Tăng hiệu quả truyền thông trong sự kiện

Vai trò của truyền thông trong tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng, một sự kiện thành công là được nhiều người biết đến và được giới truyền thông đánh giá tốt, chẳng thế mà có nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi đến 30% ngân sách cho việc truyền thông trong sự kiện.Nhưng truyền thông nếu không đúng cách thì sẽ gây lãng phí mà không mang lại hiệu quả, dưới đây là 7 cách tăng hiệu ứng cho việc truyền thông trong sự kiện:

Thường thì các sự kiện cộng đồng sẽ được đẩy mạnh PR – Truyền thông hơn là những sự kiện nội bộ, vì vậy nếu bạn muốn sự kiện của mình được nhiều người quan tâm và biết đến thì nên chọn những người có ảnh hưởng đối với cộng đồng như là người nổi tiếng hoặc có quyền lực để địa diện phát biểu về sự kiện.

Bạn nên tạo quan hệ tốt với giới truyền thông, càng rộng rãi càng tốt, hoặc có một nhân viên PR chuyên nghiệp và quen biết nhiều phóng viên, nhà báo. Nếu công ty của bạn không chuyên về mảng truyền thông thì nên hợp tác với một đơn vị chuyên về dịch vụ này, họ sẽ có nhiều offer tốt và tư vấn kế hoạch rõ ràng cho bạn sao cho hiệu quả. Tốt nhất không nên tự làm, vừa phải ôm đồm mà không mang lại kết quả như mong đợi.

Phân bố thời gian sao cho hợp lý để truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Tùy thời lượng và ngân sách sự kiện để có kế hoạch cho phù hợp. Ví dụ một event trao học bổng cho học sinh tại 5 tỉnh trên cả nước, trong thời gian 20 ngày thì nên truyền thông trước 1 tháng và sau đó thêm 1 tuần, tất nhiên trong thời gian event diễn ra thì hoạt động PR cần được đẩy mạnh hơn. Nên có các cuộc họp báo trước và sau chương trình để đảm bảo rằng các nội dung của bạn thực sự được sự quan tâm từ báo giới và sẽ được truyền đi rộng rãi với thông tin đầy đủ.

Chọn đúng đối tượng và đúng kênh để truyền thông là một việc quan trọng để phản ánh hiệu quả truyền thông. Nên xác định đối tượng mà bạn muốn truyền thông đến là ai. Thông thường, các sự kiện sẽ được truyền thông trên một số báo đại chúng như Tuổi trẻ, Thanh niên,… thì sẽ chọn những kênh truyền thông hướng đến đối tượng mục tiêu. Ví dụ một event về giải bóng đá mà bạn toàn đánh vào các báo về văn hóa, chính trị thì đó xem như là một thất bại trong truyền thông.

Có thể sử dụng nhiều công cụ để truyền thông cho sự kiện như các hạng mục ngoài trời: banner, bandrol,…hay phương tiện đại chúng: báo giấy, đài, radio, hoặc xu hướng hiện nay là các phương tiện công nghệ như SMS, email, website, mạng xã hội,…Sử dụng những phương tiện này giúp hạn chế bớt chi phí mà hiệu quả về mặt truyền thông cũng không thua kém các phương tiện truyền thống.

Mối quan hệ tốt, kinh phí rộng rãi hay sự kiện tầm cỡ nhưng nếu như nội dung truyền thông không tốt thì quả là một sự lãng phí cho hoạt động này. Một nội dung tốt là phải thu hút và tạo hiệu ứng tốt đối với cộng đồng, làm nổi bật được những điểm đáng chú ý và những thông điệp cần gửi tới công chúng của sự kiện đang diễn ra.

Viết hay không có nghĩa là đơm đặt ra để viết sao cho nội dung thật phong phú mà đó là những thông tin không có thật hay phóng đại về chương trình. Vì những thông tin như vậy sẽ gây hiệu ứng ngược khi sự thật được phát hiện, và khi đó thì công chúng sẽ quay lưng với những thông tin của bạn dù cho lúc này bạn có nói gì đi nữa.

Ngay từ thông cáo báo chí, bạn nên cung cấp đẩy đủ và súc tích các thông tin liên quan đến chương trình và cả tên, số điện thoại, email của người phụ trách chương trình. Đến những bài viết PR trong suốt chương trình cũng nên để các thông tin này một cách rõ ràng để người đọc có thể liên hệ vì nhiều lý do khác nhau như muốn ủng hộ cho chương trình (nếu là chương trình từ thiện) hoặc góp ý, phản ảnh (nếu là chương trình cộng đồng),…