Linh hồn của chiến lược email marketing

Ngồi tại văn phòng ở Etown, chỉ một cú nhấp chuột, anh Nguyễn Đức Tài – Tổng Giám đốc Công ty cổ phần Thế Giới Di Động có thể ngay lập tức biết được trong ngày các siêu thị trên toàn quốc đã bán được bao nhiêu mặt hàng, lợi nhuận thu được như thế nào, số lượng hàng tồn kho tính đến hiện tại, mặt hàng nào cần phải đặt hàng hay cần khuyến mãi để giảm tồn kho…

Những thông tin này đặc biệt quan trọng với các nhà bán lẻ kinh doanh các mặt hàng công nghệ cao không cho phép thời gian tồn kho quá dài. Công cụ đắc lực giúp các nhà quản trị cập nhật thông tin kịp thời chính là hệ thống phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resourse Planning)

Đặc thù của ngành bán lẻ là luôn có nhiều chi nhánh, danh mục hàng hoá lên đến hàng chục ngàn chủng loại, diện tích kinh doanh rộng hàng ngàn mét vuông trải rộng trên nhiều địa bàn… Khi hệ thống càng được mở rộng thì những con số đó lại tiếp tục tăng lên làm cho việc quản lý trở nên vô cùng khó khăn. Các đại gia bán lẻ nước ngoài như Big C, Parkson, Lotte Mart… khi vào Việt Nam đều được chuyển giao hệ thống quản lý ERP từ công ty mẹ. Đây thực sự là thách thức với các doanh nghiệp trong nước bởi các nhà bán lẻ ngoại đã có sẵn những lợi tế về thương hiệu, vốn, kinh nghiệm… lại được trang bị những hệ thống quản lý hiện đại, chẳng khác gì “hổ thêm cánh”. Chính áp lực cạnh tranh này thúc đẩy các doanh nghiệp bán lẻ trong nước phải khẩn trương ứng dụng ERP trong quản lý.

Các nhà bán lẻ trong nước kỳ vọng khi áp dụng ERP sẽ giúp cắt giảm chi phí, nâng cao tính chuyên nghiệp, đảm bảo tính đồng nhất trong hệ thống… Nói cách khác, ERP được coi như một công cụ giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của các nhà bán lẻ.

Chưa có một thống kê chính thức về việc áp dụng ERP trong các doanh nghiệp bán lẻ nội địa, nhưng chắc chắn là con số này không lớn. Người tiên phong áp dụng ERP trong ngành bán lẻ là Saigon Co.op khi năm 2004 đã tìm đến hai nhà cung cấp phần mềm nước ngoài là Oracle và JDA. Công ty cổ phần Thế Giới Di Động đã triển khai ERP từ năm 2007, Điện máy Chợ Lớn vừa bắt đầu dự án SAP ERP và dự kiến khoảng sáu tháng nữa mới đi vào hoạt động. Tập đoàn Phú Thái sau khi tìm đến nhà cung cấp SAP thì hiện đang tạm dừng dự án. Tập doàn Dệt may Việt Nam (Vinatex) cũng mới tiến hành mời thầu cung cấp giải pháp ERP. Còn lại đa phần các nhà bán lẻ hiện nay mới đang nghe ngóng thị trường và tìm kiếm nhà cung cấp, trong số này phải kể đến Hapro, Intimex, Nguyễn Kim…

Sớm nắm bắt được nhu cầu ứng dụng ERP của các nhà bán lẻ nên các công ty phần mềm trong nước đua ra nhiều sản phẩm cho thị trường, trong đó phải kể đến: FPT, Lạc Việt, Sao Khuê, HPT Soft… Miếng bánh béo bở này được các nhà cung cấp giải pháp ERP của nước ngoài nhòm ngó từ rất lâu. Sự xuất hiện của Oracle ở Việt Nam từ năm 1995 được cho là sự đón đầu thông minh. Và thực tế hiện tại Oracle đang là người dẫn đầu thị trường các nhà cung cấp giải pháp ERP. Nhà cung cấp Electra với phần mềm SAP được thiết kế riêng cho ngành bán lẻ cũng ngay lập tức đặt văn phòng đặ diện tại Việt Nam khi chúng ta vừa trở thành thành viên thứ 150 của WTO. Ngoài hai tên tuổi lớn này còn có những đại gia khác như JDA, Infor…

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như các tác nghiệp của các nhân viên. Giải pháp ERP cho phép các nhà bán lẻ quản lý hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với các đối tác khách hàng.

Theo các nghiên cứu của Meta Group đối với 63 công ty từng áp dụng ERP thì chi phí trung bình cho một dự án ERP bao gồm phần mềm, chi phí nhân công, tư vấn và phần cứng là 15 triệu USD. Tuy vậy, nếu triển khai được đầy đủ, một hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm trung bình hàng năm khoảng 1,6 triệu USD.

