Khai thác lợi ích của hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Triển khai hệ thống ERP có thể đã tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp (DN). Chưa hết, vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả cũng đem lại không ít nỗi tơ vò cho các DN. Bài viết chia sẻ một cách nhìn về việc khai thác lợi ích của ERP sau khi triển khai.

Gần đây, khi tư vấn cho một DN trong nước (DN này đã sử dụng ERP được 10 năm) nhằm làm giảm lượng hàng tồn kho trung bình khi sử dụng ERP, chúng tôi đã thực hiện một khảo sát và có những kết quả thú vị. Vòng quay hàng tồn kho của DN này kém vòng quay trung bình của DN cùng ngành trên thế giới đến 2,5 lần, kém DN cùng ngành tốt nhất trong khu vực 10 lần và trên thế giới gần 20 lần. Một điểm thú vị là DN cùng ngành có vòng quay hàng tồn kho hơn DN của chúng ta 20 lần cũng dùng hệ thống ERP của Oracle như DN này. Cũng qua thực tế, chúng tôi nhận thấy phần lớn các DN chưa có mục tiêu và kế hoạch để cải tiến quy trình quản lý (QL) sau khi triển khai ERP. Điều này đã và đang khiến DN không khai thác được hết lợi ích của ERP.

Qua nghiên cứu về QL và kinh nghiệm triển khai ERP tại Việt Nam và quốc tế, tôi cho rằng để khai thác hiệu quả hệ thống ERP, DN cần phải từng bước nâng cấp, kiện toàn hệ thống tổ chức và QL theo 4 bước

Phần lớn các quy trình quan trọng của DN đều phải qua ranh giới của các bộ phận, phòng ban (kinh doanh, mua sắm, hành chính, nhân sự, tài chính, kế toán…) bằng các thủ tục giấy tờ. Đây là giai đoạn mà các DN trước khi triển khai ERP cần phải có. Nhưng đáng buồn là nhiều DN dù đã triển khai ERP vẫn tổ chức và QL theo phương thức này. Nếu DN vẫn tổ chức và QL hướng chức năng như vậy thì mặc dù có hệ thống ERP nhưng DN chỉ khai thác được những lợi ích của từng bộ phận chức năng riêng rẽ. Tuy nhiên việc tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận chức năng chưa chắc đã tối ưu hóa hoạt động của toàn bộ hệ thống của DN. Chẳng hạn, để đảm bảo đúng kế hoạch giao hàng đòi hỏi phải đảm bảo an toàn tồn kho nhưng sẽ làm tăng chi phí lưu kho của DN.

Trong giai đoạn này DN chuyển đổi từ tổ chức và QL riêng rẽ theo từng phòng ban sang hướng tổ chức và QL trong sự liên kết của các bộ phận chức năng, phòng ban (Management Through Functional Integration). Qua một thời gian sử dụng hệ thống ERP, các phòng ban dần ý thức được sự liên kết về quy trình và dữ liệu, dần hiểu rằng nếu công việc của bộ phận mình, phòng ban mình thực hiện không tốt sẽ ảnh hưởng đến các phòng ban khác. Một ví dụ trong thực tế sử dụng ERP ở nhiều DN, việc thực hiện sai quy trình tại bộ phận mua hàng, bán hàng, kho vận sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến số liệu kế toán. Khi có hệ thống ERP thì việc chuyển đổi sang hình thức tổ chức và QL liên kết các phòng ban sẽ dễ dàng hơn và có thể khai thác thêm được các lợi ích sau:

• Giảm chi phí thông qua việc giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiều phòng ban khi áp dụng triệt để các tính năng của hệ thống ERP như: Phê duyệt tự động các yêu cầu mua sắm, đơn hàng, hạn mức tín dụng, tự động kiểm tra hạn mức kinh phí và tự động xuất hóa đơn bán hàng, giảm trừ công nợ…

• Đặt ra lộ trình giảm hạn mức tồn kho nhờ áp dụng các tính năng lập và liên kết kế hoạch bán hàng, yêu cầu nguyên phụ liệu, sản xuất, mua hàng trong hệ thống ERP tiến tới chiến lược Just in Time (JIM) – “Đúng sản phẩm – với đúng số lượng – tại đúng nơi – vào đúng thời điểm cần thiết”..

