Dự án và những cấu thành

Trên thực tế, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng thành công với dự án kinh doanh của mình. Nếu bạn đã từng thất bại, bạn thử dành chút ít thời gian vàng ngọc để nhìn lại dự án đó và đối chiếu nó với những yếu tố dưới đây, xem nó đã đủ chưa, có cần bổ sung gì không? Rất có thể bạn sẽ rút ra được vài kinh nghiệm khá bổ ích.

Yếu tố vốn cần được đặt lên hàng đầu trong quá trình lập dự án. Bạn cần có đủ vốn, cả về tiền mặt cũng như các loại hình vốn khác. Quy định pháp luật của nhiều nơi yêu cầu chủ doanh nghiệp có một lượng vốn pháp định nhất định. Mặt khác, một dự án kinh doanh cần có một số vốn cần thiết để đảm bảo cho nghĩa vụ trả nợ khi cần. 

Để đảm bảo yếu tố vốn, các dự án kinh doanh nên cố gắng xác định lượng vốn cần thiết trong một thời gian hợp lý. Chủ doanh nghiệp cần phác thảo và tính toán những con số trên cơ sở hợp lý hoá các chí phí cần thiết như chi phí khởi động dự án, vốn hoạt động, chi phí đầu tư mua sắm, chi phí hoạt động và lợi nhuận. Những con số tài chính này nên chính xác và được áp dụng trong khoảng thời gian từ sáu đến mười hai tháng. Việc xác định thời gian thực tế sẽ dựa vào các yếu tố như tính phức tạp của dự án, lượng vốn cần thiết, số lượng nhà đầu tư và những dự đoán tình hình tài chính trong tương lai. Với bước đi này, chủ doanh nghiệp sẽ giảm thiểu các rủi ro pháp luật về vấn đề vốn phát sinh từ việc bắt buộc phải tăng vốn đầu tư và bóp méo sự thật với các nhà đầu tư.

Một dự án kinh doanh khả thi là dự án mà tại đó khả năng sử dụng đồng vốn được tính toán rõ ràng và cẩn thận. Các nhà đầu tư, chủ nợ và đối tác kinh doanh sẽ rất quan tâm đến việc công ty dự định sử dụng đồng vốn đầu tư của họ như thế nào để sinh lợi nhuận và đẩy mạnh tăng trưởng cho công ty. Vấn đề đặt ra đối với chủ doanh nghiệp là trong mỗi dự án kinh doanh cần tạo ra sự đồng nhất trong mong đợi của mình với mong đợi của các nhà đẩu tư, chủ nợ và đối tác kinh doanh.

Khả năng sử dụng vốn trong mỗi dự án kinh doanh thường bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí đầu tư mua sắm tài sản cố định, chi phí nghiên cứu và phát triển, chi phí cho marketing, nâng cao năng lực sản xuất, thuê nhà thầu phụ và nhà tư vấn, trả lương và trả hoa hồng. Ví dụ, nếu chủ doanh nghiệp muốn sử dụng một lượng vốn khá lớn để trả lương và hoa hồng thì cần nêu rõ điều này trong dự án kinh doanh. Càng chi tiết bao nhiêu trong việc sử dụng vốn thì dự án kinh doanh sẽ càng tránh được rủi ro bấy nhiêu, các nhà đầu tư, chủ nợ cũng sẽ an tâm hơn với đồng tiền mình đã bỏ ra.

