Hoạch định một kế hoạch kinh doanh hiệu quả ( Phần 4)

Trong phần này, bạn sẽ mô tả hiện trạng sản phẩm và dịch vụ của bạn cùng với kế hoạch của bạn để phát triển hoàn thiện chúng. Đây cũng là phần để bạn giúp người đọc của mình làm quen với cách thức tạo ra sản phẩm của bạn và cách thức phục vụ khách hàng của bạn.

Phần này phải có đủ chi tiết về chi phí phát triển sản phẩm, địa điểm và yêu cầu nhân công. Sau khi cung cấp đủ các thông tin này, người ta sẽ yêu cầu bạn lập một số mẫu báo cáo tài chính, bao gồm chi phí hoạt động, giá vốn hàng hoá, và lưu chuyển tiền tệ.

• Hiện trạng phát triển sản phẩm 

• Chu trình sản xuất 

• Chi phí phát triển 

• Yêu cầu về nhân công 

• Các yêu cầu về chi phí và vốn

Bạn hãy mô tả hiện trạng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và những điều còn cần phải làm thêm để đưa sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn ra thị trường. Bạn cũng cần có một lịch trình nêu rõ khi nào công việc đó sẽ hoàn tất. Hãy cân nhắc việc sử dụng một lược đồ truyền thống để lập một lịch trình phát triển sản phẩm, hoặc cải biên kế hoạch tung sản phẩm ra thị trường mà bạn đã dùng trong nội bộ công ty mình và đưa ra một phương án đơn giản hóa hơn trong báo cáo này. Những người đọc bản kế hoạch này của bạn, đặc biệt là các nhà đầu tư tiềm năng, sẽ xem xét kỹ bản kế hoạch phát triển sản phẩm này để đánh giá xem bạn đã thực sự xem xét một cách toàn diện mọi khía cạnh của quá trình phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn chưa.

Một vài lời khuyên

• Bạn hãy đưa vào kế hoạch việc bạn dự tính xin bằng phát minh sáng chế/ thương hiệu/ hoặc bản quyền xuất bản, hoặc các biện pháp quan trọng khác nhằm phát triển hoạt động kinh doanh của bạn. 

• Nếu bạn có kế hoạch kinh doanh cho một công ty dịch vụ, vẫn rất cần phải có phần mô tả hiện trạng phát triển. Các công ty dịch vụ đều phải lập văn phòng, lập kế hoạch để trả lời khách hàng một cách hiệu quả qua điện thoại, mua văn phòng phẩm và danh thiếp giao dịch, tiến hành nghiên cứu thị trường, thu thập các nguồn thông tin, và gửi thử các mẫu hàng bán, ngoài ra còn rất nhiều những công việc khác. 

• Các nhà tư bản đầu tư cho các doanh nghiệp mới và các nhà cho vay khác thường chú trọng vào một số ngành nghề cụ thể và sẽ rất thông thạo về quy trình phát triển của một sản phẩm hay một dịch vụ như loại bạn đang cung cấp. Vì thế, bạn phải đảm bảo xây dựng được một kế hoạch có chất lượng cao và thật chi tiết. 

• Hãy nhờ một hiệp hội trong ngành trợ giúp về chu trình phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự như của bạn nếu bạn còn đang ở thời kỳ đầu của chu trình phát triển và không tin chắc rằng mình đã thông thạo hết mọi giai đoạn phát triển của chu trình. 

• Hãy tham khảo sách trong thư viện để xem mẫu các kế hoạch kinh doanh và đối chiếu bản báo cáo hiện trạng phát triển của bạn với các mẫu này. 

Một nhà đầu tư sẽ chỉ cung cấp tiền cho doanh nghiệp mà ông ta/ bà ta biết tường tận, vì thế họ sẽ xem xét kỹ càng mọi công đoạn của quá trình sản xuất sản phẩm, từ lúc bắt đầu hình thành ý tưởng cho đến khi bán được sản phẩm. Đối với một công ty dịch vụ, hãy mô tả quy trình cung cấp dịch vụ. Ví dụ như, một công ty muốn giúp khách hàng của mình quyết định chiến lược trên trang Web sẽ mô tả quy trình tìm ra các mục tiêu của khách hàng, nghiên cứu cách chào hàng hiện có trên Web, và đưa ra một giải pháp. Nếu bạn đang chuẩn bị mở một xưởng rượu thì phần mô tả quy trình sản xuất của bạn sẽ nêu rõ về các quy trình thu hoạch nguyên liệu, lên men và đóng chai.

