Những sai lầm trong các cuộc họp

Hầu như dân công sở nào cũng e ngại chuyện họp hành, nhất là khi người chủ trì cuộc họp đưa ra nghị trình không hợp lý, đồng nghiệp “chiếm dụng” thời gian quá lâu khi phát biểu… Liệu bạn có đang mắc phải những sai lầm tương tự trong cuộc họp?

Chuyện họp hành vốn đã căng thẳng vì phải tập trung giải quyết nhiều vấn đề công việc quan trọng. Tuy nhiên, điều mà dân công sở chán chường nhất không phải là quỹ thời gian bỏ ra hay cảm giác mệt mỏi do tập trung cao độ, mà là các tuýp nhân vật kinh điển được mệnh danh là “nỗi ám ảnh” trong các cuộc họp – tức những người khiến cuộc họp diễn ra không suôn sẻ và hiệu quả như mong đợi. Đâu là chân dung của họ và bạn có thể làm gì để tránh mắc phải sai lầm tương tự? 

Người chủ trì cuộc họp cần đưa ra nghị trình hợp lý, bám sát vào đó khi vào họp, đồng thời biết cách thể hiện quyền hạn của mình khi cần thiết để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả. 

Tuy nhiên, nếu bạn gặp phải người-chủ-trì-lành-như-đất thì mọi chuyện không diễn tiến được như vậy: họ chẳng “dám” cho bắt đầu cuộc họp khi mọi người chưa đến đủ, thậm chí để các đồng nghiệp đến họp đúng giờ phải đợi chờ khá lâu; họ không thể đưa cuộc họp quay trở về “quỹ đạo” nếu chẳng may những vấn đề bàn luận đi chệch hướng; họ không biết cách ngắt chuyện khi có đồng nghiệp phát biểu quá lan man; và họ không biết cách gút lại vấn đề khi kết thúc cuộc họp.

Để tránh sai lầm này, bạn cần mạnh dạn bắt đầu cuộc họp theo đúng lịch trình, bám sát các điểm cần bàn luận và đảm bảo thời gian dự tính cho mỗi phần bàn luận. 

Theo một khảo sát của hãng Robert Half, các giám đốc cho rằng việc không bám sát nghị trình đưa ra trước đó chính là “lỗ hổng” thường thấy tại các cuộc họp. Do đó, ở vai trò người chủ trì, bạn đừng e ngại “kềm cương” các đồng nghiệp dài dòng và khuyến khích những đồng nghiệp kín tiếng. 

Đây là tuýp người thích nói chuyện công việc hơn là thật sự bắt tay vào việc. Do đó, họ thường thích triệu tập những cuộc họp không cần thiết với sự tham dự của nhiều người, dẫn đến thất thoát nguồn lực và lãng phí thời gian.

Hãy nhớ rằng những cuộc họp dài lê thê thường đi chệch hướng mục tiêu ban đầu. Thỉnh thoảng hãy tự hỏi mình xem cuộc họp thường kỳ có thật sự cần thiết không, vì trong nhiều trường hợp, bạn sẽ nhận thấy mình cần thay đổi tần suất họp cũng như lọc bớt danh sách người tham dự.

Trong các cuộc thảo luận để đưa ra ý tưởng mới, các sếp thường khuyến khích nhân viên cởi mở với ý kiến của mọi người. Tuy nhiên, điều này không hề được “sát thủ ý tưởng” áp dụng – họ thích “hạ bệ” ý tưởng của người khác bằng cách thường xuyên xen vào phần trình bày của đồng nghiệp để “vạch lá tìm sâu”.

Những người thật sự sáng tạo trong giải quyết vấn đề thường chia sẻ các ý tưởng đột phá của mình đúng dịp đúng cách, còn những người thích nói không với nỗ lực của người khác thì không được như thế do thiếu các kỹ năng giao tế nhân sự. Nếu bạn đang dự một cuộc họp đòi hỏi óc sáng tạo, hãy tôn trọng không khí buổi họp “động não”, thận trọng đánh giá và loại bỏ những chỉ trích thái quá.

Nếu đồng nghiệp bạn phải mất cả buổi mới cài đặt xong bài thuyết trình vào máy tính, chỉnh sửa máy chiếu, micrô cho phù hợp… khiến cho mọi người trong buổi họp phải ngáp ngắn ngáp dài chờ đợi, hoặc bài phát biểu của họ thường xuyên bị ngắt quãng do lỗi kỹ thuật thì đích thị bạn đang đối diện với “kẻ vụng công nghệ”.

Tốt nhất là bạn đừng bao giờ mắc lỗi lầm tương tự, vì điều này cho thấy bạn thiếu sự chuẩn bị tối thiểu. Bạn cần “chạy thử” phần trình bày của mình nhằm tránh những sơ suất về mặt kỹ thuật vào giờ G. Vào ngày họp, bạn nên đến sớm để kiểm tra các thiết bị, đảm bảo tất cả đều sẵn sàng.

Những người nghiện sử dụng sản phẩm công nghệ cao có “chỉ số phá hoại” cuộc họp cao nhất bởi họ thường không tập trung, đồng thời hay làm người khác xao lãng. Đồng nghiệp kiểu này tuy hiện diện tại cuộc họp nhưng tâm trí còn bận kiểm tra email và lướt web nên không hề nắm được vấn đề đang thảo luận.

Để không trở thành “kẻ nghiện smartphone” trong mắt mọi người, bạn cần thể hiện sự tập trung bằng cách tắt điện thoại mỗi khi vào họp hoặc để ở chế độ rung nếu đang chờ cuộc gọi hoặc tin nhắn quan trọng. Theo khảo sát của hãng Robert Half, khoảng 76% cấp quản lý cho rằng cách sử dụng điện thoại không đúng lúc đúng chỗ sẽ có tác động không mong muốn đối với sự nghiệp.

Bạn mong muốn nhanh nhanh kết thúc cuộc họp để kịp hẹn ăn trưa? Hoặc muốn tranh thủ thời gian giải lao giữa cuộc họp để “chạy” vài việc vặt? Hoặc chỉ đơn giản là để xoa dịu bao tử đang kêu réo của mình? Thế nhưng nếu như kẻ-phá-bĩnh-giờ-giải-lao đang tham dự cuộc họp thì bạn khó mà thực hiện được những điều kể trên, ngược lại, họ sẽ cho bạn một kế hoạch khác: tiêu tốn hàng giờ tại cuộc họp.

Do đó, nếu triệu tập cuộc họp, hãy cố gắng sắp xếp tránh giờ ăn trưa. Nếu không thể khác được, hãy nói rõ lý do vì sao bạn chọn thời gian đó và chú ý chuẩn bị bữa ăn nhẹ cho những người tham dự cuộc họp.

Bất kể không khí buổi họp ra sao, vấn đề bàn luận là gì, đồng nghiệp này thường thích tạo ấn tượng bằng những câu chuyện đùa, chuyện phiếm. Để tránh điều tối kỵ này, bạn cần chú ý chừng mực. Người pha trò dí dỏm cần thể hiện điểm mạnh của mình đúng lúc đùng chỗ vì óc hài hước có thể giúp bạn bắt chuyện tự nhiên, tạo dựng quan hệ và làm giảm căng thẳng. Nhưng nếu lạm dụng để cười cợt, chế giễu người khác sẽ bị phản tác dụng khi mọi chuyện đi quá tầm kiểm soát và hình ảnh chuyên nghiệp của bạn cũng vì thế mà bị ảnh hưởng.