thời gian cho những suy nghĩ, hành động,… mang lại lợi ích cho bạn.
4. Sắp xếp lịch cho thời gian gián đoạn. Lên kế hoạch nghỉ ngơi, “tránh xa” những việc bạn đang làm.
5. Dành ít nhất 30 phút buổi sáng để lên kế hoạch cho cả ngày. Đừng bắt đầu ngày mới mà chưa hoàn thành kế hoạch thời gian. Thời gian quan trọng nhất trong ngày chính là thời gian bạn sắp xếp thời gian cho các hoạt động.
6. Dành 5 phút trước mỗi cuộc gọi hay công việc để lựa chọn kết quả bạn muốn đạt được. Điều này giúp bạn hình dung thành công sẽ như thế nào trước khi bạn bắt đầu. Sau đó hãy dành 5 phút sau mỗi cuộc gọi và hoạt động để xem xét kết quả bạn đạt được và rút kinh nghiệm cho những lần sau.
7. Đặt trạng thái “Không làm phiền” khi bạn cần tập trung hoàn toàn để làm gì đó.
8. Đừng trả lời mail ngay lập tức chỉ vì có thông báo. Hãy ngắt tin nhắn trực tiếp. Đừng để những thứ không quan trọng ảnh hưởng đến thời gian tập trung làm việc. Thay vào đó, hãy sắp xếp thời gian để trả lời email và tin nhắn.
9. Chặn những ứng dụng gây mất tập trung như Facebook và các mạng xã hội khác, trừ khi đó là công cụ giúp ích cho hoạt động kinh doanh của bạn.
10. Hãy luôn nhớ rằng hoàn thành tất cả mọi việc là điều không thể. Cũng nên nhớ rằng 20% suy nghĩ, trò chuyện và hành động sẽ tạo ra 80% thành quả của bạn.
Theo Trí Thức Trẻ