Một phần của kế hoạch về quy trình sản xuất của bạn sẽ dành để lý giải chiến lược tự làm hay mua các nguyên liệu để sản xuất từ bên ngoài. Chiến lược này chú trọng vào vấn đề liệu bạn sẽ tự chế tạo tại chỗ những nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, hay là mua lại một dịch vụ hoặc sản phẩm để thêm vào sản phẩm của bạn. Nếu bạn đang chuẩn bị mở một doanh nghiệp tư vấn, bạn có thể nêu rõ trong kế hoạch của mình rằng nếu thuê ngoài một nhân viên quản lý hành chính, doanh nghiệp sẽ có thêm lợi nhuận vì việc đó tạo điều kiện cho các ông chủ doanh nghiệp dành được nhiều thời gian hơn cho những hoạt động sinh lời. Một công ty sản xuất gối sẽ bàn về những khâu mũi nhọn trong sản xuất và những chi phí tiết kiệm được nếu đặt hợp đồng phụ thuê khâu gối (mua dịch vụ ngoài) chứ không tiến hành khâu tại công ty (tự làm tại chỗ).

Bạn cũng phải bàn luận về địa điểm sản xuất cụ thể cho sản phẩm và dịch vụ của mình. Hãy phân tích lý giải quyết định chọn lựa này của bạn bằng những thông tin về khoản tiết kiệm chi phí thuê hoặc thuê mua, sự thuận lợi về vị trí đối với các nhà cung cấp, nhân công, nguyên vật liệu, hoặc các yếu tố quan trọng khác đối với doanh nghiệp của bạn.

• Bạn hãy lý giải chiến lược tự làm hay mua ngoài của mình bằng cách diễn giải tại sao cách thức của bạn lại tạo ra nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp. 

• Tránh một sai lầm phổ biến là bỏ qua phần lý giải chiến lược tự làm hay mua ngoài đơn giản chỉ vì bạn đang chuẩn bị thành lập hoặc đang điều hành một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp tư vấn, hãy trình bày tình huống lý giải tại sao các trợ lý và các nhân viên hỗ trợ hành chánh khác thuê ngoài lại giúp tăng lợi nhuận. 

• Đừng quên đưa ra lý do lựa chọn địa điểm kinh doanh. Một số thuận lợi về địa điểm thường bị bỏ qua không nêu rõ là địa điểm gần đường giao thông và dễ thuê được nhân công rẻ và thạo việc. 

• Nếu bạn quyết định chọn địa điểm kinh doanh là văn phòng tại nhà, hãy bàn về những chi phí sẽ tiết kiệm được nếu có văn phòng tại nhà. Đồng thời hãy đảm bảo những người đọc bản kế hoạch của bạn rằng địa điểm văn phòng tại nhà sẽ không bị người ta nhìn nhận theo nghĩa xấu trong ngành nghề kinh doanh của bạn. 

Hãy trình bày và bàn luận về một ngân quỹ dành cho thiết kế và phát triển. Ngân quỹ này phải tính đến chi phí thiết kế sản phẩm mẫu cũng như chi phí đưa mẫu đó vào sản xuất. Bạn không được quên tính đến chi phí nhân công, nguyên vật liệu, chi phí tư vấn, và chi phí thuê các chuyên gia, ví dụ như thuê luật sư. Phần trình bày về chi phí sản xuất này rõ ràng rất cần thiết đối với các công ty sản xuất và nó cũng không kém phần quan trọng đối với mọi loại hình doanh nghiệp khác. Các doanh nghiệp dịch vụ cũng có nhiều loại chi phí, ví dụ như chi cho dịch vụ tư vấn, chi đào tạo cho chủ doanh nghiệp, chi phí chuẩn bị tài liệu, và nhiều chi phí khác.

• Các chi phí thiết kế và phát triển thường bị ước tính thiếu. Bạn hãy liên hệ với một hiệp hội thương mại nhằm tìm hiểu về các chi phí bình quân trong ngành để phát triển một sản phẩm tương tự như của bạn. 

• Khi lập bảng chi phí, hãy kèm theo một kế hoạch dự phòng về những thay đổi chi phí có thể có nếu bạn gặp rắc rối như bị trì hoãn, không đạt được tiêu chuẩn trong ngành, có sai sót, v.v.. 

• Đừng quên tính đến chi phí bằng phát minh sáng chế và các yếu tố khác cần thiết cho việc sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. 

Phần về ban quản lý sẽ nêu sơ lược về ban quản lý doanh nghiệp của bạn. Phần này nêu cụ thể về lực lượng nhân công bạn sẽ cần để thiết lập và điều hành doanh nghiệp của bạn. Hãy nêu rõ bạn cần bao nhiêu người và họ cần phải có những kỹ năng làm việc gì. Hãy đảm bảo bạn bao quát đủ các vấn đề sau:

• Đã có đủ nhân công chưa? Nếu chưa, bạn sẽ thuê như thế nào. 

• Nhân công đã được đào tạo chưa? Nếu chưa, bạn sẽ đào tạo họ như thế nào. 

• Chi phí nhân công hiện tại và trong tương lai. 

• Các kế hoạch đào tạo tiếp theo. 

Bản tin dịch vụ ẩm thực (Food Service Sheet) là một bản tin dự kiến ra hàng tháng và sẽ được rao bán cho các công ty dịch vụ ẩm thực phục vụ các cơ quan hành chính, chứ không phục vụ các doanh nghiệp.

