Để tăng hiệu quả công việc của nhân viên

Những sếp gây áp lực cho nhân viên đôi khi có thể tạo ra những kết quả nhanh chóng. Nhưng về lâu dài, những cách nhìn nhận thiển cận như vậy sẽ làm giảm tính sáng tạo, hiệu quả và sự tận tụy.

Những sếp giỏi nhất tập trung vào việc tăng hiệu quả công việc của nhân viên thông qua ba mẹo sau:

Sếp giỏi thường khơi gợi trí tưởng tượng và khuyến khích sự học hỏi bằng cách tạo ra một môi trường an toàn cho mọi người có thể trình bày những ý tưởng còn đang ấp ủ và thử nghiệm chúng. Thậm chí, họ có thể phạm phải những sai lầm lớn mà không sợ bị chế giễu, kỷ luật, hoặc sa thải. 

Tôi từng chứng kiến sức mạnh của việc tạo một môi trường tâm lý an toàn tại một công ty truyền thông lớn. Phó Giám đốc công ty đã cho ra đời một tạp chí mới. Đây là một sản phẩm thất bại, tốn kém và tai tiếng. Theo lẽ thường, cô ta có thể bị làm bẽ mặt, cách chức và sa thải. Thay vào đó, giám đốc điều hành đã phát biểu tại một buổi họp và chúc mừng cô vì sự dũng cảm cũng như chuyên môn nghiệp vụ của mình. Ông nhấn mạnh rằng quyết định cho ra đời tạp chí không chỉ là của cô và các quản lý cấp cao đều ủng hộ ý kiến đó. Sau phát biểu của ông, mọi người mà tôi nói chuyện đều cùng cho rằng đây là một sự kiện bước ngoặt.

Nỗi sợ Sếp là rất nguy hiểm nếu thiếu tâm lý an toàn. Các nghiên cứu của giáo sư Amy Edmondson và đồng nghiệp của bà tại trường Kinh doanh Harvard chỉ ra rằng khi các y tá sợ rằng người giám sát của mình sẽ trừng phạt, họ sẽ ngại báo cáo những lỗi về thuốc điều trị. 

Những ông Sếp giỏi nhất thường biết cách giảm áp lực tinh thần đổ lên đầu cấp dưới của mình và bảo vệ họ trước sự phán quyết vội vàng của các ông sếp khác hoặc những người khác nếu việc này làm ảnh hưởng tới công việc của họ. Những người cấp dưới được hưởng sự che chở đó có thể tự do thực hiện những việc liều lĩnh và thử nghiệm những điều mới.

Ví dụ, bà Annette Kyle quản lý khoảng 60 nhân viên tại một cảng Texas. Họ có nhiệm vụ xếp hóa chất từ toa xe lên tàu và xe tải. Vào giữa những năm 1990, Annette đã làm một “cuộc cách mạng” tăng đáng kể hiệu suất của đơn vị mình thông qua một loạt các thay đổi, bao gồm lập kế hoạch mới, trao trách nhiệm lớn hơn cho những cấp thấp nhất, số liệu minh bạch hơn, cùng hàng loạt những thay đổi về văn hóa khác. Ví dụ như tự bà đã thêu dòng chữ “không than vãn” trên đồng phục của công nhân nhằm ngăn cản khuynh hướng phàn nàn. Với quan điểm, “tôi không nên ngồi phía sau một cái bàn lớn”, bà đã bán đấu giá bàn làm việc của mình cho công nhân với giá 60 USD. 

Sự cải cách này hầu như loại bỏ được các hình phạt đã áp dụng khi tàu đến bến cảng mà công nhân vẫn chưa sẵn sàng để xếp hàng lên tàu. Những “phí lưu bãi” có thể tiêu tốn của công ty 2.500.000 USD một năm trước cuộc cách mạng, đã giảm xuống còn 10.000 USD vào một năm sau đó. Trước đây, phải mất hơn ba tiếng đồng hồ để xếp hàng lên một chiếc xe tải trung bình. Sau đó, hơn 90% hàng đã được xếp lên chỉ trong vòng một giờ sau khi tàu đến. 