Đoàn tàu cần có đầu tàu để chuyển động. Cũng như vậy, mỗi dự án kinh doanh cần có các nhà quản lý chèo lái. Do đó, các dự án kinh doanh nên thể hiện rõ các trách nhiệm và nghĩa vụ cần thiết của công việc quản lý để thực hiện thành công dự án. Trách nhiệm có thể bao gồm các chức năng từ việc phát triển sản phẩm, thuê nhân công, thử nghiệm sản phẩm, bán hàng, marketing và quản lý tài chính. Một khi xác định được những điều này, dự án kinh doanh của bạn có thể phân định rõ trách nhiệm cho các nhà quản lý hay các bộ phận chuyên môn riêng biệt. Luật pháp nhiều nơi thường đưa ra các yêu cầu bắt buộc đối với trách nhiệm quản trị như việc thông qua quyết định, ký và đóng dấu, cấp phép,… Một công ty sẽ giảm thiểu sai sót trong hoạt động quản trị nếu phân định một cách chính xác trách nhiệm của các nhà quản lý. Cũng như vậy, chủ doanh nghiệp sẽ hạn chế được nhiều rủi ro liên quan đến công tác quản lý.

Dự án kinh doanh cần đưa ra được những dự đoán hợp lý về các trường hợp bồi thường thiệt hại phát sinh trong hoạt động thường nhật. Đôi khi, nếu không lường trước, công ty có thể bị thiệt hại khá lớn khi phải bồi thường trong nhiều trường hợp như khách hàng bị thương gây ra bởi sản phẩm của công ty, những sai sót trong sản phẩm, dịch vụ của công ty, các điều khoản bảo hành chưa hợp lý, những sai sót từ nhà thầu cung cấp nguyên vật liệu, máy móc hay dịch vụ hay những thiếu sót đối với những nghĩa vụ ghi trong hợp đồng.

Để tránh những khoản tiền bồi thường quá lớn, chủ doanh nghiệp trong mỗi dự án kinh doanh của mình cần lường trước các rủi ro có thể gặp phải, vạch ra những kế hoạch dự tính để giảm thiểu tác động tiêu cực của các rủi ro này, chẳng hạn như tính đến việc mua bảo hiểm trách nhiệm, sử dụng quyền từ chối bảo hành trong một số trường hợp, thuê luật sư để duyệt lại các văn bản, thiết kế các chương trình thử nghiệm sản phẩm,… Việc phân tích rủi ro bồi thường này sẽ giúp chủ doanh nghiệp giảm thiểu những tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh khi công ty phải bồi thường do một sai sót nào đó. Hơn thế nữa, sự phân tích và vạch kế hoạch này sẽ giảm bớt lo lắng của các nhà đầu tư, chủ nợ và đối tác kinh doanh.

Rủi ro kinh doanh là yếu tố không thể bỏ qua nếu bạn muốn có một dự án kinh doanh hoàn hảo. Trên thương trường, các rủi ro kinh doanh thường xuyên xuất hiện và có những tác động bất lợi đến hoạt động kinh doanh. Rủi ro kinh doanh bao gồm các sự cố như mất dữ liệu, xâm phạm an ninh, mất các nhân viên chủ chốt, mất tài sản có giá trị, giá cả thay đổi, xuất hiện các đối thủ cạnh tranh mới, nạn sao chép sản phẩm hay dịch vụ của công ty, giá nguyên liệu đầu vào tăng cao, khó khăn trong việc phân phối, những quy định mới và kinh nghiệm quản lý yếu kém.

Trước khi lập một dự án kinh doanh, chủ doanh nghiệp cần vạch ra các chiến lược để giảm thiểu tác động của rủi ro đến hoạt động của công ty, chẳng hạn như sao lưu dữ liệu quan trọng, mua bảo hiểm, sử dụng các hợp đồng với giá cung cấp dài hạn, đăng ký bảo hộ nhãn hiệu hàng hoá, thực thi các kế hoạch bảo vệ an ninh, chỉ định các nhân viên tốt sẵn sàng làm việc lâu dài, đào tạo marketing và phân phối sản phẩm. Việc phân tích rủi ro kinh doanh sẽ giảm thiểu tác động tiêu cực khi những rủi ro này xuất hiện. Hơn thế nữa, cũng như rủi ro bồi thường thiệt hại, việc xác định rủi ro kinh doanh sẽ giảm bớt nỗi lo lắng của các nhà đầu tư, chủ nợ và đối tác kinh doanh. Họ sẽ tin tưởng và cảm nhận được tính khả thi của dự án.

