Hoạch định một kế hoạch kinh doanh hiệu quả ( Phần 7)

Phần các thông số về tài chính được sử dụng để giới thiệu, chứng minh và thuyết phục. Trong phần này, bạn đưa ra những lập luận của mình và chứng minh tính khả thi của kế hoạch kinh doanh và ý tưởng đầu tư tốt của mình bằng các bảng và biểu mẫu tài chính. Trong phần này, bạn cần đánh giá rủi ro liên quan đến dự án kinh doanh của ban. Nếu viết một kế hoạch cho các nhà đầu tư, bạn cần các phần sau:

• Các rủi ro 

• Báo cáo thu chi tiền mặt 

• Bảng cân đối tài sản 

• Báo cáo thu nhập 

• Yêu cầu đầu tư và lợi nhuận 

Thậm chí nếu kế hoạch của bạn chỉ sử dụng như chỉ dẫn đối với việc phát triển kinh doanh, bạn vẫn cần xây dựng bảng thu chi tiền mặt và báo cáo thu nhập để đo hiệu quả kinh doanh của công ty.

Kinh doanh là phải mạo hiểm. Năng lực xác định và bàn luận về các yếu tố rủi ro thể hiện khả năng quản lý của bạn đồng thời làm tăng sự tin tưởng của các nhà đầu tư tiềm năng đối với bạn. Bạn cần thể hiện rằng mình là người chủ động đương đầu với các vấn đề rủi ro và có khả năng đối phó với chúng. Điều ngược lại cũng đúng. Nếu một nhà đầu tư tiềm năng phát hiện những yếu tố rủi ro không được nhắc đến, thì sự lòng tin đối với kế hoạch của bạn sẽ giảm đi và khả năng nhận được hỗ trợ về tài chính sẽ bị giảm.

Danh mục sau không hoàn toàn đầy đủ, nhưng có thể cho bạn biết những rủi ro có thể xảy ra:

– Đối thủ cạnh tranh hạ giá

– Một khách hàng chủ chốt cắt hợp đồng

– Tăng trưởng của ngành giảm

– Chi phí sản xuất và thiết kế cao hơn mức dự đoán

– Kế hoạch doanh thu của bạn không thực hiện được

– Một kế hoạch quảng cáo quan trọng thất bại

– Một nhà thầu phụ không thể giao hàng đúng thời hạn

– Các đối thủ cạnh tranh vượt trội bằng việc tung ra sản phẩm, dịch vụ mới tốt hơn

– Ý kiến công chúng đối với sản phẩm và dịch vụ của bạn thay đổi

– Bạn không thể thuê lao động có tay nghề

– Evaluate your risks honestly. Put yourself in a “what if” situation. What if my competition meets my Unique Selling Proposition…what sets my product apart? What if I can’t find the right employees?

Đánh giá thật sự các yếu tố rủi ro. Đặt bạn vào tình huống giả định. Điều gì sẽ xảy ra nếu đối thủ cạnh tranh phát hiện đúng “sở trường kinh doanh” của công ty (Unique Selling Proposition)… Nhân tố nào sẽ làm sản phẩm của công ty khác biệt? Điều gì sẽ xẩy ra nếu tôi không thể tìm được nhân công tốt?

– Thay bằng dành riêng một phần phân tích các yếu tố rủi ro, bạn có thể lồng ghép vào các phần khác nhau của kế hoạch kinh doanh. Ví dụ, bạn có thể thảo luận khả năng kéo dài thời gian chờ những chi tiết được đặt hàng bên ngoài trong phần “quá trình sản xuất” của bản kế hoạch, hoặc ảnh hưởng của việc tỷ lệ hồi âm thư tín thấp hơn dự kiến trong chiến dịch quảng cáo trực tiếp bằng thư trong phần “thủ thuật bán hàng” (tatic sales).

– Trong nhiều ngành, các công ty nhỏ sáng tạo và các công ty lớn bắt chước và hưởng lợi. Rủi ro này bạn phải luôn cân nhắc. Hay nghĩ cách để luôn ở phía trước đối thủ cạnh tranh và giữ những sở trường kinh doanh của mình.

– Coi những lỗi thường gặp của các công ty nhỏ là các nhân tố rủi ro tiềm tàng. Ví dụ như: trả lương cho nhân viên quá cao; tuyển bạn bè hơn là những ứng cử viên thích hợp nhất cho các vị trí công việc; đánh giá không đúng chi phí; đánh giá không chính xác chu kỳ doanh thu; bỏ qua đối thủ cạnh tranh; cố gắng phục vụ mọi đối tượng khách hàng.