Các cuộc khảo sát và phỏng vấn của các nhà nghiên cứu tại trường Đại học Nam California cho thấy người lao động trở nên hài lòng hơn với công việc và cảm thấy tự hào về thành tích mình đạt được. Tôi đã hỏi bà Annette sao bà có thể tạo một sự thay đổi căn bản trong công ty khổng lồ của mình. Bà đã trả lời rằng sếp đã bảo vệ bà trước những lãnh đạo cấp cao hơn —ông đã tìm kiếm các nguồn lực và các chuyên gia mà bà cần nhưng không bao giờ bàn về những sự thay đổi này với quản lý cấp cao cho đến khi nó thành công.

Những ông Sếp giỏi đặc biệt khôn khéo bảo vệ thời gian làm việc cho người của mình bằng cách loại bỏ các cuộc họp không cần thiết. Lấy trường hợp của Will Wright, nhà thiết kế trò chơi trên máy tính làm ví dụ: thay vì lên lịch các cuộc họp, hãy tự hỏi chúng có thực sự cần thiết không. Wright đã sử dụng một thủ thuật thông minh. Nếu có ai đó triệu tập họp, ông thu của người đó một đô la để buộc họ phải “suy nghĩ kỹ mặc dù nó chỉ là một đồng đô la”.

Robert Townsend, Giám đốc Điều hành của Avis và là tác giả của kiệt tác Nâng cao Tổ chức đã gọi cụm từ “cảm ơn” là một “hình thức đền bù bị bỏ qua”. Bài học lớn hơn cho các sếp là tầm quan trọng của “thái độ biết ơn,” cụm từ này được mượn của Kimberly Wiefling, người sáng lập Wiefling Consulting, đã lập luận rằng quá nhiều dự án kết thúc mà không nhận được lời cảm ơn và chúc mừng và rằng cho dù một dự án thành công hay thất bại, các nhà quản lý giỏi nhất phải dành thời gian để thể hiện sự đánh giá cao của mình đối với nhân viên. 

Việc truyền đạt thái độ này đặc biệt quan trọng khi gặp phải thất bại. Đây chính là thời điểm phần lớn mọi người đều cần sự ủng hộ từ sếp của mình và sự ủng hộ lẫn nhau. Đáng tiếc là có quá nhiều sếp có phản ứng ngược lại và sử dụng những dịp đó để trút giận và đổ tội. 

Nhờ vào thái độ này, sếp không những nhận được nhiều hơn mong muốn từ nhân viên của họ mà còn thu hút và giữ những người giỏi hơn mình. Nếu bạn nghĩ rằng nhân viên là những xuẩn ngốc, hãy tự nhìn lại mình trong gương. Tại sao những người giỏi nhất không muốn làm việc cho bạn? Tại sao những người có tài khi gia nhập nhóm của bạn sau đó dường như trở nên tầm thường?

Trong tất cả các kỹ năng mà sếp phải có, đánh giá đúng bản thân có lẽ là quan trọng nhất. Những sếp làm việc kém hiệu quả luôn đánh giá quá cao trí tuệ và các kỹ năng xã hội của mình. Ngược lại, những người làm việc tốt nhất luôn đánh giá chính xác điểm mạnh và điểm yếu của mình. Sếp giỏi nhận thức rất sâu sắc về những khiếm khuyết của họ và biết tận dụng những điểm mạnh khác có thể bù đắp cho điểm yếu của mình.

Sếp tốt thường nỗ lực để hiểu được hành động của mình ảnh hưởng như thế nào đến hiệu quả và cấp dưới. Họ luôn tự điều chỉnh để ngày hôm nay tốt hơn một chút so với ngày hôm qua. Để là một ông Sếp tuyệt vời, bạn phải luôn đặt ra và cố gắng trả lời nhiều câu hỏi. Và có lẽ, câu hỏi quan trọng nhất là: “Bạn cảm thấy thích điều gì khi làm việc cùng với tôi?”.