Máy tính giờ đây đã trở thành công cụ quan trọng trong công việc của nhiều người, cách sử dụng máy tính còn thể hiện tố chất và giáo dục cá nhân. Cùng với sự phát triển và tiện ích, máy tính cũng đưa đến những vấn đề mới trong cách lễ nghĩa sử dụng:
Ảnh minh họa
1. Dù là của công ty nhưng bạn cần quan tâm và cẩn thận khi dùng máy, lau chùi sạch sẽ bằng khăn mềm, tránh làm tổn hại đến màn hình; không nên thường xuyên tắt mở máy liên tục; tắt máy trước khi ra về; khi sử dụng usb nên thoát theo trình tự tránh làm mất số liệu gây tình trạng treo máy.
2. Tránh hiện tượng copy toàn bộ tài liệu của công ty và máy tính riêng mình, đây cũng là hình thức lộ tin tức bí mật của công việc.
3. Chỉ tra cứu tài liệu và nội dung liên quan đến không việc, không nên tùy tiện down tài liệu sở thích cá nhất vi phạm qui chế, thậm chí gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
4. Nhiều công ty không cho phép nhân viên chơi game và chat trò truyện trực tuyến trong giờ làm việc, nhưng thực tế điều này chưa được thực hiện một cách nghiêm túc tuyệt đối, nếu bạn đang tiếp tục làm có nghĩa bạn đang vi phạm qui chế làm việc.
5. Thư điện tử cùng với lợi ích cũng mang đến những vấn đề mới trong lễ nghĩa công việc. Bạn cần hết sức chú ý khi sử dụng mail, tránh trường hợp gây hiểu lầm cho người khác. Dù nội dung thư điện tử không cần quá nghiêm khắc trong nội dung nhưng mục đích chính là gia tăng niềm tin, nắm bắt cơ hội và hợp tác công việc, chăm sóc khách hàng, coi trọng giao tiếp liên hệ khác hàng để thúc đẩy khả năng thành công của giao dịch. Tuy nhiên, dường như chúng ta đang bỏ qua những qui tắc quan trọng khi sử dụng thư điện tử, thay vào đó là thói quen chưa đúng ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
– Đề mục thư gửi cần gọn gàng súc tích.
Đề mục thư gửi là sự khác biệt với thư viết tay, chỉ vài từ ngắn gọn đã bao hàm toàn bộ nội dung. Đặc biệt khi trả lời thư, chú ý khi gửi kèm các file tài tiệu cần ghi rõ thư đến từ công ty nào, ngày tháng gửi để đối tác dễ dàng lưu giữ.
– Văn phong và form thư cần giống với thư viết.
Có lời chào hỏi mở đầu, tránh sử dụng ngôn từ quá tự do như “ hi ”, “ xin chào ” hoặc một từ ngữ đơn giản, kết thúc tự do, trực tiếp ký tên lên trên. Khi viết một bức thư quan trọng, bạn cần sử dụng văn phong rõ ràng, xúc tích và có ngữ khí kính trọng. Cuối thư nên thêm lời chúc mừng, chúc sức khỏe.
– Nội dung ngắn gọn, cần dựa theo nội dung thư, cẩn thiện viết trong từng câu chữ.
Hiện nay pháp luật qui định, thư điện tử cũng là một bắng chứng có tính hợp pháp, vì vậy bạn cần chú ý khi sử dụng ngôn từ trong thư tránh gây bất lợi cho công việc và lợi ích công ty như viết báo giá, giá thầu…Kiểm tra thường xuyên hòm thư để đánh giá khả năng hợp tác và liên hệ với khách hàng, đối tác.
– Kiểm tra thư gửi đi, gửi đến và làm sạch hòm thư.
Một nữ nhân viên truyền thông ở Michigan Mỹ cho biết gần đây cô nhận được một bức thư điện tử, kèm theo danh sách tên của 12 người mà cô không cần đến thông tin về họ. Vì vậy, kiểm tra và xóa bỏ thư vô ích để làm sạch hòm thư là điều cần thiết.
– Xưng hô hợp lý người nhận và ký tên ở cuối thư.
Cho dù thư điện tử đã chú thích rõ ràng địa chỉ người gửi, người nhận nhưng ký tên dưới mỗi bức thư là chi tiết quan trọng bạn không thể bỏ qua bao gồm cả đầu và cuối thư. Nếu cần thiết hãy ghi thêm tên đầy đủ, địa chỉ và điện thoại để đối phương liên lạc với bạn một cách dễ dàng. Càng ở công ty có qui mô lớn thì điều này càng có ích bởi bức thư của bạn có thể được gửi đi cho nhiều người, dù biết có một nửa nội dung không liên quan đến họ nhưng đế xóa bỏ chúng cũng mất thời gian, thay vì đó họ sẽ được chỉnh sửa đôi chút và gửi đi. Kiểm tra hòm thư hàng ngày và kịp thời trả lời. Việc quan trọng cần gọi điện xác nhận. Ngoài ra, nội dung quan trọng và nhạy cảm không nên thông qua mail.
– Tuyệt đối không nên sử dụng toàn bộ nội dung thư tiếng anh bằng cỡ chữ in hoa to.
Hình thức thư như vậy khó nhìn và cho người khác biết cần sử dụng cú pháp chính xác để trả lời. Dù chỉ là một hình thức trao đổi bằng câu chữ, tuân thủ tiêu chuẩn văn thư qui phạm là một phép tắc quan trọng.