Báo cáo thu chi tiền mặt làm cho những người quan tâm đến kế hoạch kinh doanh của bạn biết cần bao nhiêu tiền, vào lúc nào và thu nhập từ nguồn nào. Nói một cách khái quát, báo cáo thu chi tiền mặt cho biết lượng tiền mặt ròng có được bằng cách lấy tiền mặt và nguồn doanh thu trừ đi những chi phí và vốn đầu tư cần thiết. Báo cáo thu chi tiền mặt cho biết sơ lược về lượng tiền công ty có được trong thời điểm nhất định và khi nào công ty cần thêm tiền. Hãy phân tích ngắn gọn kết quả báo cáo thu chi tiền mặt và đưa phân tích này vào kế hoạch kinh doanh của công ty. Xem phần thuật ngữ trong (Hạch toán kế toán).

• Cũng như tất cả các báo cáo tài chính khác, chuẩn bị chu đáo báo cáo thu chi tiền mặt và nên để một chuyên gia kế toán nổi tiếng xem qua.

• Tránh dự đoán gia tăng nhanh chóng doanh thu một cách không thực tế. Đối với phần lớn các công ty, doanh thu chỉ tăng đều đặn, thậm chí chỉ tăng theo tháng. Một mức tăng vọt không có cơ sở sẽ dễ bị phát hiện và có thể bị coi là đánh giá không trung thực về công ty bạn.

• Tính toán tác động theo mùa và chu kỳ kinh doanh đối với tất cả các dự đoán. Ví dụ, nếu bạn kinh doanh quà tặng, bạn cần chú ý đến tác động của dịp lễ Giáng sinh, mùa cưới. Nếu bạn là công ty tư vấn, doanh thu của công ty có thể cao vào dịp cuối năm khi các công ty cố gắng sử dụng hết nguồn king phí hàng năm, hoặc đầu năm khi ngân quỹ được duyệt.

• Đừng phạm sai lầm thông thường về đánh giá thấp nhu cầu về lượng tiền mặt. Điều này có thể dẫn đến tình trạng thiếu vốn. Ngân quỹ của công ty có không đáp ứng đủ các nhu cầu về tài chính.

• Không đưa các “dự đoán” cho những thời điểm đã qua. Dự đoán cũ chỉ có thế chấp nhận được trong trường hợp đúng.

• Tránh những khoản thu nhập và chi phí lớn được gộp dồn lại mà không có thông tin giải thích về những khoản chi tiết thu/chi.

Không như các báo cáo tài chính khác, Bảng cân đối tài sản chỉ được lập theo từng năm để xác định giá trị thực của công ty. Nếu kế hoạch của bạn cho một công ty mới thành lập, bạn cần đưa Báo cáo thu nhập cá nhân tóm tắt tài sản và nghĩa vụ nợ cá nhân. Nếu công ty của bạn đã thành lập, cập nhận các Báo cáo thu nhập của năm trước vào Báo cáo thu nhập thời kỳ báo cáo. Phân tích ngắn gọn Báo cáo thu nhập và đưa vào kế hoạch kinh doanh của bạn.

Một vài lời khuyên

• Cũng như tất cả các báo cáo tài chính khác, bản cân đối tài sản cần được chuẩn bị chu đáo và nên để một chuyên gia kế toán nổi tiếng xem qua.

• Không đưa các “dự đoán” cho những thời điểm đã qua. Dự đoán cũ chỉ dễ được chấp nhận trong trường hợp đúng.

• Tránh những khoản thu nhập và chi phí lớn được gộp dồn lại mà không có thông tin giải thích về những khoản chi tiết thu/chi.

Báo cáo thu nhập nhằm chứng minh khả năng công ty của bạn tạo ra lợi nhuận. Báo cáo này ghi lại thu, chi, vốn đầu tư và chi phí về hàng hoá. Kết quả cuối cùng của bảng này thể hiện bao nhiêu tiền công ty bạn sẽ kiếm được hoặc thua lỗ trong năm. Báo cáo thu nhập khác với báo cáo thu chi tiền mặt ở chỗ báo cáo thu nhập không chi tiết hoá khi nào thu được tiền và khi nào phải chi tiền.

Báo cáo thu nhập cho một kế hoạch kinh doanh nên chi tiết theo từng tháng cho năm đầu tiên. Năm thứ 2 có thể theo từng quý, và sau đó theo từng năm. Phân tích ngắn gọn kết quả báo cáo thu nhập và đưa chúng vào kế hoạch kinh doanh của bạn. Nếu công ty của bạn đang hoạt động, thì đưa vào báo cáo thu nhập của các năm trước.

• Cũng như tất cả các báo cáo tài chính khác, chuẩn bị chu đáo báo cáo thu nhập và nên để một chuyên gia kế toán nổi tiếng xem qua.

