Các nhà quản lý được đào tạo rất nhiều kỹ năng trong việc làm thế nào để sa thải nhân viên, nhưng việc làm sao đưa thông tin này tới nhân viên lại là bài học mà họ phải tự tìm câu trả lời.
Dù kỹ năng truyền đạt thông tin tốt đến mấy thì những thông tin dạng này vẫn có thể gây ra tâm lý không tốt cho nhân viên, ít nhất là ảnh hưởng đến năng suất lao động ngắn hạn hoặc khiến những nhân viên xuất sắc khác có tư tưởng nhảy việc.
Vậy làm sao để thông báo một tin chẳng mấy tốt lành mà không gây ra thiệt hại quá lớn? Trong trường hợp này, khi buộc phải gửi đi những tin tức kiểu như doanh số không đạt chỉ tiêu, các tiện nghi cần giảm bớt hay một số đặc quyền cần loại bỏ,… thì một kế hoạch với bốn bước sau đây rất có thể đáng để bạn tham khảo:
1. Thực hiện càng sớm càng tốt. Thông tin xấu thực sự có tốc độ lan truyền nhanh hơn tàu vũ trụ. Trước khi tuyên bố chính thức được đưa ra, những tin kiểu như thế này có thể đã trở thành chủ đề bàn tán của hầu hết nhân viên.
Hãy nhanh chóng chặn ngay tin đồn bằng cách thông tin sớm nhất có thể. Điều này không những giúp nhà quản lý kiểm soát được vấn đề về nội dung và con người, đồng thời thể hiện trách nhiệm cần có của một nhà quản lý.
Email, dưới một góc độ nào đó có thể giúp nhà quản lý kiểm soát được thông tin và mức độ theo ý muốn; nhưng đó cũng là cách thức tồi tệ nhất để thông báo tin xấu. Cho dù nhà quản lý có giản lược thông cáo đến mức nào thì việc sử dụng email cũng ngầm thể hiện sự hèn nhát và lạnh lùng.
Thông tin cần được đưa ra tại buổi họp có đầy đủ những người liên quan. Các buổi họp bên lề cũng có thể suy xét khi cần thiết nhưng phải đảm bảo thông tin được đưa ra là nhất quán.
Thời gian tổ chức buổi họp nên là đầu giờ làm việc. Điều này sẽ giúp nhân viên có thời gian tiếp nhận thông tin và đưa ra các câu hỏi chất vấn. Buổi họp cuối giờ có thể gây mệt mỏi.
2. Thành thật. Hãy nói tất cả những điều có thể. Kể cả việc không biết chính xác mức độ của sự việc, hay việc không có tin tức gì mới. Có như thế, nhà quản lý mới xoa dịu được sự hoài nghi trong lòng nhân viên.Là quản lý, đôi khi bạn chọn cách tỏ ra lạnh lùng khi thông báo tin bởi họ e sợ rằng trông mình yếu đuối. Tuy thế, đôi khi cái mà bạn cần quan tâm hơn lại chính là liệu trông mình có quá vô cảm hay không? Như vậy không có nghĩa bạn sẽ phải xin lỗi vì chuyện xảy ra hay nói quá nhiều về việc bạn cảm thấy tồi tệ thế nào.
Hãy sử dụng ánh mắt chân thành của mình để giúp mọi người vượt qua khó khăn. Đây là điều bạn không bao giờ thực hiện được nếu chỉ chăm chú đọc bài phát biểu.
Luyện tập nhiều lần sẽ giúp bạn hoàn toàn chủ động trong việc đưa ra thông tin (ngôn từ sử dụng cũng như ngôn ngữ cơ thể). Mọi người sẽ bị ấn tượng mạnh bởi những gì họ nhìn thấy hơn là những gì họ nghe.
3. Đưa ra một bức tranh toàn cảnh. Buổi thuyết trình nên được bắt đầu thông qua việc đưa ra thực trạng – ngắn gọn, tóm tắt. Quá nhiều thông tin chung chung sẽ ảnh hưởng đến việc tiếp nhận thông tin chính. Hãy nhận lỗi khi bạn gián tiếp làm tổn thương đến nhân viên trong quá trình truyền đạt thông tin.
Thuyết phục nhân viên rằng bộ phận quản lý có chiến thuật để vượt qua thời điểm khó khăn và đề nghị sự giúp đỡ từ nhân viên. Hãy lạc quan với mọi tình huống. Đồng thời cũng nhấn mạnh rằng toàn thể công ty đang tìm cách giải quyết vấn đề và ban lãnh đạo cũng đang nghĩ đến một số phương án chia sẻ khó khăn với người lao động.
Sẵn sàng bày tỏ với người lao động về vai trò của họ trong việc giải quyết vấn đề và thuyết phục rằng cơ hội dành cho họ ở phía trước.
4. Chuẩn bị cho các câu hỏi. Một buổi thảo luận thành công không thể thiếu phần hỏi đáp. Hãy đoán những câu hỏi mà bạn có thể bị hỏi và sẵn sàng với câu trả lời ngắn gọn nhưng súc tích. Phân loại các câu trả lời theo từng đối tượng nhân viên mà bạn nhắc tới.
Nếu câu hỏi quá phức tạp, hãy tóm tắt lại ý chính mà không thay đổi nghĩa của câu. Nếu người đặt câu hỏi đang cáu giẫn, phẫn nộ, hãy chú ý sử dụng ngôn từ mang tính trung lập. Phải đảm bảo rằng bạn kiểm soát được cảm xúc của mình và trả lời câu hỏi với thái độ tôn trọng.
Khi trả lời, hãy nhìn thẳng vào người đặt câu hỏi, sau đó hướng mắt ra đám đông để ngụ ý rằng câu trả lời này dành cho tất cả mọi người. Bạn cũng có thể ngăn chặn những câu hỏi thiếu thiện cảm bằng cách chuyển hướng sang các câu hỏi từ phía kia của khán phòng.
Thông báo tin xấu là một trong những thách thức lớn nhất mà nhà quản lý phải đối mặt. Tuy nhiên nếu vượt qua được việc này, bạn sẽ thành công trong việc tập trung những nhân viên cần thiết để hoàn thành mục tiêu – đồng thời chứng tỏ với cấp trên khả năng lãnh đạo của mình trong thời điểm khó khăn.