Kinh tế thế giới đang chuyển mạnh mẽ sang nền kinh tế tri thức, trong đó hàm lượng chất xám đóng vai trò rất quan trọng. Và vấn đề xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ luôn nhức nhối trong cuộc cạnh tranh ngàymột khốc liệt trên thương trường. Do đó, sẽ là rất cần thiết để các dự án kinh doanh tính toán được hết những rủi ro về sở hữu trí tuệ tác động thế nào đến hoạt động đầu tư kinh doanh. Những sở hữu trí tuệ có giá trị bao gồm tên thương hiệu độc quyền, logo, cơ sở dữ liệu mật, quy trình sản xuất, phương pháp nghiên cứu sản phẩm hay dịch vụ, danh sách khách hàng, thông tin tài chính,… Những rủi ro sở hữu trí tuệ bao gồm đối thủ cạnh tranh tiết lộ những thông tin bí mật của mình, sao chép bất hợp pháp tên công ty, sản phẩm hay dịch vụ, ăn cắp nhân công,…

Đối với các dự án kinh doanh của mình, các chủ doanh nghiệp nên xem xét những yếu tố sở hữu trí tuệ nào đóng vai trò chủ chốt đối với mình, từ đó vạch ra những chiến lược hữu hiệu để bảo vệ, chẳng hạn như tiến hành các thủ tục bảo hộ, sử dụng các hợp đồng tín nhiệm với nhân công và đối tác, thực thi các chương trình bảo vệ tài sản, giới hạn việc tiếp cận các dữ liệu quan trọng. Những phân tích và đánh giá rủi ro sở hữu trí tuệ sẽ giảm thiểu những thiệt hại khi nó phát sinh. Hơn thế nữa, sự phân tích và lên kế hoạch trước cho hoạt động này sẽ giúp công ty không phải lo lắng khi sản phẩm mình mất công gây dựng một ngày nào đó bị đối thủ cạnh tranh sao chép và thu lợi.

Rất nhiều công ty đã “sa bẫy” pháp luật vì bóp méo doanh thu và lợi nhuận của mình. Yếu tố lợi nhuận vốn rất nhạy cảm bởi nó ảnh hướng đến sự phân tích và thái độ của nhà đầu tư đối với công ty. Nhiều chủ doanh nghiệp cố gắng tỏ ra rất lạc quan và hứng khởi về triển vọng của dự án kinh doanh mới. Và họ đã chia sẻ niềm vui này với các nhà đầu tư, chủ nợ, đối tác và nhân viên, Khi đó, lạc quan từ chỗ bình thường vô hình chung đã trở nên thổi phồng dự án. Pháp luật nhiều nơi cho phép các nhà đầu tư, chủ nợ bị ảnh hưởng tài chính do sự thổi phồng quá mức này thu hồi lại toàn bộ số tiền đã đầu tư mà không phải bồi thường gì cả. Vì vậy, để tránh trường hợp trên, tốt hơn hết là các chủ doanh nghiệp nên thực tế hơn với triển vọng của dự án, sử dụng ngôn ngữ một cách cẩn trọng khi thảo luận về tình hình tài chính, không nên thổi phồng quá mức.