• Tránh những giả định không có cơ sở về sự tăng trưởng của công ty. Nói cách khác, nếu bạn cho rằng công ty của mình sẽ tăng trưởng 30% trong năm thứ nhất và 50% trong năm thứ hai thì bạn phải chứng minh rằng những con số này là có thể đạt được. Có thể là vì các công ty tương tự đã có tốc độ tăng trưởng như vậy; hay vì đó là mức tăng trưởng bình quân của ngành kinh doanh (nêu nguồn của tài liệu đó); hay vì các dự đoán của một nhà nghiên cứu thị trường, hiệp hội ngành nghề hoặc các nguồn khác xác định.

• Tính toán tác động theo mùa và chu kỳ kinh doanh đối với tất cả các dự đoán. Ví dụ, nếu bạn kinh doanh quà tặng, bạn cần chú ý đến tác động của dịp lễ Giáng sinh, mùa cưới. Nếu bạn là công ty tư vấn, doanh thu của công ty có thể cao vào dịp cuối năm khi các công ty cố gắng sử dụng hết nguồn kinh phí hàng năm, hoặc đầu năm khi ngân quỹ được duyệt.

• Không đưa các “dự đoán” cho những thời điểm đã qua. Dự đoán cũ chỉ dễ được chấp nhận trong trường hợp đúng.

• Tránh những khoản thu nhập và chi phí lớn được gộp dồn lại mà không có thông tin giải thích về những khoản chi tiết thu/chi.

Ghi rõ số lượng và hình thức (vay nợ hay vốn cổ phần) của khoản đầu tư bạn tìm kiếm. Việc kê chi tiết những khoản tiền sẽ được sử dụng như thế nào là quan trọng. Thảo luận ảnh hưởng của vốn đầu tư đối với tiềm năng tăng trưởng và lợi nhuận của công ty, khi nào thì cần tiền và khoản đầu tư nào đã được công ty thực hiện.

Các nhà đầu tư cũng muốn biết họ sẽ nhận được gì từ việc góp vốn. Trong phần này bạn phải cố gắng lý giải rõ ràng cả tiềm năng thu lợi cũng như những rủi ro tiềm ẩn khi đầu tư vào công ty. Lỗi hay gặp trong một kế hoạch kinh doanh là phần này không rõ ràng, và có thể làm các nhà đầu tư ngần ngại bỏ tiền. Nếu các thành viên sáng lập công ty đã đầu tư vào công ty, cũng nên đề cập tới. Một số nhà đầu tư có thể mạnh dạn khi biết các thành viên sáng lập cùng bỏ tiền túi vào dự án kinh doanh.

Cuối cùng, xây dựng kế hoạch rút lui mô tả làm thế nào các nhà đầu tư có thể rút tiền ra khỏi công ty của bạn. Lo lắng chung của các nhà đầu tư là mặc dù công ty hoạt động có lãi nhưng có thể rất khó khăn cho họ bán được cổ phiếu với giá hời. Các nhà đầu tư vốn mạo hiểm và người cho vay thường yêu cầu Lựa chọn bán cố phiếu trong vòng 5 năm hay sự đảm bảo rằng công ty sẽ trở thành một ứng cử viên cho việc mua lại hay niêm yết cổ phiếu lần đầu (IPO). 

• Đề cập các yếu tố sau nếu thấy phù hợp: khối lượng tối thiểu để tham gia; Vốn này và các khoản đầu tư tương lai sẽ ảnh hưởng tới cơ cấu sở hữu hiện nay và trong tương lai của công ty; thời gian phải hoàn trả và lãi suất đối với khoản đầu tư; Tai sao khoản đầu tư này lại tốt; thế chấp được bảo đảm; các nhà đầu tư hiện tại; tiếp cận nguồn tài chính thêm; Tỷ lệ nếu có, một nhà đầu tư có thể nhận được thông qua việc miễn thuế, thanh khoản và các lợi ích khác nếu như kinh doanh gặp rắc rối.

• Đề cập tới như cầu tài trợ trong tương lai. Nói cách khác, không chỉ nhìn nhu cầu tài trợ hôm nay mà phải hình dung rõ nhu cầu về vốn trong tương lai để đưa công ty bạn tiến tới thành công.

• Nhớ diễn giải làm thế nào các nhà đầu tư kiếm được lợi nhuận và tỷ lệ lãi suất họ sẽ nhận. Nếu bạn đi vay tiền, bạn không thể nói rằng “quý vị có thể kiếm rất nhiều tiền từ việc cho vay”. Bạn cần chỉ rõ bao nhiêu tiền các nhà đầu tư có thể nhận từ các khoản đầu tư của mình.

• Tránh việc định giá công ty một cách không thực tế.

• Không nên quá chi ly như đề nghị vay ít hơn bạn nghĩ là công ty sẽ cần bởi vì bạn cho rằng điều đó sẽ giúp bạn có tiền. Tốt hơn là nên hỏi vay nhiều hơn bạn cần để có nguồn tài trợ khi mà bạn gặp khó khăn về tiền nong.