Dưới đây là một ví dụ về nội dung sử dụng nhân công của bản kế họach: 

– Food Service Sheet sẽ cần sử dụng các nhà báo ngoài biên chế, các phần mềm xuất bản trên máy tính và các nghệ sỹ ảnh. Các nhà báo ngoài biên chế sẽ cần phải có kinh nghiệm viết bài về ngành dịch vụ ẩm thực. Hai ấn phẩm thương mại Tin tức dịch vụ ẩm thực (Food Service News) và Bản tin tháng về các nhà cung cấp dịch vụ (Service Suppliers Monthly), với nội dung tập trung vào ngành dịch vụ ẩm thực, đã nuôi dưỡng một đội ngũ các nhà báo có kinh nghiệm này, trong đó có rất nhiều người đang tìm việc làm thêm. Mức tiền công hiện hành cho các nhà báo ngoài biên chế cho lĩnh vực này là từ 50 xu đến 75 xu một từ. Các nhà báo tham gia viết cho Bản tin Food Service Sheet sẽ được đào tạo về chuyên ngành của ngạch kinh doanh này thông qua các tài liệu ấn phẩm do ban quản lý bản tin cung cấp. Để được cập nhật những thông tin của ngành, các nhà báo sẽ không được trả phí trong thời gian đào tạo.

– Ban quản lý với kinh nghiệm xuất bản của mình có mối liên hệ với các nhà xuất bản trên máy vi tính và các nghệ sỹ trang trí báo ảnh có kiến thức chuyên môn về thiết kế và làm bản tin. Lực lượng nhân công này không cần đào tạo thêm về chuyên môn. Có 2 ứng cử viên có thể làm việc cho dự án này. Các nhà chuyên môn này sẽ được trả công khoán theo dự án. Chi phí cụ thể để trang trí ảnh và làm bản tin được đề cập trong biểu mẫu Giá vốn hàng hoá. Food Service Sheet sẽ thuê 2 sinh viên cao đẳng với mức lương tối thiểu làm công việc gửi các bưu kiện.

Bạn cũng phải lập 3 mẫu báo cáo tài chính để xây dựng nền tảng cho phần Tài chính trong kế hoạch của bạn: Báo cáo về chi phí hoạt động, các yêu cầu về vốn và giá vốn hàng hoá. Lập các bảng tính cho năm mà bạn sẽ thành lập doanh nghiệp của mình cùng với các bảng tính dự trù cho 2 năm sau đó. Có thể bạn cần sự trợ giúp của một chuyên viên kế toán hoặc một ai đó thông thạo về chi phí kinh doanh trong lĩnh vực và ngành kinh doanh cụ thể của bạn.

Khi lập bảng Chi phí Hoạt động, bạn tổng hợp những chi phí phát sinh trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Các hạng mục chi phí bao gồm: marketing, bán hàng, và chi phí quản lý chung. Chi phí quản lý chung gồm các chi phí cố định như chi phí quản lý hành chính và các chi phí khác luôn không đổi bất kể quy mô kinh doanh của công ty bạn tăng hay giảm. Chi phí quản lý chung cũng bao gồm các khoản chi phí biến đổi như công tác phí, thuê mua thiết bị, và chi cho các nhu yếu phẩm. 

Mẫu này nêu cụ thể số tiền bạn cần để mua sắm trang thiết bị cần dùng khi thành lập doanh nghiệp và xúc tiến các hoạt động kinh doanh của mình. Mẫu Các yêu cầu về vốn còn bao gồm phần tính khấu hao chi tiết cho tất cả các trang thiết bị được mua sắm. Để xác định được các yêu cầu về vốn của mình, bạn hãy cân nhắc về bất cứ thứ gì trong công việc kinh doanh mà bạn cần đầu tư vốn. Nếu bạn kinh doanh dịch vụ cung cấp tã lót, những thiết bị cần đầu tư vốn có thể là một cái xe tải nhỏ, các máy giặt và sấy, bàn là và cầu là, và các nhu yếu phẩm khác. Các công ty sản xuất tất nhiên cần nhiều thiết bị hơn để sản xuất. Các trang thiết bị của họ có thể chia làm ba loại: kiểm tra chất lượng, lắp ráp và đóng gói. 

Đối với một công ty sản xuất, giá vốn hàng hoá là chi phí phải chịu trong quá trình sản xuất ra sản phẩm. Đối với một doanh nghiệp bán buôn hoặc bán lẻ, giá vốn hàng hoá (đôi khi được gọi là giá vốn hàng bán) chính là giá mua đầu vào của hàng hoá. Để lập một bảng Giá vốn hàng hoá, bạn cần biết rõ tổng số đơn vị hàng hóa bạn sẽ bán trong một năm, lượng hàng tồn kho hiện có và lượng hàng này đang ở những công đoạn sản xuất nào. Đối với một công ty sản xuất, bảng giá vốn hàng hoá tính đến cả chi phí nguyên vật liệu, nhân công, và chi phí quản lý chung đặc thù liên quan đến việc sản xuất sản phẩm.