Sẽ là thực tế hơn nếu viết: “Dự án kinh doanh này bao gồm những thông số tài chính dựa trên những dự đoán hiện tại và những rủi ro có thể phát sinh. Những kết quả thực tế có thể khác biệt bởi còn nhiều yếu tố không dự đoán được hết vẫn nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty”. Trong khi đó, có chủ doanh nghiệp, do muốn thu hút số lượng tiền lớn của các nhà đầu tư, đã cố gắng thổi phồng các con số. Trong khi lợi nhuận thực tế có thể đạt được của dự án chỉ là 50.000 USD trong năm đầu tiên và 100.000 USD/năm trong hai năm tiếp theo thì họ lại viết rằng: “Dự án XYZ sẽ dễ dàng kiếm được một triệu USD lợi nhuận trong năm đầu tiên và 5 triệu USD lợi nhuận trong hai năm tiếp theo”. Và sau này, nếu công ty thực tế chỉ kiếm được 100.000 USD/năm trong hai năm đầu tiên thì chủ doanh nghiệp có thể đối mặt với pháp luật về việc bóp méo thông tin, lường gạt các nhà đầu tư. Do vậy, sẽ tốt hơn hết nếu dự án kinh doanh được như sau: “Dự án XYZ là một cơ hội kinh doanh tốt, nhưng cũng như mọi dự án khác, chúng tôi không thể không tránh khỏi những rủi ro. Ban giám đốc tin rằng dự án sẽ kiếm được ít nhất 50.000 USD/năm trong hai năm đầu tiên. Tuy nhiên, công ty đặt ra mục tiêu lợi nhuận cao là 1.000.000 USD cho năm thứ nhất và 5.000.000 USD cho năm thứ hai. Những mục tiêu này là khả quan và thể hiện một viễn cảnh tươi sáng nhất mặc dù kết quả thực tế có thể khác biệt với những mục tiêu lạc quan này”.

Không thể có một công ty nào không có tên, cái tên sẽ gắn với danh tiếng và uy tín của công ty suốt đời. Do vậy, việc đặt tên công ty cần có những tính toán thật cẩn trọng. Chủ doanh nghiệp nên sử dụng những tên được phép về mặt pháp lý để đặt tên cho công ty mình. Rất nhiều tên được pháp luật cho phép sử dụng miễn là cái tên đó không thuộc về một công ty khác, không được bảo hộ độc quyền nhãn hiệu, không lừa dối khách hàng, ví dụ cái tên khiến khách hàng tưởng rằng công ty của bạn là một chi nhánh của một thương hiệu nổi tiếng nào đó, và không xung đột với luật pháp về những quy định đặt tên. Chủ doanh nghiệp có thể suy tính vấn đề này trong một thời gian trước khi lập dự án kinh doanh, tạo điều kiện để cái tên đó chắc chắn được sử dụng.

Trong các dự án kinh doanh, chủ doanh nghiệp cần ưu tiên lựa chọn tên của sản phẩm hay dịch vụ mình định cung cấp trên thị trường. Một công ty nên sử dụng duy nhất một cái tên được pháp luật cho phép đối với sản phẩm dịch vụ. Ví dụ, tên sản phẩm là MS Office, Adidas, Pepsi và Blackberry. Ví dụ về tên dịch vụ như JetBlue, Road Runner, Marriott, và FedEx. Một cái tên sẽ được chấp nhận nếu nó không xâm phạm đến quyền sở hữu nhãn hiệu độc quyền cũng như không thuộc về một công ty khác, hay lừa dối khách hàng đến một hiểu nhầm nhất định

Các kế hoạch kinh doanh, vốn, trang thiết bị chỉ là những vật bất động. Để biến chúng thành những đồng lợi nhuận phải nhờ đến sức lao động của con người. Nhân viên luôn là yếu tố quan trọng cho thành công của mỗi công ty trong bất kỳ dự án kinh doanh nào. Việc hoạch địch chiến lược tuyển dụng nhân viên càng kỹ lưỡng bao nhiêu thì công ty sẽ có lợi bấy nhiêu. Một công ty có thể đối mặt với những vấn đề pháp luật khi tuyển dụng một cách cẩu thả các nhân viên không có chất lượng cũng như người điều hành, quản lý yếu kém. Vì vậy, các dự án kinh doanh nên bao gồm các kế hoạch tuyển dụng và thuê các nhà quản lý, nhân viên có chất lượng, đáng tin cậy. Việc ưu tiên kế hoạch tuyển dụng đến đâu sẽ phụ thuộc vào tính phức tạp của hoạt động kinh doanh, vai trò của các nhân viên, quy mô của công ty, loại hình kinh doanh và một số nhân tố khác.

