Một ngày có 24 giờ nhưng chúng ta phải hoàn thành rất nhiều việc, và hơn nữa là phải hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Nếu bạn có thể “chiếm lại” một giờ đồng hồ bạn đã lãng phí ở đâu đó và biến nó thành thời gian làm việc hiệu quả, thì một giờ đồng hồ này cũng đủ để làm tăng đáng kể năng suất làm việc hàng ngày của bạn.
Ảnh minh họa
Dưới đây là 10 trong số rất nhiều những kỹ năng tiết kiệm thời gian sẽ giúp bạn có thêm một giờ đồng hồ quý giá để ngày làm việc hiệu quả hơn.
1. Duy trì sự cân bằng
Cuộc sống của bạn bao gồm 7 lĩnh vực không thể thiếu: Sức khỏe, gia đình, tài chính, trí tuệ, xã hội, nghề nghiệp và tâm hồn. Bạn sẽ không dành thời gian cho mỗi lĩnh vực như nhau và thời gian mỗi ngày dành cho mỗi lĩnh vực cũng không như nhau. Nhưng, về lâu dài, bạn dành một lượng thời gian hợp lý và chất lượng cho mỗi lĩnh vực thì cuộc sống của bạn sẽ cân bằng. Bỏ qua bất kỳ lĩnh vực nào trong 7 lĩnh vực trên, bạn có thể mất sự cân bằng trong cuộc sống và có nguy cơ hủy hoại sự thành công trong sự nghiệp.
Nếu bạn không dành một lượng thời gian hợp lý chăm sóc sức khỏe, bạn sẽ phải mất thời gian mỗi khi bị ốm. Nếu bỏ qua gia đình, sau đó bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian để tái thiết lập mối quan hệ. Như vậy, đối với mỗi nhà lãnh đạo, việc duy trì cân bằng cho cuộc sống cũng là một thách thức không nhỏ.
2. Ngòi bút chủ động
Một ngòi bút sắc bén có sức mạnh hơn cả một trí tuệ minh mẫn nhất. Hãy tập cho mình thói quen viết mọi thứ ra giấy. Trí tuệ của con người chỉ “sử dụng” tốt nhất cho những việc có tính chất bao quát chứ không phải những việc quá chi tiết. Chi tiết rất quan trọng, nhưng hãy truyền đạt chúng bằng ngòi bút. Nếu bạn muốn quản lý nó, trước hết bạn phải “đo lường” được nó. Hãy viết mọi thứ lên giấy, nó sẽ giúp bạn ghi nhớ mọi thứ cần phải hoàn thành dễ dàng hơn.
3. Lên kế hoạch hàng ngày
Người ta vẫn nói rằng con người không lên kế hoạch để thất bại nhưng rất nhiều người thất bại khi lên kế hoạch. Dành thời gian mỗi tối để kiểm soát nguồn lực quý giá nhất theo sự chỉ huy của bạn, trong vòng 24 giờ tới bạn sẽ làm những gì. Lên kế hoạch cho công việc và thực hiện kế hoạch hàng ngày. Viết danh mục “Những việc cần phải làm” lên giấy với những thứ “phải làm” và những thứ bạn “muốn làm” cho ngày tiếp theo. Nếu một ngày trôi qua mà không có kế hoạch gì cụ thể, bạn có thể dễ dàng bị rơi vào tình trạng xao nhãng, không tập trung vào những việc quan trọng nhất cần phải làm trong ngày, cũng coi như là bỏ qua một ngày làm việc.
4. Đưa ra thứ tự ưu tiên
Danh mục “Những việc cần làm” sẽ bao gồm những việc quan trọng và những việc kém quan trọng hơn. Mặc dù thực tế là hầu hết mọi người muốn làm việc năng suất, nhưng khi đưa ra sự lựa chọn giữa những việc quan trọng và kém quan trọng hơn thì hầu hết chúng ta lại làm những việc kém quan trọng hơn. Lý do dễ hiểu nhất cho sự “kỳ quặc” này đó là những thứ kém quan trọng hơn thường dễ làm hơn và làm cũng nhanh hơn. Hãy đưa ra thứ tự ưu tiên trong danh mục “Những việc cần làm” mỗi tối trước khi kết thúc một ngày làm việc.
Đặt số 1 bên cạnh việc quan trọng nhất trong danh mục của bạn, số 2 cạnh việc quan trọng số 2. Với “mẹo” này, có thể bạn không làm được tất cả mọi thứ trong danh mục Việc cần làm, nhưng ít nhất bạn sẽ làm việc quan trọng nhất. Đây thực sự là một cách làm việc thông minh chứ không chỉ là chăm chỉ, làm những việc cần làm nhất trước.
5. Kiểm soát sự trì hoãn
Lên kế hoạch hiệu quả nhất không thể thay thế cho việc thực hiện những việc cần phải làm. Chúng ta trì hoãn những việc quan trọng bởi vì chúng ta không cảm thấy đủ “đau đớn” khi không hoàn thành nó hoặc không đủ niềm phấn khởi, ham thích để thực hiện nó.
Để bắt đầu thực hiện việc đã bị bạn bỏ rơi bấy lâu nay, trước hết hãy nghĩ về những điều thật khủng khiếp sẽ xảy ra nếu bạn không hoàn thành hoặc cố gắng tạo ra niềm phấn khởi, hứng thú với việc đó, nhưng có lẽ cách thứ nhất hiệu quả hơn, công việc là công việc và bạn bắt buộc phải hoàn thành nó. Tuy vậy, những nhà lãnh đạo lạc quan vẫn luôn cố gắng tìm ra niềm phấn kích để hoàn thành công việc tốt hơn. Bạn có thể áp dụng bất kỳ cách nào sao cho phù hợp nhất với bản thân để công việc không bị đình trệ.