Khi các nhà bán lẻ mới hoạt động, hoặc mở rộng trong bán kính địa lý không quá rộngvà với tốc độ từ từ thì giải pháp của các nhà cung cấp trong nước là khá phù hợp. Tuy nhiên, trong cuộc đua hối hả giành thị phần của ngành bán lẻ hiện nay, các doanh nghiệp đều mở rộng mạng lưới với tốc độ chóng mặt. Trong một tháng, các doanh nghiệp có thể khai trương đến vài ba điểm bán lẻ mới thì phần mềm của các nhà cung cấp trong nước như là một chiếc áo quá chật khoác lên mình một cơ thể đang lớn như thổi. Saigon Co.op vừa khai trương mới bốn siêu thị ngay trong tháng 12.2008, Công ty Thế Giới Di Động cũng đưa vào hoạt động 15 chi nhánh mới chỉ trong năm 2008, Công ty Viễn thông A cũng có thêm 23 cửa hàng mới năm vừa qua. Sự tăng trưởng thần kỳ của ngành bán lẻ khiến cho các phần mềm ERP nội địa không thích ứng kịp thời. Vì thế, việc tìm đến với những hệ thống quản lý hiện đại của các nhà cung cấp tên tuổi trên thế giới như Oracle, SAP, JDA… là điều tất yếu. Uy tín và kinh nghiệm triển khai ERP của các thương hiệu nước ngoài chính là kỳ vọng mà các nhà bán lẻ trong nước đặt ra khi tìm đến hợp tác. Tuy vậy, không phải “cuộc hôn nhân” nào cũng diễn ra như ý muốn. Rất nhiều dự án đã thất bại và bên gánh chịu thiệt hại nhiều nhất là nhà bán lẻ, vừa tốn chi phí, vừa hao tổn thời gian, nhân lực. Một số doanh nghiệp tuy triển khai thành công, song thời gian hoàn tất sự án quá dài, có doanh nghiệp mất hơn ba năm mới hoàn tất làm phát sinh nhiều chi phí.

Trong nhiều những lý do thất bại của việc áp dụng ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ, có thể thất phần lớn nguyên nhân là ở nhận thức của doanh nghiệp. Nhiều người cho rằng ERP sẽ giải quyết mọi vấn đề khó khăn của doanh nghiệp. Điều này hoàn toàn sai lầm bởi về bản chất đó chỉ là một phần mềm, một công cụ để ghi nhận, phản ánh, xử lý và phân tích dữ liệu, không thể thay thế hoàn toàn con người. ERP chỉ giúp nhà quản lý có cơ sở để đưa ra quyết định cho hoạt động của doanh nghiệp mình. “Muốn áp dụng ERP tại các hệ thống bán lẻ thành công, điều cốt yếu nhất là doanh nghiệp phải có những chuẩn bị về con người, từ nhận thức cho đến trình độ và xây dựng quy trình làm việc chuẩn mực tại doanh nghiệp” – đó là chia sẻ của anh Doanh Quyền, phụ trách IT chuỗi Siêu thị Điện máy Chợ Lớn.

Điểm khác biệt lớn nhất của ERP trong ngành bán lẻ với các ngành hàng khác là sự kết hợp giữa việc xử lý nghiệp vụ tại nơi điều hành (Back Office) và các điểm bán lẻ (Front Office). Phần lớn các nhà bán lẻ trong nước hiện nay không dám đầu tư ngay lập tức trọng gói dịch vụ này bởi chi phí tối thiểu không dưới một triệu USD. Saigon Co.op khi triển khai hệ thống đã lựa chọn hai nhà cung cấp khác nhau là Oracle và JDA với tổng chi phí lên đến 1,5 triệu USD. Tuy dự án đã triển khai được bốn năm, nhưng hầu như chỉ mới thực hiện được việc quản lý tài chính, còn các lĩnh vực khác đang gặp nhiều khó khăn. Thế Giới Di Động có cách làm khá thông minh khi chỉ đầu tư khoảng 200.000USD để mua cơ sở dữ liệu của nước ngoài và tự viết phần mềm triển khai. Ưu điểm của cách làm này là tiết kiệm chi phí và phù hợp vời những hệ thống bán lẻ không có quá nhiều danh mục hàng hoá. Lực chọn thứ ba tuy đòi hỏi kinh phí đầu tư lớn, nhưng lại đem đến sự ổn định lâu dài cho doanh nghiệp, đó là sử dụng trọn bộ giải pháp ERP. Siêu thị Điện máy Chợ Lớn là doanh nghiệp tiên phong áp dụng cách thức này khi tiến hành hợp tác với SAP. Thông thường, các gói dịch vụ đầu tiên sẽ áp dụng là tài chính, hàng hoá rồi mới đến nhân sự, khách hàng…

Áp dụng ERP sẽ thực sự hiệu quả khi doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ những tiền đề cần thiết, từ tài chính đến quy trình và nhân sự. Có cần thiết áp dụng ERP hay không và nên lựa chọn gói dịch vụ như thế nào… tuỳ thuộc vào tham vọng mở rộng quy mô và mạng lưới của các nhà bán lẻ. ERP không phải là mode thời trang để các doanh nghiệp bán lẻ phô trương thanh thế. Ngay cả với đại gia như Metro Việt Nam, dù đã có mặt trên thị trường từ năm 2001 với tám điểm bán lẻ trải dài trên khắp các miền đất nước, họ vẫn chỉ đang trong quá trình chuẩn bị triển khai việc áp dụng SAP từ công ty mẹ – một sự thận trọng cần thiết để tránh những thiệt hại về tài chính và thời gian.