Đây là giai đoạn DN triệt để thay đổi cơ cấu tổ chức của mình. QL hướng quy trình là kết nối tầm nhìn, chiến lược của DN với các quy trình xuyên suốt, tích hợp toàn diện để tạo lập giá trị cho khách hàng, đưa ra các thước đo, đánh giá, cơ chế thưởng phạt cho việc thực hiện quy trình.

Trong giai đoạn này DN vượt qua các thánh thức như: cắt giảm thời gian thực hiện quy trình, liên kết các quy trình để tối ưu hóa chi phí, tăng doanh số và nâng cao hiệu quả cạnh tranh cũng như kết nối các quy trình với chiến lược của công ty. Để vượt qua những thách thức này ngoài hệ thống ERP, DN cần có thêm các công cụ tích hợp với nền tảng ERP sẵn có như CRM (Customer Relationship Management – Hệ thống QL quan hệ khách hàng), ABM (Activity Based Management – Hệ thống xác định và đánh giá mức độ tăng thêm giá trị của từng hoạt động trong DN), và hệ thống BSC (Balance Score Card – Hệ thống chỉ số quân bình, là công cụ giúp DN xác định hiệu quả hoạt động dựa trên sự kết hợp các nhóm chỉ số: tài chính, quan hệ khách hàng, quy trình nội bộ, phát triển trình độ nhân sự), để từ đó cắt giảm các hoạt động không tạo ra giá trị và tập trung nguồn lực làm tốt hơn các hoạt động mang lại giá trị.

Trong giai đoạn này DN phát triển theo định hướng liên kết quy trình nội bộ của mình với các đối tác trong chuỗi cung ứng như khách hàng, nhà cung cấp. Một loạt các công nghệ tích hợp với ERP có thể áp dụng để mở rộng khả năng của hệ thống ERP như: áp dụng ASCP (Advanced Supply Chain Planning – công cụ để liên kết kế hoạch của các đối tác trong chuỗi cung ứng với kế hoạch của DN); sử dụng các công cụ bán hàng trực tuyến có kết nối với hệ thống ERP, ví dụ của BroadVision hay Intershop là công cụ hữu ích để bán hàng và cung cấp dịch vụ qua Internet. Trong lĩnh vực mua hàng DN có thể áp dụng Online Sourcing, Collaborative Purchasing, Electronic Procurement của Oracle hay SAP để phối hợp quá trình mua sắm với nhà cung cấp thông qua Internet.

Hệ thống ERP tạo ra nền tảng bền vững cho sự phát triển của công ty trong tương lai. Nhưng vấn đề quan trọng sau khi có ERP là quá trình từng bước nâng cấp, áp dụng các phương thức QL tiên tiến nhất song song với việc mở rộng các chức năng của hệ thống ERP qua việc triển khai và tích hợp các hệ thống CRM, ABM, BSC và tiến đến ứng dụng SCM (Supply Chain Management). Khai thác lợi ích của ERP sau triển khai luôn luôn là sự kết hợp giữa áp dụng phương pháp QL tiên tiến với công nghệ thích hợp và phải là một phần không thể tách rời chiến lược kinh doanh của DN.

Phần lớn các DN trong nước vẫn giữ hình thức tổ chức và QL theo hướng chức năng (giai đoạn 1), chỉ có một số DN chuyển đổi được sang hình thức QL liên kết các bộ phận chức năng, phòng ban (Giai đoạn 2) nên những DN này đã đạt được một số lợi ích của ERP như giảm thời gian xử lý các quy trình liên quan đến nhiều bộ phận.

Để tiến được từ giai đoạn 1, 2 đến giai đoạn 3,4 các DN nước ta chắc phải cần nhiều công sức và thời gian để thay đổi. Việc thay đổi này nhanh hay chậm phụ thuộc vào tư duy, phương pháp lãnh đạo, áp lực cạnh tranh. Các DN nước ta cần có mục tiêu rõ ràng về việc cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động qua việc so sánh với các DN cùng ngành tại VN, trong khu vực và trên thế giới, sau đó sẽ áp dụng hệ thống ERP và các biện pháp QL để thực hiện mục tiêu này. Các DN có thể tự làm nếu có đội ngũ nhân sự tốt hoặc thuê tư vấn hỗ trợ để rút ngắn quá trình thay đổi này.