Các dự án kinh doanh cần được lập trên cơ sở những thông tin chính xác, đặc biệt nếu dự án kinh doanh được đưa cho các nhà đầu tư, chủ nợ, đối tác và nhân viên xem xét. Chủ doanh nghiệp nên bảo đảm rằng tất cả các thông tin quan trọng trong dự án kinh doanh là đúng và chính xác, không lừa dối người đọc. Nếu chủ doanh nghiệp cung cấp những thông tin sai lệch, công ty và chủ doanh nghiệp có thể đối mặt với các trách nhiệm pháp lý, thậm chí trong một số tình huống sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Nhằm giảm thiểu rủi ro, đối với thông tin nào còn chưa chắc chắn, chủ doanh nghiệp nên công bố điều này với những câu chú thích đại loại như “Thông tin này là ước tính”, “Thông tin này có thể không đúng với thực tế”,… Cũng như vậy, chủ doanh nghiệp nên giải thích khi thông tin của dự án dựa trên những ước tính xấp xỉ.

Khi hoạt động gián điệp trong kinh doanh đang ngày càng trở nên phổ biến, mỗi dự án kinh doanh nên có kế hoạch bảo vệ các thông tin nhạy cảm. Hiện nay, phần lớn các dự án kinh doanh đều chứa đựng những thông tin chiến lược nhạy cảm, do vậy, chủ doanh nghiệp cần chú ý khi chia sẻ những thông tin này với các nhà đầu tư, chủ nợ và nhân viên. Khi những dữ liệu nhạy cảm và thông tin độc quyền được đặt vào trong dự án kinh doanh và chuyển sang cho các nhà đầu tư, chủ doanh nghiệp không thể bỏ qua việc trả lời câu hỏi: “Chuyện gì sẽ xảy ra nếu người nhận tiết lộ những thông tin này cho đối thủ cạnh tranh?”.

Một công ty có thể bảo vệ những thông tin nhạy cảm của mình bằng nhiều cách khác nhau. Thứ nhất là yêu cầu người nhận các dự án kinh doanh ký kết Hợp đồng tín nhiệm không tiết lộ thông tin (Non-disclosure agreement – NDA) trước khi nhận. Thứ hai là giới hạn lượng thông tin nhạy cảm chứa đựng trong dự án.

Nếu dự án kinh doanh chứa đựng những thông tin nhạy cảm mà yếu tố bảo mật quyết định thành công hay thất bại của dự án thì công ty nên thực hiện một chính sách bảo vệ và sử dụng các NDA. Tuy nhiên, thậm chí với các NDA, một dự án kinh doanh cũng chỉ nên cung cấp những thông tin cần thiết và đủ theo yêu cầu của các nhà đầu tư mà thôi, đừng hơn thế nữa. Nhiều nhà đầu tư, chủ nợ và đối tác từ chối ký các NDA trong khi thảo luận dự án kinh doanh. Trong những tình huống này, công ty phải cân nhắc những bất lợi nếu thông tin bị tiết lộ. Nếu nhà đầu tư kiên quyết từ chối ký kết NDA trong khi vấn đề bảo mật vẫn cần đặt lên hàng đầu thì bạn có thể cung cấp cho nhà đầu tư và chủ nợ một văn bản khác với những thông tin nhạy cảm đã bị loại bỏ. Còn một khi nhà đầu tư thực sự quan tâm đến các chi tiết của dự án kinh doanh, bạn có thể yêu cầu cầu họ ký lại NDA một lần nữa. Lúc này, sẽ không có ký do gì để họ từ chối không ký cả.