Nó dường như đủ vô hại, nhưng những tác động gây bất lợi của nó đang ngày càng bao trùm trong thế giới văn phòng. Cả một ngày diễn ra vô ích, các dự án chất chồng, và công việc bị ùn ứ khi các nhân viên văn phòng trở thành nô lệ trước sức mê hoặc của nó. Nó là cái gì mà ghê gớm vậy?
Laurie Hayes, nhà sáng lập tổ chức HBB Source chuyên giúp đỡ Chính phủ và người lao động thoát khỏi những ràng buộc về nghề nghiệp, sẽ cho bạn biết câu trả lời.
Nó được tạo ra để giúp cuộc sống trở nên dễ dàng hơn và đẩy nhanh giao tiếp, nhưng bên cạnh đó, nó lại trở thành kẻ phá đám, gây cản trở công việc, đánh cắp thời gian của những người vốn đã có quá nhiều việc phải làm.
Bạn đã đoán được nó là gì chưa? Nếu bạn đang đọc những dòng này, nhiều khả năng bạn cũng là nạn nhân của thứ đáng nguyền rủa mang tên: E-mail.
Bạn kiểm tra e-mail bao nhiêu lần mỗi ngày? Mỗi lần tiêu tốn bao nhiêu thời gian của bạn?
Trong một cuộc gặp gần đây, một đồng nghiệp đã nói về những thách thức mà anh đang gặp phải trong công việc. Khi chúng tôi tách một ngày làm việc của anh ra thành các phần nhỏ, chúng tôi phát hiện ra rằng anh đã dành 15 phút mỗi giờ để kiểm tra e-mail, phần lớn trong số đó là thư rác.
Một thành viên khác cũng thừa nhận rằng mình đã bị rơi vào “bẫy” e-mail với 21 lần kiểm tra trong một ngày. Anh này đang cố gắng từ bỏ “thói quen xấu” này nhưng chắc cuộc chiến còn lâu mới kết thúc.
Là một nhà quản lý có trách nhiệm, liệu bạn có chạy ra hòm thư của mình 10 hay 15 phút mỗi giờ để nhặt các lá thư rác và tờ quảng cáo không? Nếu không, tại sao bạn lại làm thế với hòm thư điện tử của mình?
E-mail không chỉ là “kẻ thù” của những nhân viên rỗi rãi hoặc lơ là trong công việc; nó còn là nỗi đau đầu của những doanh nhân thành đạt có mức thu nhập hàng trăm nghìn USD mỗi năm. Rõ ràng, cơn mê đắm e-mail chẳng phân biệt ai!
Tôi có một cách để “trị” e-mail, đó là chỉ mở e-mail từ 11 giờ 30 đến 12h trưa và từ 16 giờ đến 16 giờ 30 chiều. Ngoài khoảng thời gian đó, tôi tắt hẳn hòm thư, quyết không ngó ngàng gì tới nữa.
Tim Ferris, tác giả của cuốn sách The 4-hour Workweek (Tạm dịch là Tuần làm việc 4 giờ) đã định nghĩa e-mail là “sự gián đoạn đơn lẻ vĩ đại nhất trong thế giới hiện đại” và gợi ý bạn nên cai nó, kiên quyết chỉ ghé thăm 1 lần mỗi ngày.
Bạn băn khoăn rằng ít kiểm tra e-mail có thể khiến bạn bỏ lỡ những tin tức quan trọng? Đừng lo lắng, nếu ai đó thực sự cần bạn, họ sẽ nhấc điện thoại, gọi nhắn bạn kiểm tra hòm thư. Nếu họ im lặng tức là bức thư đó không quá khẩn cấp.
Bạn đã sẵn sàng xử lý “sát thủ thầm lặng” của công việc chưa? Nếu cần thiết phải kiểm tra e-mail thường xuyên trong khi bạn lại còn rất nhiều việc quan trọng khác cần làm, hãy đề xuất một người khác phụ trách phần việc này cho bạn (tất nhiên nếu bạn có điều kiện, chẳng hạn bạn là sếp và có một người trợ lý).
Cần 26 đến 30 ngày để tạo ra một thói quen. Hãy ghi nhớ điều này. Hãy tạo ra những thói quen hữu ích cho công việc và sự thành công của bạn.
Theo Laurie Hayes
